7 Möglichkeiten, MeisterTask noch effizienter zu nutzen

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Hinter MeisterTasks elegantem Design steckt noch viel mehr als ein attraktives Task-Management-Tool. Eine Vielzahl an leistungsstarker Funktionen ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben spielend leicht zu verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die verfügbaren Funktionen optimal nutzen, um noch effektiver mit MeisterTask zu arbeiten.

7 Möglichkeiten, MeisterTask noch effizienter zu nutzen

Egal ob Sie MeisterTask zum ersten Mal verwenden oder schon ein erfahrener Projektmanager sind es gibt zahlreiche kleine Techniken, die einen großen Unterschied in Ihrer Arbeitsweise bewirken können. Im Folgenden haben wir sieben unserer Lieblingsfunktionen für Sie zusammengefasst, von denen Ihnen möglicherweise sogar noch einige unbekannt sind.

1. Tastenkombinationen

Tastenkombinationen bringen noch mehr Geschwindigkeit und Leistung in die Verwendung von MeisterTask. Mit nur wenigen Fingertipps können Sie effizienter arbeiten und kostbare Zeit sparen.

Einige allgemein nützliche Tastenkombinationen:

  • Drücken Sie Ctrl + K oder (Cmd + K on MacOS), um den Quick-Switcher zu öffnen.
  • Drücken Sie N, um eine neue Aufgabe zu erstellen.
  • Drücken Sie Ctrl + Shift + L (Cmd + Shift + L on MacOS), um Ihr Dashboard zu öffnen.
  • Drücken Sie Ctrl + Shift + O (Cmd + Shift + O on MacOS), um Ihre Agenda zu öffnen.

In der Projektansicht:

  • Drücken Sie Q, um alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen.
  • Drücken Sie U, um alle nicht zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen.
  • Drücken Sie P, um den Projekt-Switcher zu öffnen.

Im Aufgabendialog:

  • Drücken Sie A, um die Aufgabe zuzuweisen.
  • Drücken Sie Shift + A, um Ihnen die Aufgabe zuzuweisen.
  • Drücken Sie Shift + W, um Sie als Beobachter zu einer Aufgabe hinzuzufügen.

Sie können die gesamte Liste der bei MeisterTask verfügbaren Tastenkombinationen anzeigen, indem Sie die Schrägstrich-Taste (/) drücken. Alternativ finden Sie die Liste auch in unserem Help-Center.

2. Quick-Switcher 

Sie haben gerade eine Aufgabe abgeschlossen und müssen nochmal schnell darauf zurückgreifen? Mit MeisterTasks Quick-Switcher können Sie spielend leicht und ganz ohne Maus zu Aufgaben und Projekten navigieren. Wenn Sie den Quick-Switcher von Ihrem Dashboard aus öffnen, können Sie die Projektliste und kürzlich abgeschlossene Aufgaben durchsuchen. Öffnen Sie den Quick-Switcher von einem Projekt heraus, können Sie auch nach jeder in diesem Projekt enthaltenen Aufgaben suchen.

So öffnen Sie den Quick-Switcher:

  1. Drücken Sie Ctrl + K oder (Cmd + K unter MacOS), um den Quick-Switcher zu öffnen.
  2. Geben Sie einen Suchbegriff ein oder wählen Sie ein aktuelles Projekt bzw. eine Aufgabe aus der Liste aus.
  3. Wählen Sie ein Projekt oder eine Aufgabe aus, um sofort dorthin zu gelangen.

MeisterTasks Suchfunktion ermöglicht es Ihnen, mithilfe detaillierter Filter wie Aufgabenstatus, Aufgabeninhaber und Tag nach Aufgaben und Projekten zu filtern. Öffnen Sie die Suchfunktion mit Ctrl + Shift + K (Cmd + Shift + K unter MacOS).

3. Projekte beobachten

Mit MeisterTask können Sie Aufgaben beobachten: Eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Benachrichtigungen zu erhalten, sobald eine Aufgabe geändert wurde. Zudem können auch ganze Projekte beobachtet werden.

Diese Funktion für ganze Projekte ist vor allem für Manager wichtig, die alle Entwicklungen in ihren Projekten im Auge behalten müssen. Sie sollten darauf achten, sich nicht mit Benachrichtigungen zu überladen sowie die Fallen des Mikromanagements vermeiden, jedoch ist das Beobachten eines gesamten Projekts der beste Weg, um den optimalen Überblick zu bewahren.

So beobachten Sie ein Projekt:

  1. Öffnen Sie das Projekt, das Sie beobachten möchten.
  2. Klicken Sie im oberen Bereich des Bildschirms auf die Schaltfläche (i) neben dem Namen Ihres Projekts und anschließend auf Projekteinstellungen.
  3. Klicken Sie auf das „Beobachten”-Icon (ein Auge oben im Projektdialog), um das Projekt zu beobachten.
  4. Klicken Sie erneut auf das Icon, um das Beobachten zu beenden.

4. Projekte sortieren

Auf der linken Seite Ihres Dashboards finden Sie eine Liste all Ihrer aktiven Projekte. Standardmäßig werden diese in chronologischer Reihenfolge aufgelistet: Wenn Sie ein neues Projekt erstellen oder zu einem Projekt eingeladen werden, wird dieses am Ende der Liste angezeigt. Um Zeit zu sparen, können Sie die am häufigsten verwendeten Projekte an den Beginn der Liste verschieben.

So ordnen Sie Ihre Projektliste neu:

  1. Öffnen Sie Ihr Dashboard.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Projekt, das Sie verschieben möchten.
  3. Klicken Sie auf die drei Streifen neben dem Projekt.
  4. Ziehen Sie das Element per Drag & Drop an die gewünschte Position in der Liste.

Zu viele Projekte? Behalten Sie den Überblick, indem Sie Ihre Projekte in Gruppen ordnen.  Projektgruppen stehen Benutzern von MeisterTask Pro, Business und Enterprise zur Verfügung. Erfahren Sie hier mehr über MeisterTask für Ihr Unternehmen.

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5. Alte Aufgaben verblassen

Aufgaben können aus vielerlei Gründen schnell vernachlässigt werden. In der Regel liegt es daran, dass die Aufgabe niemandem zugewiesen ist oder es sich um eine Aufgabe mit niedriger Priorität handelt, die es in der To-Do-Liste nie bis ganz nach oben geschafft hat.

In diesen Fällen sind zwei Dinge notwendig: Erstens ein Hinweis darüber, ob die Aufgabe noch relevant ist, und zweitens eine Möglichkeit, das Projekt nicht mit Aufgaben zu überfüllen.

Mit MeisterTask können Sie alte und inaktive Aufgaben verblassen lassen, um die Notwendigkeit einer Überprüfung hervorzuheben und gleichzeitig relevante Aufgaben in den Vordergrund zu rücken. Sobald Sie diese Option aktiviert haben, werden Aufgaben, die länger als 30 Tage inaktiv waren, in Ihren Projekten automatisch dunkelgrau.

So verblassen Sie alte und inaktive Aufgaben:

  1. Öffnen Sie MeisterTask und klicken Sie auf Ihren Benutzer-Avatar im oberen rechten Bereich des Bildschirms.
  2. Wählen Sie Einstellungen und wechseln Sie auf die Registerkarte Darstellung.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Alte und inaktive Aufgaben verblassen lassen. 

Über die Einstellungen gibt es viele Optionen, mit denen Sie MeisterTask anpassen können, um die Verwendung so einfach und attraktiv wie möglich zu machen. Sie können z.B. auch Benachrichtigungseinstellungen festlegen und eine andere Sprache oder Region für MeisterTask auswählen.

6. WIP-Limits festlegen

Auch wenn Ihre Workflows noch so gut gestaltet sind, besteht immer die Gefahr, dass Ihr Team mit den Aufgaben überfordert ist. Durch das Implementieren von WIP-Limits (Work-In-Progress-Limits) können Sie sicherstellen, dass die Spalten Ihrer Projekte nicht zu voll werden und Personen, die Aufgaben erstellen, wissen, wann Ihr Zeitplan überlastet ist.

Sobald Sie WIP-Limits für eine Projektspalte festgelegt haben, wird die Anzahl der Aufgaben in dieser Spalte unterschiedlich angezeigt: Wenn beispielsweise drei Aufgaben und ein WIP von vier vorhanden sind, wird dies als 3/4 und nicht nur als 3 angezeigt.

Auch mit einem WIP-Limit können Personen in dieser Spalte weiterhin Aufgaben erstellen oder verschieben. Wenn Ihr WIP-Limit von vier überschritten wird, wird die Aufgabennummer als 5/4 inklusive einem Warndreieck angezeigt.

So legen Sie ein WIP-Limit fest:

  1. Öffnen Sie Projekt und Spalte, für die Sie ein WIP-Limit festlegen möchten.
  2. Geben Sie das gewünschte WIP-Limit in das Feld neben Max. Anzahl an Aufgaben in dieser Spalte ein.

WIP-Limits sind für MeisterTask Pro, Business und Enterprise verfügbar.

7. Spalten im Projekt ausblenden

Auch wenn das Kanban-Board ein optimaler Ort zum Speichern von Projektinformationen ist, sollen möglicherweise nicht immer alle Informationen angezeigt werden. Insbesondere bei Projekten mit einer großen Anzahl an Rückständen und Referenzmaterial kann es hilfreich sein, bestimmte Bereiche des Projekts herauszufiltern und sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind.

Mit MeisterTask können Spalten schnell und einfach aus- und eingeblendet werden:

  • Um eine geöffnete Spalte auszublenden, doppelklicken Sie auf das Icon im Spaltenkopf.
  • Um eine ausgeblendete Spalte wieder anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte und klicken Sie auf den Doppelpfeil.

Übung macht den Meister

Wir hoffen, dass unsere Tipps und Tricks Sie dabei unterstützen, Ihre Produktivität mit MeisterTask noch weiter zu steigern. Unsere Software ist intuitiv aufgebaut: Sie können immer wieder neue Ideen ausprobieren, bis Sie die optimale Lösung für sich und Ihr Team gefunden haben.

Haben wir etwas übersehen? Zögern Sie nicht, uns Ihre bevorzugten Tipps und Tricks auf Twitter @MeisterTask mitzuteilen. Wir freuen uns zu sehen, wie Sie MeisterTask erfolgreich nutzen!

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