Wir bei Meister sind sehr stolz darauf, Organisationen aller Art dabei zu helfen, produktiver zu arbeiten, besser zu kommunizieren und mehr zu erreichen. Unsere Kunden sagen uns, dass sie MeisterTask für seine Skalierbarkeit und Flexibilität lieben. Auch die kleine Nichtregierungsorganisation CREA Mont-Blanc beschloss, ihre Managementstruktur von einer hierarchischen in eine dezentrale Struktur umzuwandeln. Alles was dazu nötig war, war ein einfaches Upgrade auf das Businessabo. In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie CREA Mont-Blanc MeisterTask verwendet hat, um ein System des verteilten Managements zu übernehmen. Wir zeigen, wie MeisterTask dem forschenden Team geholfen hat, zu wachsen und mit dem Aufgabenmanagement-Tool, das das Team bereits kennt und liebt, produktiv zu bleiben.
Das in 1996 gegründete Forschungszentrum für alpine Ökosysteme (CREA Mont-Blanc) ist eine NGO mit Sitz in Chamonix, Frankreich. Diese kleine gemeinnützige Organisation betreibt ökologische Forschung zu den Auswirkungen des Klimawandels auf die biologische Vielfalt in den Bergen. CREA Mont-Blanc ist ein Pionier der Citizen Science (Bürgerwissenschaft) in Frankreich und bezieht die Öffentlichkeit direkt in seine Forschung ein.
Der stellvertretende Vorsitzende Richard Raquillet war für die Einführung von MeisterTask in der Organisation im Jahr 2016 verantwortlich. Er war auf der Suche nach einem Aufgabenmanagement- und Produktivitäts-Tool, das die Organisation verschiedenster Projekte der CREA Mont-Blanc stark vereinfachte – und MeisterTask war die richtige Wahl. Seitdem ist das Team gewachsen und damit auch die Anforderungen an das Tool. Ein einfaches Upgrade von MeisterTask Pro auf Business war ein Kinderspiel und hat CREA Mont-Blanc mit allen zusätzlichen Funktionen versorgt, die das Team für das weitere Wachstum dringend benötigte.
Die Herausforderung: Transparenz der verteilten Teams erhöhen
Wir mussten uns auf die Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten konzentrieren.
Obwohl das Team bereits mit den Vorteilen von MeisterTask vertraut war, traf CREA Mont-Blanc Mitte 2020 eine mutige Entscheidung. Im Streben nach Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit führte das Team eine Business Transformation-Strategie ein, die auf einem verteilten Managementmodell basiert. Das Ziel: Alle Teammitglieder sollen von verschiedenen geografischen Standorten aus besser zusammenarbeiten. Hillary Gerardi, Leiterin der Entwicklungsabteilung des CREA Mont-Blanc, erklärt: „Im Interesse der Nachhaltigkeit und um effizienter und agiler zu werden, mussten wir uns auf verteilte Rollen und Verantwortlichkeiten konzentrieren und uns von einer hierarchischen Struktur lösen.“
MeisterTask: Erprobt und Bewährt
MeisterTask hatte der NGO zuallererst geholfen, Ordnung in die laufenden Projekte zu bringen. Als das Projektportfolio jedoch wuchs und immer mehr verschiedene Interessengruppen involvierte, begann es dem Team an Übersichtlichkeit zu mangeln, während es immer schwieriger wurde, die Fristen einzuhalten.
Dem Team war klar, dass eine Änderung der Management-Philosophie ein Upgrade der IT-Landschaft von CREA Mont-Blanc erfordern würde. Wie sich herausstellte, lag die Lösung direkt vor ihnen.
Erfahren Sie mehr über Aufgabenverwaltung mit MeisterTask. Finden Sie in diesem Blogbeitrag heraus, was es zur besten Online-Lösung für Teams macht, die effektiver, effizienter und konsistenter arbeiten wollen.
MeisterTask: Skalierbar und Anpassbar
MeisterTask war eindeutig die flexibelste und effektivste Task-Management-Lösung für unser Team.
Die Einführung eines verteilten Management-Frameworks bedeutete, dass das Team mehr Funktionen benötigte, als das bestehende MeisterTask-Abo bieten konnte. Bevor sich CREA Mont-Blanc für ein Upgrade auf Business entschied, prüfte es eine Reihe anderer Tools. Célia Bonnet-Ligeon, Operational Manager von CREA Mont-Blanc, sagt: „Wir haben Lösungen wie Trello, das ich schon vorher benutzt hatte, und Focalboard in Betracht gezogen, aber MeisterTask war eindeutig die beste Lösung für die Aufgabenverwaltung unseres Teams. Unsere Bedürfnisse sind sehr spezifisch, daher schätzen wir die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. MeisterTask hat genau die Funktionen, die unser Team braucht.“
Nicht nur wegen jeder einzelnen Funktion verliebte sich Richard Raquillet in MeisterTask – vor allem war es wegen seiner Skalierbarkeit. Nachdem er die ersten Vorteile des Tools gesehen hatte, war er zuversichtlich, dass MeisterTask auch die Umstellung auf eine verteilte Struktur bewältigen konnte. Er sagt: „MeisterTask war relativ neu auf dem Markt, als wir anfingen, es zu benutzen, und ich liebte die Idee, etwas gemeinsam wachsen zu lassen und aufzubauen.“
MeisterTask für effektivere Kommunikation
MeisterTask hat unsere Kommunikation intern und mit externen Stakeholdern enorm verbessert.
Eine wirksame Kommunikation ist für den Erfolg eines verteilten Managementmodells von zentraler Bedeutung: Das Team war sich einig, dass es seine Arbeit verbessern musste. Hillary Gerardi: „Ein verteiltes Management bedeutet, sich von einem Top-Down-Ansatz mit einem einzigen Projektleiter zu lösen. In unserem Fall ist jedes Teammitglied ein „chef de projet“, was bedeutet, dass jeder und jede die volle Verantwortung für die eigenen Projekte und die damit verbundene Kommunikation im Team übernimmt. Wir hatten einen dringenden Bedarf an einer besseren Abstimmung und MeisterTask hat unsere Kommunikation intern und mit externen Stakeholdern enorm verbessert.“
Die Projekte des CREA Mont-Blanc sind jedoch komplex und beinhalten die Zusammenarbeit mit verschiedenen Organisationen. Die Kommunikation wird oft zur Herausforderung, da die Projektbeteiligten oft unterschiedlich sind:
- Geografisch verteilt. Die Ansprechpartner sind örtlich und zeitlich verstreut.
- Strukturell verteilt. Es sind sowohl interne als auch externe Ansprechpartner.
- Vielfältiger Einfluss. Die Projekte beziehen die wissenschaftliche Gemeinschaft und die breite Öffentlichkeit ein.
MeisterTask steigert die Effizienz von Meetings
Célia Bonnet-Ligeon ist für das tägliche Projektmanagement im Team verantwortlich, ihre Zeit ist also kostbar. Sie weist auf einen großen Vorteil von MeisterTask hin: Durch die Straffung der Kommunikation haben sich die Entscheidungsfindung und die Effizienz der Meetings deutlich verbessert. „Mit MeisterTask beenden wir mehr als die Hälfte unserer wöchentlichen Team-Meetings pünktlich. Vorher haben wir 90 % unserer Besprechungen überzogen.“
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie MeisterTask nutzen können, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern, unabhängig davon, wo sich Ihre Teammitglieder befinden.
MeisterTask ermöglicht es CREA Mont-Blanc, das Projektmanagement auf eine agilere Art und Weise anzugehen. Mit Hilfe des Tools wurde ein Projektboard erstellt, um Projekte zu visualisieren, die nach Reifegrad klassifiziert sind. Es wird also sichtbar, wo sie sich auf der Zeitachse des Fortschritts befinden.
„MeisterTask bietet eine klare Vision. Es ermöglicht dem Team, Vertrauen aufzubauen, wenn es zu Verschiebungen in der Verantwortung kommt. So kann jede und jeder immer sehen, wann die Aufgaben tatsächlich erledigt werden“, sagt Célia Bonnet-Ligeon. „Wenn jemand krank ist oder das Unternehmen verlässt, können wir Projekte ohne Wissensverlust übergeben.“
Hauptmerkmale für die Einführung von verteiltem Management
MeisterTask hilft uns, effektiv über Gemeinschaften hinweg zu kommunizieren, insbesondere in der Bürgerwissenschaft.
Laut Célia Bonnet-Ligeon sind die durch MeisterTask ermöglichten Verbesserungen eher qualitativer als quantitativer Natur: Schlüsselelemente der digitalen Transformation. Das kürzlich eingeführte verteilte Managementsystem spiegelt die Werte der Mitarbeiter wider: gemeinsame Führung und Verteilung der Verantwortung. Die wichtigsten Merkmale dieses Wandels werden wie folgt aufgeführt:
Rollen und Berechtigungen
Die Rollen und Berechtigungen von MeisterTask sind von zentraler Bedeutung für das verteilte Managementmodell von CREA Mont-Blanc, in dem es keinen einzigen Projektmanager gibt. Das war der Grund für die Entscheidung von CREA Mont-Blanc, auf Business umzustellen. Durch die Zuweisung der entsprechenden Berechtigungen an die Projektmitarbeiter kann CREA Mont-Blanc genau festlegen, welche Beteiligten auf ein Projekt zugreifen und es bearbeiten dürfen.
Erfahren Sie mehr über die Funktionen für Admins bei MeisterTask und wie diese es einfach machen, Ihr Team zu orchestrieren.
Die zugewiesenen Rollen sind mit der RACI-basierten Verantwortungsstruktur der Organisation abgestimmt. RACI (das Akronym steht zu Deutsch für Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert, Informiert) stellt sicher, dass den Projektbeteiligten bei jedem Schritt eines bestimmten Prozesses eine Rolle zugewiesen wird. Für externe Stakeholder bei CREA Mont-Blanc bietet die Gastrolle in MeisterTask Freiwilligen, Landmanagern und Entscheidungsträgern einen Lesezugriff auf Projekte.
Hillary Gerardi: „MeisterTask hilft uns, effektiv mit verschiedenen Gemeinschaften zu kommunizieren, insbesondere im Bereich der Bürgerwissenschaft. Wir können eine bessere Vorstellung von wissenschaftlichen Protokollen und eine Zeitleiste dessen, was wo passiert, bereitstellen.”
Zeitleiste
Die Zeitleiste, verfügbar in MeisterTask Business, hilft dem Team bei der Planung und bei der Terminierung von Projektaufgaben in der Kalenderansicht. Diese Funktion im Stil eines Gantt-Diagramms hat ein gemeinsames Excel-Tabellenblatt und synchronisierte Zeitpläne ersetzt.
Lernen Sie, wie Sie die Zeitleiste-Funktion in MeisterTask nutzen können, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten.
Integrationen
Die Kompatibilität von MeisterTask mit anderen Tools, insbesondere Slack und Google Workspace, ist für die Strategie von CREA Mont-Blanc zur Reduzierung ihres digitalen Fußabdrucks von entscheidender Bedeutung. Der Fahrplan für die digitale Nüchternheit (sobriété numérique) wird weitgehend in MeisterTask gesteuert, um die Nutzung digitaler Tools selbst zu regulieren.
Hillary Gerardi: “MeisterTask ermöglicht es uns, weniger E-Mails mit weniger Anhängen zu versenden, was unseren gesamten digitalen Fußabdruck verringert. Integrationen sind wichtig, um unser digitales Ökosystem zu bereichern.”
Erfahren Sie, wie Sie MeisterTask in die von Ihnen bereits genutzten Tools wie Slack, Google Workspace oder Microsoft Outlook integrieren können.
Wissenschaft ist nie abgeschlossen
Da es sich bei CREA Mont-Blanc um ein Forschungszentrum und nicht um ein Unternehmen handelt, sind die Erfolge von MeisterTask schwer zu quantifizieren. Hillary Gerardi sieht jedoch das größere Bild: „So wie die Wissenschaft nie abgeschlossen ist, werden einige Aufgaben bei uns im traditionellen Sinne auch nie abgeschlossen sein. Beispielsweise wird die Projekttabelle nie erledigt sein, während die langfristige Überwachung von Ökosystemen auf jahrzehntelangen Daten beruhen kann. Unsere Nutzung von MeisterTask spiegelt genau wider, wie wir derzeit arbeiten: wir sind sehr gespannt darauf, wie sich unser Teamwork mit Meister noch weiter entwickeln wird.“
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