5 Beispiele, wie persönliche Notizen Ihre Produktivität steigern

Persönliche Notizen sind etwas, das jeder braucht, aber kaum jemand effizient einsetzt. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns damit, was “effizient” in Bezug auf Notizen bedeutet, wie Sie produktive Notizen am besten erstellen, sammeln und verwenden, um fokussierter zu arbeiten und Wissensverlust zu vermeiden. Und wir zeigen Ihnen, wie persönliche Notizen zum Produktivitäts-Booster und zum zentralen Tool für Ihr Selbstmanagement werden – MeisterNotes Funktionen für persönliche Notizen helfen Ihnen dabei.

“Oh, das muss ich mir notieren.” Wie oft sagen oder denken Sie diesen Satz an einem durchschnittlichen Tag? Sicher mehrmals. Und wie oft verzichten Sie darauf, etwas tatsächlich zu notieren, weil Sie keine einfache Methode zum Festhalten und Organisieren von produktiven Notizen parat haben und sich daher denken: “Ach, das merke ich mir schon.” Wir wissen alle, dass das nicht immer passiert. Es sei denn, man verfügt über ein fotografisches Gedächtnis.

Willkommen in der Welt der persönlichen Notizen – jeder braucht sie, aber kaum jemand holt das Beste aus ihnen heraus. Zunächst eine kurze Begriffsklärung: Was sind persönliche Notizen? Im Gegensatz zu Meetingprotokollen, offiziellen Dokumenten etc. sind das Notizen, die Menschen in erster Linie für sich selbst erstellen. Diese können beruflich oder privat genutzt werden und haben primär den Zweck, eigene Gedanken, Ideen oder Themen, die man in Zukunft weiterverfolgen oder recherchieren möchte, festzuhalten.

Notizen zur Selbstorganisation

Wir können uns wohl alle an Zeiten erinnern, in denen wir uns wirklich alles merken konnten, was wir uns merken wollten. Mit dem Einstieg ins Berufsleben kommt diese Phase für die meisten zu einem abrupten Ende: Meetings, die im Stundentakt angesetzt sind, Gespräche mit Kollegen über wichtige Themen, “die wir unbedingt einmal angehen sollten”, dazu der tägliche Medien- und Informationskonsum auf unseren Smartphones und Tablets – es ist für das menschliche Gehirn des 21. Jahrhunderts schlichtweg unmöglich, all diese Informationen sinnvoll zu speichern.

Vielleicht denken Sie jetzt: “Na gut, was ist so schlimm daran, wenn ich mir nicht alles merke? Dass muss ich doch gar nicht.” Das stimmt zwar, doch bei dieser Argumentation vergessen Sie einen wichtigen Aspekt: Wenn Sie Ihre Gedanken zum richtigen Zeitpunkt sinnvoll ordnen, helfen Sie sich damit auch selbst – und nicht nur anderen, die etwas von Ihnen wissen wollen.

Drehen wir den Spieß kurz um. Wenn Sie Ihre Gedanken nicht in persönliche Notizen übertragen, passiert folgendes:

• Sie sammeln Fakten oder Ideen ungeordnet im Kopf und geben sich selbst nicht die Chance, diese sinnvoll im Gedächtnis zu verankern, wie Zeitmanagement- und Motovationsexperte Martin Krengel etwa hier erklärt. Sie schaffen es daher auch nicht, den Fokus auf die wichtigen Dinge zu richten.
• Sie setzen sich selbst unter Druck, weil Sie von sich selbst verlangen, alles “im Kopf zu behalten”, was in der modernen Informationsgesellschaft schlichtweg unmöglich ist, wie die Initiative Gesundheit und Arbeit in einem Report festgestellt hat.
• Wenn Sie Informationen wieder abrufen wollen, entsteht Stress, weil Sie merken, dass Sie die nötigen Notizen, die Ihnen auf die Sprünge helfen würden, nicht parat haben. “Selbstorganisation kann dafür sorgen, diesen Stress zu vermeiden, bevor er überhaupt entstehen kann”, schreibt zum Beispiel das Beratungsportal Karrierebibel zu diesem Thema.
• Wenn Sie jedes Mal wieder von Neuem anfangen müssen, Inhalte zu recherchieren, verschwenden Sie auf Dauer sehr viel Zeit, wie Produktivitäts-Studien zeigen. Dies wirkt sich negativ auf Ihre Effizienz aus.

Die Herausforderung: Notizen, die produktiver machen

Ständig Dinge zu vergessen und neu zu recherchieren, ist nicht nur frustrierend, sondern kostet auch Zeit und Geld. Ein Viertel aller Arbeitnehmer gibt in einer OTRS-Studie an, mehr als zwei Stunden pro Tag für die reine Informationssuche zu verwenden.

Neben der guten, alten “Ich schreibe mir wichtige Dinge mit Stift auf Papier”-Methode – die spätestens dann nicht mehr funktioniert, wenn Sie unterwegs sind und Ihre Notizen zuhause auf einem Block stehen oder in der Schublade vergessen werden – gibt es mittlerweile eine Reihe von Tools und Apps, die versuchen, Ihnen bei der Organisation Ihrer produktiven Notizen zu helfen.

Das es diese Tools gibt, hat einen guten Grund – schließlich haben wir unsere smarten Geräte (mehr oder weniger) immer dabei. Viele von diesen Devices und Tools machen es aber nicht wirklich einfacher, Informationen sinnvoll zu speichern und wiederzufinden, weil sie:

• zu voll sind mit Informationen (und zu viele Informationen bedeuten langes Suchen)
• zu viele Funktionen und Möglichkeiten bieten (was die Handhabung schwierig macht)
• nicht so personalisiert werden können, wie Sie uns am besten helfen würden

Deshalb gilt es, einen Weg zu finden, folgende drei Schritte einfach und effizient in einem Tool zu erledigen:

• 1. Notizen so zu erstellen, dass Sie schnell und simpel wichtige Infos und Gedanken zusammenfassen. 
• 2. Nach der Erstellung der Notizen sollten diese möglichst strukturiert gesammelt werden.
• 3. Auf den Ort bzw. das Tool, an dem die Notizen gesammelt werden, sollten Sie jederzeit und möglichst einfach zugreifen können. 

Zum Glück gibt es Software wie MeisterNote, die genau diesen Zweck erfüllt. Wenn Sie persönliche Notizen in einem intuitiven, ansprechenden Umfeld erstellen, geben Sie Ihren Gedanken und Ideen sofort Struktur und Mehrwert, schaffen eine persönliche Gedächtnisstütze für sich selbst und sind damit auf dem besten Weg, Ideen effektiv in Taten umzusetzen. Machen Sie Ihr Notizen zu produktiven Notizen – wir erklären Ihnen, wie das geht.

Tipps für produktive persönliche Notizen

Gute Ratschläge für produktiveres Arbeiten gibt es wie Sand am Meer. Wir möchten gerne konkreter werden und geben Ihnen fünf Tipps für effektive Notizen an die Hand, die Ihnen dabei helfen, im Alltag weniger Informationen zu vergessen, und Ihre Gedanken stattdessen strukturiert und effizient zu verwalten. 

1.Schreiben Sie bewusst 

Man kennt es noch aus der Schule oder Uni: Wenn man einfach nur das Gesagte zu Papier bringt, schaltet das Gehirn irgendwann ab. Ein ähnlicher Effekt tritt bei beruflichen Meetings auf: Wenn man sich nicht bewusst mit einem Gesagten auseinandersetzt, schreibt man oft nur den Gesprächsverlauf auf, ohne die wichtigen Elemente herauszufiltern.

2. Das Wesentliche festhalten, nicht die Details

Bei persönlichen Notizen geht es in erster Linie darum, dass Sie notieren, was Ihnen wichtig ist. Etwa, weil es eine Wissenslücke betrifft, oder weil es sich vielleicht um ein Thema handelt, dem Sie bereits in einem anderen Kontext begegnet sind. Es kann auch eine Problemlösung sein, die Ihnen in Ihrer täglichen Arbeit hilft – diese ist wichtig für Sie, aber vielleicht nicht für andere. 

3. Finden Sie ein Format, das Ihnen hilft

Sie arbeiten gerne mit Aufzählungen, die Sie nach Bedarf (etwa nach Priorität oder zeitlichen Ablauf) ordnen können? Oder eher mit Textblöcken, die Sie mit Infoboxen auflockern, um wichtige Insights hervorzuheben? Finden Sie Ihre persönlichen Lieblingsformate, um Notizen so sinnvoll und praktisch wie möglich zu gestalten.

4. Bleiben Sie einheitlich

Welche Erkenntnisse waren bei einem Meeting besonders wichtig und welche Punkte blieben offen? Diese Fragen werden am schnellsten und effektivsten beantwortet, wenn man Notizen in einem einheitlichen Format erstellt. Fixe Elemente wie Zusammenfassungen oder To-dos sollten so konsistent wie möglich eingesetzt werden.

5. Verwenden Sie Ihre Notizen

Setzen Sie Ihre Notizen bewusst ein, um Ihre Produktivität zu steigern – etwa, in dem Sie sich zehn Minuten vor einem Termin im Kalender blocken, um die Notizen des letzten Meetings zum selben Thema noch einmal durchzugehen. So gehen Sie fokussiert in die Besprechung und wissen sofort, welche Erkenntnisse und Fragen im Termin wichtig sind.

Die 5 Vorteile eines intuitiven Notiz-Tools

Wenn Sie sich für die Benutzung eines digitalen Notiz-Tools wie MeisterNote entschieden haben, um Ihr Selbstmanagement zu verbessern, dann sind Sie nur mehr wenige Schritte von einer effizienten Informationsverwaltung für Ihre individuellen Zwecke entfernt. 

Was sind nun konkreten Beispiele, wie persönliche Notizen in MeisterNote zu mehr Produktivität führen können?

Beispiel 1: Sie halten Ihre Gedanken effektiv fest

Wenn Sie alles notieren, was Ihnen einfällt oder zu einem Thema wichtig erscheint (etwa vor oder nach einem Meeting), halten Sie Ihre Gedanken intuitiv fest. Wenn Sie die Ideen in diesem Prozess auch strukturieren, ziehen Sie den maximalen Nutzen aus Ihren persönlichen Notizen. 

Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Blöcke mit endlosen Format-Optionen

Zum Strukturieren von Notizen gibt es in MeisterNote endlose Format-Optionen: Nummerierungen für Listen, Infoboxen für wichtige Erkenntnisse, Zitate, die Sie im Gedächtnis behalten möchten. Oder greifen Sie bei der Ideenfindung lieber auf Mindmaps zurück, die Sie in Ihre Notizen einfügen wollen? All diese Formate erstellen Sie in MeisterNote mit wenigen Klicks. Entweder schreiben Sie zunächst einfach drauf los und formatieren Ihre Inhalte im zweiten Schritt – oder Sie wählen zuerst das Format und schreiben dann Ihre Gedanken nieder. MeisterNotes Blöcke sind in beiden Fällen der einfache Weg zu fokussierten Notizen.

Beispiel 2: Sie behalten mehr Wissen

Bereits bei der Erstellung produktiver Notizen verankern Sie die Hauptaussagen in Ihrem Gedächtnis und machen die Notiz wertvoll – sollten Sie diese später wieder öffnen, verstehen Sie sofort, worum es Ihnen bei der Erstellung ging. Wenn Sie persönliche Notizen mit System sammeln und aufbewahren, ist das Wiederfinden und Auffrischen von Informationen besonders einfach. Denn: Wie hilfreich Notizen sind, entscheidet sich dann, wenn man Sie wieder braucht.

Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Arbeitsbereiche

Nicht ist so unnütz wie eine Notiz, die nie wieder durchgelesen wird! Arbeitsbereiche sind der Ort, wo Ihre Notizen in MeisterNote abgelegt werden. Bevor Sie beginnen, Notizen zu sammeln, sollten Sie einige Arbeitsbereiche, Notizen und Unter-Notizen erstellen, um neue Inhalte schnell zu organisieren. Jeden Arbeitsbereich, den Sie erstellen, sehen Sie auf Ihrem Dashboard – quasi der Startbildschirm, wenn Sie MeisterNote öffnen. 

Beispiel 3: Sie schreiben Texte fokussierter

Ein Schreib-Software ist zum Schreiben da. Erstellt man Inhalte in anderen Tools, wird man viel zu oft abgelenkt. Wollen Sie einen Text möglichst ungestört formulieren, ist es am besten, mit dem sprichwörtlichen weißen Blatt zu beginnen – in der digitalen Welt ist das eine möglichst cleane und einfache Schreiboberfläche. Mit MeisterNote erstellen Sie so produktive Notizen, die Zeit sparen und nützliche Tipps leicht abrufbar machen.

Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Schreiben ohne Ablenkung

MeisterNotes übersichtlicher Schreibmodus steigert die Produktivität: Sie können einfach schreiben – ohne Ablenkung. Sie können sogar die Seitenleisten und andere Elemente ausblenden, damit Sie sich voll und ganz auf die Notizen konzentrieren können. Hilfreich ist auch, wenn Sie sich einige Tastenkombinationen merken – so müssen Sie sich nie wieder auf etwas anderes als Ihre Inhalte konzentrieren.

Beispiel 4: Sie bringen Struktur in Ihre persönliche Entwicklung

Hier ein Artikel, den man gelesen hat, da eine Methode, die man in einer ruhigen Minute weiter recherchieren will, dazu vielleicht noch ein TED-Talk, den man sich unbedingt ansehen will. Die Merk- und To-do-Liste für Dinge, die man für die persönliche Entwicklung anlegt, wird mit der Zeit immer länger. Sehr oft sammelt man diese Ideen in verschiedenen Tools und Medien: mal eine Bookmark im Browser, mal ein Screenshot, vielleicht noch ein Link, den man sich selbst per E-Mail schickt. 

Doch ohne eine digitale Notiz, die genau für diesen Zweck da ist, haben Sie all diese Punkte nie an einem Ort gesammelt – und das heißt: Sie werden die Inhalte mit großer Wahrscheinlichkeit auch nicht langfristig im Auge behalten und gezielt bearbeiten. Hier ist MeisterNote die einfache Lösung: Hier können Sie spannende Ideen und Medieninhalte sammeln, strukturieren und Schritt für Schritt in Angriff nehmen.

Die wichtigste MeisterNote-Funktionen: Dateien einbinden und Inhalte einbetten

Sie können verschiedene Arten von Dateien in Ihre Notizen in MeisterNote einbinden (PDFs, Bilder etc.) und außerdem auch externe Inhalte einbetten, um Ihre Notizen für die persönliche Entwicklung visueller darzustellen. So müssen Sie nicht nach Links oder Inhalten suchen, wenn Sie die Zeit finden, sich einem Thema zu widmen. Bei der Erstellung Ihrer persönlichen Notiz wählen Sie dafür entweder im Block-Menü die Datei aus, die Sie anhängen wollen. Oder, wenn es um externe Inhalte geht: Wählen Sie den Block-Typ Einbettungen und den gewünschten Anbieter aus – von Giphy über Prezi und Google Sheets bis hin zu Vimeo und YouTube.

Beispiel 5: Sie können Notizen teilen und darin kollaborieren

Ja, persönliche Notizen sind in erster Linie für Ihren eigenen Nutzen und Gebrauch da. Aber manchmal passiert es doch, dass man den Input einer zweiten Person braucht oder gewisse Ideen im Team abstimmen will. Für diesen Zweck sollte eine Notiz einfach teilbar sein und außerdem eine übersichtliche Form der Zusammenarbeit zur Verfügung stellen.

Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Kommentare und Erwähnungen

MeisterNotes Kommentare und Erwähnungen sind extrem hilfreich, wenn Sie gemeinsam an einer Notiz arbeiten. In Kommentaren können sich Anmerkungen für Ihre Kollegen hinterlassen oder diese über eine @Erwähnung aufmerksam machen, wenn Sie offene Fragen haben. Die Person bekommt dann eine Benachrichtigung, die mit einem Klick direkt zur Frage in der Notiz führt.

Persönliche Notizen in der Praxis

Unsere Meister-Partner waren eine der ersten, die das neue Online-Dokumentations- und Notiz-Tool MeisterNote bereits in der Beta-Phase ausprobierten. Viele von diesen Partnern sind Experten für Zeit- und Selbstmanagement, weshalb Ihr Feedback in Bezug auf die Erstellung von persönlichen Notizen mit MeisterNote besonders wertvoll für uns war – und ist.

Beim deutschen Zeitmanagement-Experten und Podcaster Benjamin Floer waren persönliche Notizen die allererste Anwendung von MeisterNote: 

Ich habe das Tool verwendet, um Notizen und Ideen zu Themen, die mich interessieren, festzuhalten und zu verwalten. MeisterNote ist benutzerfreundlich und selbsterklärend. Man muss nur wissen, dass man am Beginn eines neuen Inhalt-Blocks einen Slash setzt – und selbst das wird direkt im Tool erklärt.

Auch der in Mexiko lebende E-Commerce-Experte und Influencer Andres D’Andrea war als Expert-Partner sofort Feuer und Flamme für MeisterNote: 

Ich habe mich irgendwann gefragt: ‚Willst du Notizen oder pures Chaos?‘ Deshalb bin ich so froh, dass ich MeisterNote gefunden habe.

D’Andrea hat – nach dem Vergleich mit anderen Schreib-Tools wie Notion und Evernote – einen bewusste Entscheidung für MeisterNote getroffen. Warum?

Man braucht keine 100 Funktionen, um eine Notiz zu machen. Alles, was wir vermissen, wird ohnehin durch die Einbettungen und Integrationen abgedeckt.

Starten Sie mit persönlichen Notizen in MeisterNote

Jetzt kennen Sie die besten Tipps, wie Sie persönliche Notizen erstellen und auch die zahlreichen Vorteile, die Ihnen persönliche Notizen in puncto Effizienz, Wissenserhalt und Produktivität bieten. Nun liegt es an Ihnen, dieses Wissen in die Praxis umzusetzen – MeisterNote wird Ihr intuitiver Partner dafür sein.

Sehr wahrscheinlich finden Sie sich ganz von selbst im Tool zurecht. Wenn trotzdem Fragen auftauchen, kein Problem! Unser Hilfezentrum, die Tutorial-Videos auf YouTube und unser Blog zu den Best Practices warten auf Sie, um Ihnen Schritt für Schritt weiterzuhelfen.