Dokumentation leicht gemacht: Wie Meister MeisterNote verwendet

Dokumentations-Tools sind in der heutigen digitalen, kollaborativen und mobil-flexiblen Arbeitswelt essentiell für Kommunikations- und Projekterfolge. Auch für unsere. Unser Ass für gute Dokumentation: MeisterNote. Unser Mehrwert? Es verbessert die kollaborative Dokumentation in und für unsere Teams. Lesen Sie diesen Beitrag, und erfahren Sie, wie Ihr Team von den gleichen Vorteilen profitieren kann.

Anwendungsfälle von Dokumentations-Tools gibt es viele. Für uns sind es die Gewährleistung einer gemeinsamen Wissensbasis, die Verbesserung der internen Kommunikation, die flexible Projektdokumentation und die zentrale Anlaufstelle für Remote Work – dafür haben wir MeisterNote 2021 gebaut. In jedem dieser Anwendungsfälle erleben wir seit dem Go-Live des Tools einen großen Mehrwert bei unseren Kunden und unseren eigenen Teams in der täglichen Zusammenarbeit.

Aber warum haben wir nicht einfach eines der zahlreichen vorhandenen Dokumentations-Tools verwendet? Weil wir es einfacher, intuitiver und schöner wollten. Uns war es wichtig, mit leicht-verständlichen und praktischen Funktionen die Online-Dokumentationen maximal zu vereinfachen. Gemixt mit der beeindruckenden Gestaltung unseres Design- und Produktteams haben wir dann letztlich einen neuen Standard für schriftliche Informationen setzen können. 

Jetzt möchten wir auch Ihrem Team helfen. Anhand unserer eigenen Beispiele zeigen wir Ihnen, wie MeisterNote Ihre Bedürfnisse und Anwendungsfälle abdeckt. Lernen Sie gerne von unserer “Lobster-getesteten”, hausinternen Dokumentation. Öffnen Sie am besten gleich eine neue Notiz in MeisterNote und notieren Sie sich die Dinge, die Sie gerne selber ausprobieren möchten… 

Warum MeisterNote? Die Vorteile der Online-Dokumentation-Software

Den Überblick über alle Projekte und Informationen Ihrer Teams zu behalten, kann wirklich schwierig sein. Spätestens wenn Ihr Team wächst oder remote arbeitet. Dann können persönlich gehortete Notizen und in privaten Ordnern abgelegte Dokumente Projekte zum Scheitern oder in den Verzug bringen. Sie brauchen vielmehr eine skalierbare Lösung. Unserer Meinung nach ist die Online-Dokumentation mit einer Online-Dokumentation-Software die einzige Möglichkeit, wie Sie ab einer gewissen Größe Ihres Teams orts- und zeitunabhängig produktiv bleiben.

MeisterNote ist ein intuitives und selbsterklärendes Online-Dokumentations-Tool – und daher besonders hilfreich, wenn Teams kollaborativ und mobil-flexibel Dokumentationen erstellen wollen. Petya Boyadziiska, Product Manager von MeisterNote, arbeitet jeden Tag daran, MeisterNote für die wachsende Anzahl an Nutzern weltweit so gut wie möglich zu machen. Für sie sind es 3 entscheidende Vorteile, von denen Teams bei MeisterNote am meisten profitieren:

• Das Finden von Informationen ist einfach. Wenn Ihr Team wächst, wachsen auch Meetings und Prozesse, die die Zusammenarbeit regeln. Dokumentationssoftware hilft Ihnen, Meeting-Protokolle und Workflows zentral und übersichtlich im Team bereitzustellen.
• Die Organisation & Kommunikation sind einfach. Den Überblick zu behalten, wenn jeder im Team sein eigenes Ablagesystem hat, ist unmöglich. Mit einem zentralen, ortsunabhängigen Online-Dokumentations-Tool haben alle immer alle Informationen.
• Die Projekt-Dokumentation ist einfach. Projektmitglieder immer gleichzeitig upzudaten, ist ohne digitaler Dokumentationszentrale schwierig. Mit einem Online-Tool wie MeisterNote, kann man Projekte jederzeit und überall aktualisieren und einsehen.

So verwendet Meister MeisterNote: einfache, smarte Dokumentations-Software

Jetzt wissen Sie, warum ein Tool wie MeisterNote für Ihr Unternehmen nützlich sein könnte. Wir zeigen Ihnen nun einige großartige Beispiele, wie wir dieses Tool verwenden, um höchste Transparenz in unseren Teams zu gewährleisten und unsere persönlichen Notizen übersichtlich und geordnet halten. In der Zusammenarbeit werden wir mit dem Tool richtig effizient: Unsere Teams teilen im Tool wertvolles Wissen, zentralisieren ihre Projektdokumentation und vieles mehr. Gut gewählte Funktionen – Dashboard, Arbeitsbereiche, Notizen und Blocks – bilden dabei unseren Rahmen für effektives Arbeiten – alleine oder im Team.

MeisterNote für die Wissensbasis: Wir haben immer alle Informationen

Es ist schön, als Unternehmen zu wachsen (wir lieben es). Mehr Mitarbeiter:innen, mehr Projekte und mehr Prozesse bedeuten auch immer ein (viel) Mehr an Informationen. Remote arbeitende Teams tun sich häufig schwer, die neuesten Informationen herauszufiltern. Eine zentrale Wissensdatenbank macht es Ihrem Team hingegen ganz leicht: Sie verkürzt die Onboarding-Zeit und gewährleistet Konsistenz beim täglichen Arbeiten. Team-Wissen geht nicht mehr verloren. MeisterNote geht dabei noch drei Schritte weiter: Die Informationen werden in Echtzeit bearbeitet, 20+ Integrationen inklusive MeisterTask verkürzen Ihre Workflows – und Sie verknüpfen Ihre Notizen untereinander, sodass Ihr Team Informationen nie wieder suchen muss.

Wichtige Funktion: Blöcke untereinander verlinken

Das Problem bei der Sammlung von Wissen ist, dass es oft nicht zentral zusammenläuft. Auch wird vielmals kein Wert auf Struktur gelegt – Informationen werden fortlaufend notiert – jeder in seinem eigenen, unterschiedlichen Stil. In einer guten Wissensbasis mit guter Struktur findet man Informationen hingegen schnell, einheitlich formatiert und man kann sie einfach und unkompliziert an jeder Stelle ergänzen. 

MeisterNote haben wir aus diesem Grund in Blöcke strukturiert. Ein Block ist beispielsweise eine To-do-Liste oder ein Textabsatz, welchen wir per Drag-and-Drop genau dort platzieren oder verschieben können, wo wir ihn brauchen. Das Beste ist jedoch, dass wir diese Blöcke untereinander verlinken können – innerhalb der Notiz (zum Beispiel vom Inhaltsverzeichnis aus) oder in verschiedenen Notizen. So finden wir Informationen noch schneller. 

• Benutzer:innen können schneller zu bestimmten Inhalten navigieren.
• Informationen werden schneller gefunden. 
• Die Produktivität des Teams wird erhöht.

Was sagt das Team?

MeisterTask spart uns Zeit und sorgt dafür, dass neue Teammitglieder in kürzester Zeit einsatzbereit sind.

Wir bereiten wertvolle Informationen verständlich auf und teilen sie offen miteinander. Michael Ostermann, Front-End Lead bei Meister verlinkt seine Notizen und Blöcke gerne mit weiterführenden Dokumenten oder Mindmaps von MindMeister.

“Dank MeisterNote können wir uns schnell durch unser gemeinsames Wissen klicken, indem wir bestimmte Notizen und Blöcke miteinander verknüpfen. Außerdem betten wir Materialien jeder Art in unsere Notizen ein, um sicherzustellen, dass jeder im Team am selben Stand ist und über alle Projekte Bescheid weiß.” 

MeisterNote für Interne Kommunikation: Wir kommunizieren transparent und effizient

Unser Unternehmen wächst laufend. Damit vermehrt sich auch unser Wissen, das wir umso strukturierter ablegen. So können all unsere Kolleg:innen einen Mehrwert und Know-how daraus ziehen. Für die interne Kommunikation nutzen wir keine E-Mails. Uns ist es wichtig, dass wir alle Teams und Kolleg:innen schnell und effizient erreichen. Mit MeisterNote stellen wir sicher, dass alle Informationen jederzeit abgerufen werden können. So spart das gesamte Team Zeit. Einmal dokumentierte Themen müssen nur nachgelesen und nicht erneut erklären werden.

Wichtige Funktion: Rollen und Berechtigungen

Die Kommunikation ist im Grunde die Achillesferse für jedes Arbeitsteam. Viel zu häufig verwenden Mitarbeiter:innen noch E-Mails, um interne Informationen auszutauschen. Das ist weder zentral und transparent noch praktisch und effizient. Teams arbeiten überall da besser zusammen, wo über ein zentrales Dokumentationswerkzeug kommuniziert wird. Auch unser Team speichert Informationen logisch ab (nicht im Posteingang) und Aktualisierungen sieht jeder in Echtzeit. 

Warum nutzen wir MeisterNote und keines der vielen Tools am Markt? Weil MeisterNote die Hürden der Internen Kommunikation mit der Hilfe von Rollen und Berechtigungen tatsächlich beseitigt und die Kommunikation klarer gestaltet. Im Vergleich zu anderen Lösungen, sind Inhalte in MeisterNote auch schön aufbereitet und sicher abgespeichert.

• Die Kommunikation im Team ist effizient.
• Jeder hat alle Informationen, die er braucht.
• Durch definierte Zugangsberechtigungen bleiben Informationen gesichert.

Was sagt das Team?

MeisterNote ist ideal, um Wissen im Team und im Unternehmen effizient auszutauschen.

Wer uns kennt, weiß, dass uns eine zweckmäßige und schöne Art der Kommunikation untereinander sehr wichtig ist. So werden interne Informationen schon mal zum wahren Augenschmaus und sind gleichzeitig mit den richtigen Berechtigungen versehen. Das alles mit nur wenigen Klicks.

“Bei uns werden Notizen in MeisterNote schnell erstellt und in Echtzeit aktualisiert, damit immer alle am neuesten Stand sind. Wird eine bestimmte Notiz verändert, werden wir in der App benachrichtigt. Rollen und Berechtigungen ermöglichen uns weiters eine einfach, sichere Kommunikation, worin die Verantwortlichkeiten klar definiert sind.”

MeisterNote für Projektdokumentation: Wir verwalten unsere Projekte agil

Wo mehrere Personen aus mehreren Abteilungen für ein neuartiges Vorhaben zusammenarbeiten, wird es schnell unübersichtlich und kompliziert. Wie behält man am besten den Überblick über Projekte? Das haben wir uns bei der Entwicklung von MeisterNote gut überlegt. Unsere Antwort: Komplexität meistert man am einfachsten mit seinem Gegenspieler: der Einfachheit. MeisterNote hilft Ihrem gesamten Team als zentraler Knotenpunkt, um alle Meetingprotokolle, Projektpläne oder -dokumente jederzeit schnell und einfach zu finden.

Wichtige Funktion: MeisterTask-Integration

Mit MeisterTask verwenden wir schon lange ein agiles Task-Management-Tool, um im Kanban-Stil Projekte, Deadlines und Aufgaben agil zu verwalten. Aber Projekte brauchen auch eine gute Dokumentation. Deshalb haben wir MeisterNote so konzipiert, dass es sich nahtlos mit MeisterTask integriert, unserem Kanban-basierten Aufgabenmanagement-Tool, mit dem wir unser Team aufeinander abstimmen.

Optimieren auch Sie Ihren Projekt-Workflow, und nutzen Sie die native Integration mit MeisterTask. Dank der smarten Integration der beiden Tools können Sie neue Aufgaben für MeisterTask direkt in MeisterNote erstellen oder bestehende Aufgaben mit Ihren Notizen verlinken. Dabei können Sie Aufgaben aus ganzen Blöcken, oder nur aus markierten Textpassagen erstellen – und im selben Schritt der richtigen Person zuweisen. Sie behalten den perfekten Überblick, während Sie die Vorteile beider Tools genießen – das klingt doch viel besser als überladene Tools, die zwar alles können, aber mit viel zu vielen Funktionen alles verkomplizieren.

• Mit der MeisterTask-Integration werden Aufgaben direkt in MeisterNote erstellt.
• Man sieht die Vorschau der MeisterTask-Aufgabe direkt in der MeisterNote-Notiz.
• Der Avatar der zugewiesenen Person für die MeisterTask-Aufgabe erscheint übersichtlich direkt neben der betroffenen MeisterNote-Textpassage. 

Was sagt das Team?

MeisterNote und MeisterTask sind ein Dreamteam für alle, die komplexe Projekte gerne effektiv bearbeiten.

Bei uns wissen die Projektteams zu jeder Zeit über den Projektstatus und die nächsten Schritte Bescheid – ganz unabhängig davon, ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten. Wir sammeln und bündeln die Organisation unserer Projekte in MeisterNote. Das Product Marketing-Team findet dabei auch die nahtlose Integration mit MeisterTask besonders hilfreich:

“Wir lieben es, Projektnotizen dank der MeisterTask-Integration gleich direkt in konkrete Aufgaben zu verwandeln. Die Integration ist so nahtlos, dass wir es oft gar nicht realisieren, dass es sich um zwei verschiedene Werkzeuge handelt: Wir behalten einen soliden Überblick und genießen die Vorteile von zwei zweckmäßigen Werkzeugen, anstatt beispielsweise mit überbordenden All-in-One-Lösungen wie Notion einen unglücklichen Kompromiss einzugehen.”

MeisterNote für Remote Work: Wir arbeiten zuhause genauso organisiert

MeisterNote ist unser digitales Zentrum für alle Informationen und Dokumentation: Keiner unserer Kolleg:innen muss physisch anwesend sein, um auf die benötigten Daten für die tägliche Arbeit zuzugreifen. Aufgrund unserer steigenden Mitarbeiterzahl gibt es immer weniger Tage, wo alle Kolleg:innen zeitgleich im Büro sind. Wir sparen unseren Teams Zeit und verbessern so die laufenden Abstimmungen, indem wir alle Informationen und Erkenntnisse in MeisterNote sammeln. Von dort aus haben alle Zugang aus der ganzen Welt –  mit bester Datensicherheit. Denn die MeisterNote-Server befinden sich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland.

Wichtige Funktionen: Suchfunktion und ausgefeilte Hierarchiestrukturen

Goldeswert. So ist der flexible Zugriff auf Informationen für unser Sales Team. Egal ob im Büro, im Meeting, beim Kunden oder unterwegs: Mit nur einem Klick greifen unsere Kundenbetreuer:innen auf gut strukturierte Informationen zu – ohne lange suchen zu müssen. Und sucht man im Remote Office doch mal eine ältere Information, hilft die praktische Suchfunktion. Ein Klick, eine schnelle Eingabe und schon sieht man alle Ergebnisse des Suchbegriffs übersichtlich aufgelistet.

• Die Arbeit im Homeoffice ist genauso effizient wie im Büro.
• Weniger Sucharbeit durch die klare Struktur in MeisterNote.
• Für ältere Informationen hilft die intelligente Suchfunktion schnell.

Was sagt das Team?

Sales Collaterals, Playbooks, Pitch Decks – alles übersichtlich an einem zentralen Ort gesammelt.

Indem wir unsere Informationen strukturieren und diese dadurch einfach zu finden sind (wir benötigen unsere fantastische Suchfunktion kaum), können wir die Teamproduktivität deutlich steigern. Das können Sie auch: Reduzieren Sie die Zeit für die Informationssuche und fokussieren Sie sich auf das Wesentliche. 

“Direkt in MeisterNote definieren wir unsere Meeting-Ziele, halten Entscheidungen fest, kontrollieren den Fortschritt und optimieren unsere Meeting-Protokolle. Dadurch, dass sich Informationen in MeisterNote fast wie von selbst strukturieren, finden wir alle Informationen, die wir brauchen, auf Anhieb. Sollte das einmal anders sein, klicken wir einfach ins Suchfeld und sehen die Notiz Sekunden später – das spart enorm viel Zeit.”

Jetzt mit MeisterNote besser dokumentieren

Haben wir Ihnen einen guten Einblick in unsere Team-Dokumentation geben können? Die guten Gründe für MeisterNote…

• als unsere zentrale Wissensbasis
• als Plattform für unsere Interne Kommunikation
• als effizientes Projektdokumentations-Tool und
• als wesentliche Unterstützung unserer Remote Work

…haben wir genannt. Mit MeisterNote schreiben, dokumentieren und notieren Sie Ihre Informationen gemeinsam im Team, transparent und zeit- und ortsunabhängig. 

Keine Lust auf eine Doku am Abend? Testen Sie doch unser Dokumentations-Tool. Es ist wirklich einfach – und Probieren kostet nichts. Was würde Ihr Team erst sagen, wenn es wüsste, dass gemeinsames Dokumentieren um so vieles einfacher funktioniert als bisher gedacht? Nicht auszumalen, auf welche neuen Anwendungsfälle sie dann kommen würden…