Stakeholder Management – Die 3 besten Tipps

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Das Management der verschiedenen Interessengruppen ist eine der wichtigsten Aufgaben Ihres Projekts und ein Projekt für sich. Um den Projekterfolg zu gewährleisten, darf man sich hier keine Fehler erlauben. Wir haben die drei besten Tipps für Sie, um alle Stakeholder im Projekt so gut wie möglich zu versorgen. Und wir zeigen Ihnen, wie Sie MeisterTask und unser Partner Enform.io beim Stakeholder-Management stark unterstützen können.

Stakeholder Management – Die 3 besten Tipps

Was ist Stakeholder-Management?

Die meisten Projekte scheitern, weil den Interessen und Anforderungen der Stakeholder keine Beachtung geschenkt wird. Daher fragen Sie sich immer gleich zu Beginn jedes Projekts: “Was brauchen die Menschen, die den größten Einfluss auf meine Arbeit haben, von mir und meinen Projekt-Kollegen?” Es braucht eine gute Planung und eine gute Kommunikationspraxis, um die Bedürfnisse der Stakeholder zu ermitteln und zu erfüllen und sie “an Bord” zu halten.

Stakeholder-Management ist dabei der Prozess des Managements der Erwartungen und Anforderungen aller Projektbeteiligten. Macht man es gut und sind alle Beteiligten mit den Informationen zufrieden, verbringen Sie weniger Zeit mit dem Lösen von Problemen und haben mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Doppelter Erfolg. Aus diesem Grund sind Stakeholder für den Abschluss eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung, und ihre Identifizierung und Verwaltung ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts.

Projektbeteiligte oder Stakeholder sind hierbei alle Personengruppen, die einen Einfluss auf das Projekt haben oder durch das Projekt beeinflusst werden können. Mit anderen Worten, sie haben ein Interesse an dem Projekt. Sie können grob in zwei Kategorien eingeteilt werden: Die internen und die externen Stakeholder.

Interne Stakeholder sind Personen oder Organisationen innerhalb der Organisation wie das Projektteam, der Projektleiter oder der Projektsponsor bzw. -eigentümer. Externe Stakeholder sind gegenüberstellend dazu von den Projektergebnissen betroffen. Dabei handelt es sich beispielsweise um externe Kunden und Endnutzer, Partner und Lieferanten.

Stakeholder managen

Projektbeteiligte gut informieren mit MeisterTask

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Mit diesen Tipps gelingt effektives Stakeholder-Management

Die verschiedensten Interessengruppen gleichzeitig gut zu managen, wird oft unterschätzt. Wir bündeln im Folgenden wichtige Erkenntnisse von unseren Teams und unseren Kunden, wie man Stakeholder effektiv verwaltet und das fortlaufende Teilprojekt mit MeisterTask und Enform.io gut meistert.

1. Klare Rollen + klare Zuständigkeiten = ultimative Transparenz

Wie man Führungskräften hilft, Stakeholdern und Kunden regelmäßig Bericht zu erstatten? Mit Daten, Transparenz und Automatisierung.

Luke Grimstrup, Gründer von Enform.io

Betrachten wir das Problem des Stakeholder-Managements bei der Wurzel: Es gibt Projekte, bei denen Sie als Projektmanager oder Projektmitarbeiter einfach nicht genau wissen, welche Rolle Sie genau innehaben, was Sie in dieser Rolle genau tun sollen oder was andere von Ihnen erwarten.

Das führt oft dazu, dass im Team überflüssige oder wiederholende Fragen gestellt werden, Dinge gemacht werden, die Sie oder andere nicht tun sollten, oder jemand Zugriff auf sensible Informationen erhält, mit denen er gar nicht richtig umgehen kann. Die Transparenz fehlt.

Rollen und Berechtigungen gibt es nur bei MeisterTask Business. Finden Sie heraus, wozu sie benötigt werden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Rollen und Zuständigkeiten der Beteiligten so klar wie möglich festzulegen, um Unklarheiten in den späteren Projektphasen zu umgehen. So werden Projektmisserfolge, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen effizient vermieden.

MeisterTask hilft Ihnen im Stakeholder-Management gleich von Anfang an alles richtig zu machen. Denn Sie können alle Stakeholder bestimmen und einen Plan für das Stakeholder-Management besonders früh erstellen. In MeisterTask gelingt der Start und das Teambuilding schnell und einfach. Kaum ist ein Projekt mit seinen Aufgaben gestartet, bekommt jeder Beteiligte automatisch eine Benachrichtigung und die relevante Übersicht im Dashboard.

Sie können weiters von Anfang an die Rollen und Berechtigungen aller internen und externen Projektmitglieder festlegen. Sie müssen nicht jedem alle Rechte geben: bei externen Stakeholdern genügt beispielsweise oft die Kommentator- oder Lese-Funktion, um sie gut involviert zu halten.

Die Gastrolle ist besonders nützlich für externe Stakeholder. Erfahren Sie, welche Funktionen Ihre Gäste erwartet.

2. Zentraler Überblick. Klare Kommunikation

Ein gutes Tool alleine ist erst die halbe Lösung. Denn weiterhin existieren E-Mails und Chats – die gewohnten Wege, um sich über Projekte auszutauschen und upzudaten. Wollen Sie höchste Transparenz in der Kommunikation für alle Projektbeteiligten und Stakeholder gewährleisten, gehört als zweiter Schritt, nach der Tool-Entscheidung, die Art der Kommunikation radikal geändert.

Keine losen E-Mails mehr, keine Chats mehr. Alles kann zentral kommuniziert werden und jeder findet die Informationen, die er braucht. Ob das funktioniert? Und wie! In MeisterTask geht das ganz einfach.

Sobald Sie alle ins Tool geholt haben, können Sie auch schon mit der Kommunikation loslegen. Praktisch in MeisterTask: Sie teilen das Projekt über Aufgaben in verschiedene Teilprojekte und kommunizieren jeweils direkt in der jeweiligen Aufgabe. Jeder sieht und findet den gesamten Informationsverlauf direkt in den Aufgaben – immer & überall.

Wenn Sie enform.io in die Gleichung einbeziehen, können Sie die Kommunikation auf eine neue Ebene heben und Informationen regelmäßig per E-Mail oder Slack an die Beteiligten weiterleiten.

Halten Sie alle Ihre Projektmitarbeiter auf dem gleichen Stand. Erfahren Sie mehr über die Grundlagen des Aufgabenmanagements

Kommunikation verbessern

Stoppen Sie E-Mails mit MeisterTask

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3. Transparente Fortschritte. Klare Berichte

Stellen Sie sich vor, Sie warten auf entscheidende Schritte und Ergebnisse in einem wichtigen Projekt und keiner gibt Ihnen Informationen dazu. Sie können die relevanten Berichte vielleicht gar nicht selber einsehen, weil jemand anderer die Steuerung übernimmt – oder übernehmen sollte.

Wahrscheinlich fühlt sich diese ungewisse Abhängigkeit und fehlende Information nicht gut an. Vielleicht werden Sie nach dem dritten Mal nachhaken auch wütend und Sie beginnen, sich Ihre eigene Meinung zu bilden und eigene Schlüsse zu ziehen… weit weg von gelungener Kommunikation und Vertrauen. Und weit weg von guter Zusammenarbeit und Stakeholder-Management.  

Die MeisterTask-Berichte lösen Ihr Problem. Sie wissen, dass den Stakeholdern eines Projektes am meisten die Fortschritte interessieren. Damit sich alle Ihre Stakeholder nicht selbst mühsam ihre eigenen Zahlen zusammenstellen müssen, um zu erfahren, wieviele Schritte für den Erfolg noch zu gehen sind, gibt es automatische Tool-Berichte. MeisterTask bietet aussagekräftige Analysen von Team- und Projektleistungen. Dabei kann man zwischen schnellen Berichten mit vordefinierten Filtern und benutzerdefinierten Berichten für eine maßgeschneiderte Projektübersicht wählen.

Berichte sprechen lassen

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Mit Enform.io können Sie einen Schritt weiter gehen, indem Sie die Ergebnisse mit den Unternehmenszielen verbinden. Schaffen Sie Vertrauen bei Ihren Stakeholdern, indem Sie sie mit transparenten, datengestützten Updates versorgen. Halten Sie Ihr Team fokussiert, engagiert und motiviert, indem Sie die Auswirkungen ihrer Arbeit auf den Gesamterfolg des Projekts aufzeigen.

Warum Sie Enform.io + MeisterTask verwenden sollten

Sie sind Führungskraft oder Projektleiter und kennen Enform.io noch nicht? Schnell nachholen: Enform.io bietet Ihnen mit ihrer Plattform einen besonderen Service. Sie helfen Organisationen, wichtige Informationen zu zentralisieren. Diese werden dann als aussagekräftige und visuelle Fortschrittsberichte zu Geschäftszielen und Schlüsselergebnissen mit anderen geteilt. Sie werden regelmäßig automatisch an Stakeholder versendet und die Transparenz wird dadurch maximiert.

Sie sind von den Vorteilen von Enform.io überzeugt? Wir auch. Deswegen haben wir jetzt auch eine MeisterTask-Integration in deren Tool ermöglicht. Ihr Vorteil? Gesammelte, aussagekräftige Berichte aus all Ihren Tools für Ihre Stakeholder und Führungskräfte. Sie gewährleisten dabei eine größtmögliche Transparenz und Automation der Berichte.

Wie funktioniert die Integration?

Die MeisterTask-Integration in unsere Plattform Enform.io war  schnell zu bewerkstelligen.

Luke Grimstrup, Gründer von Enform.io

Durch eine sehr leicht verständliche API-Dokumentation und einer gut strukturierten API im Allgemein war die MeisterTask-Integration in die Plattform Enform.io schnell zu bewerkstelligen. Ihre Berichte erhalten Sie ebenso schnell.

Hier fasst unser Partner Luke Grimstrup die Vorteile der MeisterTask-Integration in Enform.io für Sie zusammen.

Stakeholder-Management mit MeisterTask optimieren

Sie sehen: Stakeholder-Management geht auch einfach – auf jeden Fall mit MeisterTask und Enform.io zusammen. Aber am besten Sie probieren es selbst aus. Egal ob ein neues oder laufendes Projekt: Mit MeisterTask sind Sie in wenigen Minuten startklar und holen alle an Bord.

In weniger als einer Stunde bieten Sie allen Projektmitgliedern mit MeisterTask ein visuelles Dashboard mit projektbezogenen Aufgaben und Status – geordnet, übersichtlich und klar. 

Noch nicht überzeugt? Lesen Sie gerne mehr Tipps zu Stakeholder-Management. Diese zwei Blog-Artikel warten auf Sie:

Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Projekte. Und ein erfolgreiches Stakeholder-Management! 

Berichte zentral teilen

Stakeholder managen mit MeisterTask

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