Agiles Projektmanagement ist ein Zauberwort in der modernen Arbeitswelt – die praktische Umsetzung ist aber gar nicht so leicht. Die Grundidee des agilen Arbeitens ist, Projekte flexibler und übersichtlicher abzuwickeln als mit traditionellen (“Wasserfall”-)Managementmethoden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die agilen Prinzipien mit MeisterTask spielend leicht anwenden und die Workflows in Ihrem Team nachhaltig optimieren.
Sie wollen mit Ihrem Team “agiler” werden. Damit folgen Sie dem Beispiel von Millionen von Firmen weltweit, die von dieser dynamischen Projektmanagement-Methode profitieren. Agilität steht für schnellere, fokussiertere Workflows, effektivere Zusammenarbeit und – der wichtigste Punkt – die Möglichkeit, auf wechselnde Kundenwünsche schnell zu reagieren, um am Markt konkurrenzfähig zu bleiben.
Wenn Sie sich für agiles Projektmanagement entschieden haben, ist der erste wichtige Schritt bereits getan. Doch wie wendet man die agilen Grundprinzipien in der Praxis am besten an? Und wie profitiert das ganze Team davon? Wir haben eine gute Nachricht: Sie brauchen dafür nur ein Tool: MeisterTask.
Das agile Herz: Kanban
Im Zentrum des agilen Arbeitens steht die visuelle Darstellung von Arbeitsabläufen, die es ermöglicht, Engpässe und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Kanban-Boards erfüllen genau diesen Zweck und sind nicht ohne Grund bei Softwareentwicklern, aber auch in vielen anderen Branchen sehr beliebt. MeisterTask basiert auf dem Kanban-Prinzip und ist extrem flexibel, um Ihre Prozesse optimal abzubilden.
Grundsätzlich arbeiten Sie bei MeisterTask mit intuitiven Projekt-Boards, die Workflows darstellen und vor allem für Sprints sehr gut geeignet sind. Größere Projekte werden im agilen Projektmanagement in Sprints (Aufgabenbündel) unterteilt, die in einem klar definierten Zeitraum erledigt werden sollten.
Gehen wir vom einfachsten Fall aus: Sie haben ein Teilprojekt, dessen Aufgaben in “Geplant”, “In Arbeit” und “Erledigt” eingeteilt werden können. Jeder Status entspricht einer Spalte am Kanban-Board. Die einzelnen Aufgaben werden je nach Fortschritt von einer Spalte in die nächste verschoben. Dadurch behält das gesamte Team den Überblick über den Projektfortschritt, der Projektmanager erkennt Verzögerungen und kann rechtzeitig reagieren.
Noch einmal kurz zusammengefasst: So unterstützen MeisterTasks Kanban-Boards Ihr agiles Projektmanagement:
- Flexible und anpassbare Workflows. Sie können eine unbegrenzte Anzahl an Spalten festlegen. Legen Sie die Spalten in einem Projekt so an, dass sie Ihrem Workflow optimal entsprechen.
- Umfangreiche Zusammenarbeit. Sie können Teammitglieder zu Projekten einladen, um Sie auf dem Laufenden zu halten.
- Effizientes Delegieren. Arbeit wird schnell und einfach delegiert, indem Sie Teammitgliedern Aufgaben zuweisen.
Alles im Blick mit Zeitleisten
Eine Schwachstelle von Kanban-Boards ist, dass alle Aufgaben gleichwertig aufscheinen. Um Deadlines einzuhalten und Kunden zufriedenzustellen (zwei zentrale Grundwerte des agilen Arbeitens), brauchen Projektmanager oft einen genaueren Einblick, wie lange einzelne Aufgaben dauern. Unsere elegante Lösung für dieses Problem: die Zeitleiste.
Die Zeitleiste in MeisterTask stellt Projekte in einem Gantt-Diagramm dar. Das heißt: Sie sehen das Start- und Enddatum jeder Aufgabe, den Aufgabeninhaber und den Status (die Farbe des Balken entspricht der Farbe der Spalte). Diese hilfreichen Zusatzinfos zeigen, welche Aufgaben wann erledigt werden und ergänzen die Kanban-Darstellung optimal.
Durch die farbigen Balken und Avatare der Teammitglieder behalten Projektmanager spielend leicht den Gesamtüberblick. Außerdem hat Aufgabenmanagement mit Zeitleisten den großen Vorteil, dass wichtige Zusammenhänge innerhalb eines Projekts klar aufscheinen– wo müssen Prioritäten anders verteilt werden, wo hakt es im Zeitplan?
Würde man Projektmanager fragen, welche MeisterTask-Funktion ihnen bei der Planung am meisten hilft, wären Zeitleisten mit Sicherheit unter den Top 3. Die Zeitleisten-Funktion ist im MeisterTask Business-Abo enthalten.
Noch mehr Tipps, wie Sie Ihre Projekte mit der Zeitleiste optimieren, lesen Sie hier.
WIP-Limits als Stoppschild
Kein Projekt kann effizient abgewickelt werden, wenn sich Aufgaben an einer bestimmten Stelle stauen. Sprints helfen zwar, das Arbeitspensum in überschaubare Pakete aufzuteilen, trotzdem braucht es klare Grenzen bei der Aufgabenanzahl, die ein Projektteam bearbeitet, um den Prozess schlank zu halten.
Agilitätsexperten empfehlen in diesem Fall sogenannte WIP-Limits (Work-in-Progress-Limits), die Sie auch in MeisterTask finden. Damit können Sie die maximalen Projekte pro Spalte definieren und so sicherstellen, dass Teams nicht durch eine unrealistische Workload überlastet werden. Wird das WIP-Limit überschritten, zeigt MeisterTask dies durch ein Warndreieck in der Spalte an – das Team weiß Bescheid und der Projektmanager kann die Zeitpläne oder Ressourcen anpassen.
Die verlässlichen Helfer
Workflows werden automatisch fokussierter, wenn man ein weiteres Grundprinzip des agilen Arbeitens anwendet: Besser ein funktionierendes Ergebnis als umfassende Dokumentation. In der Praxis bedeutet das, dass man wortwörtlich so agil wie möglich arbeitet: Um schnellstmöglich zum Ziel zu kommen, zählt jede “Abkürzung”.
Hier haben Automationen in MeisterTask ihren großen Auftritt: Mit diesen vordefinierten Aktionen können Sie zum Beispiel Aufgaben automatisch zuweisen oder in eine bestimmte Spalte verschieben. Sie können mit Automationen auch die Zeiterfassung nutzen oder wiederkehrende Aufgaben erstellen, die zum Beispiel wöchentlich oder monatlich fällig sind. Sollten die zahlreichen Automationen in MeisterTask nicht reichen, können Sie ergänzend Zapier-Automationen, genannt Zaps, verwenden, die tausende Apps mit MeisterTask verbinden.
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie Automationen optimal einsetzen, finden Sie in diesem Blogpost!
Wer spricht mit wem?
Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen.
Auch bei diesem Grundsatz aus dem “Agilen Manifest” steht Ihnen MeisterTask unterstützend zur Seite. Mit Rollen und Berechtigungen entscheiden Sie, wer in MeisterTask was sehen und machen darf. Sie können Benutzer zu einem Projekt einladen und Ihnen folgende Rollen zuteilen:
- Administrator: Kann auf alle Aufgaben und Projekteinstellungen zugreifen und diese auch verändern.
- Mitglied: Kann auf alle Aufgaben zugreifen, aber keine Projekteinstellungen verändern.
- Kommentator: Kann auf alle Aufgaben zugreifen und kommentieren, aber keine Aktionen ausführen.
- Nur Lesen: Reine Lesefunktion – die Person kann auf alle Aufgaben zugreifen, aber keine Aktionen ausführen.
Diese Funktion ist vor allem in der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern Gold wert. Sie können zum Beispiel Kunden eine Kommentar- oder Lesefunktion erteilen, um Feedback einzuholen oder über den Fortschritt zu informieren.
Wenn es darum geht, immer am neuesten Stand zu sein, sind Benachrichtigungen Ihre besten Freunde: Sie werden über Änderungen, Kommentare, Erwähnungen etc. in einer Aufgabe informiert. Aufgabenbenachrichtigungen werden in chronologischer Reihenfolge auf der rechten Seite Ihres Dashboards angezeigt. Sie können auf Wunsch auch E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren.
Wenn Sie MeisterTask noch effizienter nutzen wollen, finden Sie hier 7 Tipps, wie Sie die Funktionen am besten einsetzen.
Machen Sie sich das agile Arbeiten leichter
Sie sehen es selbst: Auch wenn Sie (noch) kein Experte im agilen Projektmanagement sind – MeisterTask ist der idealer Partner auf dem Weg dahin. Unser Tool ist gespickt mit Funktionen, die Ihre Workflows ganz automatisch transparenter und effizienter machen. Ihr Team wird produktiver, ohne ständig aktiv darauf hingewiesen zu werden. Machen Sie es sich leichter – das Leben ist schon hart genug. (Und wir helfen Ihnen gerne dabei.)