Erfolgreiches Aufgabenmanagement mit MeisterTask

Aufgabenmanagement ist die zentrale Verbindung zwischen der Planung und Durchführung von Aufgaben – wer sich nach Hilfsmöglichkeiten für das Aufgabenmanagement umsieht, dem werden mittlerweile auch etliche Methoden vorgeschlagen. In diesem Beitrag sehen wir uns an, warum MeisterTask die optimale Lösung für Teams sowie Einzelpersonen ist, die effektiver, effizienter und konsequenter arbeiten möchten.

Vor Kurzem haben wir die wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Projektmanagement und Aufgabenmanagement analysiert und uns gefragt, wie Ihr Team von der Auswahl des richtigen Tools profitieren kann. In diesem Beitrag befassen wir uns primär mit der Frage, wie MeisterTask Unternehmen bei der Gestaltung ihrer Workflows unterstützen kann. Dazu sehen wir uns folgende Punkte genauer an:

• Was ist Aufgabenmanagement?
• MeisterTasks Funktionen für effektives Aufgabenmanagement
• Erste Schritte mit MeisterTask

Was ist Aufgabenmanagement?

Auch wenn Sie vielleicht nie wirklich darüber nachgedacht haben, waren Sie vermutlich bereits Ihr ganzes Berufsleben lang mit Aufgabenmanagement beschäftigt: Sie haben hie und da vielleicht eine Aufgabe in einer E-Mail, in einer Notiz oder sogar auf Ihrem Handrücken aufgeschrieben. Sobald Sie sich Gedanken über nächste To-dos machen, erstellen Sie einen Plan und schließen diesen anschließend erfolgreich ab. Das ist Aufgabenmanagement.

In der modernen Geschäftswelt ist damit in der Regel die strukturierte, digitalisierte Bearbeitung von Aufgaben mit einer speziellen Software gemeint. Unser eigenes Aufgabenmanagement-Tool, MeisterTask, ist ein hervorragendes Beispiel dafür.

Ziel jedes Aufgabenmanagement-Systems ist es, einen Überblick über die laufenden Aufgaben zu geben, um so ein genaues Nachverfolgen von der Idee bis zur Fertigstellung zu ermöglichen. Kanban-Software und Checklisten-Apps sind Beispiele für solche Systeme. Das Ziel ist ähnlich wie das eines Projektmanagement-Tools, wobei diese häufig unterschiedlich betrachtet werden: Während Projektaufgaben zu klaren Ergebnisse des Projekts beitragen und mit entsprechenden Start- und Enddaten koordiniert sind, können Aufgaben in Task-Management-Systemen allgemeiner oder weniger zeitabhängig sein, da sie unabhängig von der Projektzeitleiste sind. Der Klarheit halber wird das Aufgabenmanagement als eine Aktivität definiert, die nicht in den Rahmen der Projektarbeit fällt. Beispiele für allgemeine Aufgaben sind:

• Laufende oder wiederkehrende Aufgaben wie geplante Bestandsüberprüfungen oder die Moderation von Kommentaren in einem Unternehmensblog oder auf einer Webseite.  
• Aufgaben des „betrieblichen Alltags” wie das Beantworten von E-Mails, die Zeiterfassung und andere administrative Tätigkeiten.
• Einmalige Aufgaben, die nicht mit anderen Projekten oder Workflows verbunden sind.

Mit MeisterTask zum effektiven Aufgabenmanagement

Mit „informellen Arten” der Aufgabenverwaltung gehen viele Probleme einher, wie etwa handgekritzelte (und schwer lesbare) Notizen oder wichtige Informationen, die sich nur in den Köpfen bestimmter Mitarbeiter befinden. Schlechte Methoden führen zu suboptimalen Ergebnissen. Auch wenn die genauen Ursachen für ineffektives Arbeiten mit bloßem Auge oftmals nicht zu erkennen sind, werden Sie die Auswirkungen im Laufe der Zeit bemerken. Das Gefühl, dass nichts effizient erledigt wird, dass Menschen in wichtigen Diskussionen außen vor gelassen wurden oder dass Ihr Team in verschiedene Richtungen zieht: All das kann ein Anzeichen für schlechtes Aufgabenmanagement sein. In anderen Fällen werden für ein Unternehmen relevante Aufgaben einfach vergessen – sie fallen durch die Maschen, weil kein formalisiertes System vorhanden ist. Dieses allgemeine Gefühl von geringer Produktivität zeigt sich in der schieren Menge an verschwendeter Zeit, die ein durchschnittlicher Mitarbeiter im Laufe der Zeit ansammelt. Der durchschnittliche Mitarbeiter:

• Verbringt mehr als zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen in E-Mails, Dateiordnern und Ähnlichem.
• Verbringt mehr als 5 Stunden pro Woche damit, bereits laufende Arbeiten zu duplizieren.
• Kostet das Unternehmen jährlich 12.000 € an „verlorener” Produktivität.

Im nächsten Abschnitt setzen wir uns mit häufig auftretenden Problemen auseinander und zeigen, wie MeisterTasks Funktionen zur Steigerung Ihrer Produktivität beitragen können.

Das Problem: Ich kann nicht sehen, woran mein Team arbeitet und wann die Aufgaben erledigt werden.

Selbst wenn analoge Methoden der Aufgabenverwaltung für Einzelpersonen hilfreich sein können – sei es auf dem Papier oder mithilfe einer ausgefeilteren Lösung – ist der Nutzen begrenzt, wenn niemand sonst den Fortschritt an der Aufgabe mitverfolgen kann. Die Zauberformel für erfolgreiches Arbeiten im Team ist effektive Zusammenarbeit. Um diese unternehmensweit zu ermöglichen, bedarf es eines gewissen Maßes an Transparenz. Experten gehen davon aus, dass Transparenz sowohl zu einer schnellen Problemlösung als auch zu einer verbesserten Unternehmenskultur führt, die auf Vertrauen und natürlichen Beziehungen beruht.

Zudem helfen für alle Teammitglieder zugängliche Aufgaben und Workflows dabei, eigene To-dos optimal zu organisieren, um Ressourcen anschließend effektiv zu verteilen.

Die Lösung: Kanban-Boards.

Kanban-Boards gab es schon lange vor MeisterTask: Ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie stammend, werden Kanban-Boards bereits seit den späten 1940er Jahren zur Visualisierung von Workflows eingesetzt. Bei dieser Methode geht es jedoch um mehr als nur einen Überblick zu schaffen: Eine transparente Kanban-Struktur steigert die Effizienz Ihrer Projektarbeit, indem Prozesse rationalisiert und Engpässe in Workflows schnell und einfach identifiziert werden – zum Beispiel Aufgaben, die lange Zeit in derselben Spalte feststecken. Diese Kombination aus einem umfassenden Überblick und der Möglichkeit, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, ist wesentlich, um Aufgaben auf Kurs zu halten.

Der Vorteil von MeisterTasks Kanban-basierten Boards wird ersichtlich, sobald Sie das Tool zum ersten Mal verwenden. MeisterTask hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihre Workflows zu digitalisieren, sondern bietet dank der übersichtlichen und intuitiven Oberfläche auch einen klaren Überblick über den Fortschritt all Ihrer Aufgaben. Und das Beste: Durch die einfache, benutzerfreundliche Handhabung ist kein langwieriges Einarbeiten notwendig und Ihr Team kann in Sekundenschnelle loslegen.

So profitieren Sie von MeisterTasks Kanban-Boards:

• Laden Sie Teammitglieder zu Ihren Projekten ein, damit sie immer einen Überblick darüber haben, woran gerade gearbeitet wird.
• Weisen Sie den zuständigen Teammitgliedern schnell und einfach Aufgaben zu, damit die Arbeit effektiv delegiert wird.
• Legen Sie Spalten in Ihrem Projekt an, die den Aufgabenstatus anzeigen. Ein einfacher Workflow wie etwa “Geplant” -> “In Arbeit” -> “Erledigt” ist für Ihre Anforderungen möglicherweise gut geeignet. Sie können Ihr Projekt jedoch mit einer unbegrenzten Anzahl an Spalten versehen, sodass es Ihrem Workflow optimal entspricht. 
• Legen Sie WIP (Work in Progress)-Limits für Ihre Spalten fest, um Arbeitsüberlastungen deutlich zu machen.

Das Problem: Mein Team verbringt zu viel Zeit mit E-Mails und nicht genug mit tatsächlicher Arbeit.

Für tausende Unternehmen auf der ganzen Welt ist das eines der größten Probleme: ein gravierender Produktivitätsblocker, der das Wachstum stoppt, Prozesse stagnieren lässt und für Frustrationen bei den Mitarbeitern sorgt. Das Problem läuft schließlich auf ein “Was” – Koordination – und ein “Wie” – Kommunikation hinaus. Um Aufgaben erfolgreich bearbeiten zu können, ist es wichtig, alle Teammitglieder stets auf demselben Stand zu halten. Dafür werden unzählige E-Mails geschrieben und Besprechungen abgehalten. Mit anderen Worten: Das Team verwendet viel mehr Zeit außerhalb der tatsächlichen, produktiven Arbeit.

Dieses Phänomen macht sich vor allem in kleinen, schnell wachsenden Unternehmen bemerkbar. Während weniger strukturierte Kommunikationsmethoden für kleine Gruppen mit bis zu fünf oder sechs Personen effektiv sind, zeigen sich in größeren Gruppen ab 25 Personen bereits die ersten Probleme. Doch dem kann schnell und einfach entgegengewirkt werden.

Die Lösung: Führen Sie aufgabenbezogene Gespräche direkt in der Aufgabe.

Gute Koordination braucht nicht mehr Kommunikation, sondern bessere Kommunikation. Wenn Informationen an einem Ort gesammelt werden, auf den alle Beteiligten jederzeit zugreifen können, müssen Informationen nicht ständig wiederholt werden. In MeisterTask wird die für eine Aufgabe verantwortliche Person als „Aufgabeninhaber” bezeichnet, während alle anderen Stakeholder zu „Beobachtern” werden und so frühzeitig eine Gruppe von Interessierten bilden.

Innerhalb einer Aufgabe werden in MeisterTask Aufgabenbeschreibungen, Kommentare, Anhänge und ein Protokoll über Änderungen gespeichert, auf die jederzeit zugegriffen werden kann. Alternativ können Sie auch mit Emojis reagieren, um Beiträge Ihrer Kollegen als gelesen zu markieren.

Benachrichtigungseinstellungen können so definiert werden, dass Sie E-Mails bekommen, sobald eine Aufgabe geändert wird. Wenn Sie alle Aufgaben eines Projekts im Auge behalten möchten, können Sie das Projekt beobachten, um stets auf dem Laufenden zu bleiben.

Das Problem: Ich habe keinen Überblick darüber, wie mein Team arbeitet. Wie kann ich ihre Workflows optimieren?

Als Führungskraft müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Team so effektiv und effizient wie möglich arbeitet und alle Aufgaben erfolgreich erledigt werden. Wenn die Tätigkeiten Ihres Teams jedoch über einen breiten Aufgabenbereich wie E-Mails, Papierschnipsel und mündliche Anfragen verstreut sind, ist es praktisch unmöglich, einen Überblick zu behalten. Ohne Struktur wird die Berichterstattung zu einem vagen Prozess, der nur minimale bis gar keine Erkenntnisse hervorbringt.

Die Lösung: Nutzen Sie MeisterTasks Berichte für schnelle und klare Einblicke.

MeisterTask liefert wertvolle Einblicke, indem genaue Informationen zu Aufgaben und Projekten gesammelt werden, die in einer für Führungskräfte leicht verständlichen Art und Weise dargestellt werden. Sobald Sie sich über das Gesamtbild der Produktivität in einem Projekt im Klaren sind, ist es viel einfacher, Maßnahmen zu treffen, die ein erfolgreiches Arbeiten gewährleisten.

Mit MeisterTask als digitales Aufgabenmanagement-Tool können Informationen zu Aufgaben verwendet werden, um verschiedene Arten von Statistiken zu erstellen. Schon allein anhand von Kerninformationen erhalten Sie einen Überblick über wichtige Metriken, die Sie in verschiedenen Detailstufen anzeigen können.

Je schneller Sie Engpässe und Überlastungen in Ihrem Workflow erkennen, desto einfacher ist es, Ihre Prozesse reibungslos und effizient zu gestalten. Dank MeisterTasks anpassbarer Benutzeroberfläche können Sie mühelos zwischen den Ansichten wechseln, um genau zu verfolgen, was bereits abgeschlossen wurde und welche Aufgaben noch erledigt werden müssen.

Das Problem: Mein Team arbeitet langsam, weil wir zu viel Zeit mit manueller Arbeit vergeuden.

Wenn Sie Schwierigkeiten dabei haben, die Produktivität in Ihrem Team zu steigern, haben Sie vermutlich schon mindestens ein Tool ausprobiert, um das Problem zu lösen. Viele Teams tappen jedoch in ähnliche Fallen, wenn es um die Auswahl neuer Software geht. Der enorme Zeitaufwand für die Einarbeitung in das Tool stellt den Gewinn, den es für die Produktivität bringt, in den Schatten. Das ist auch bei Aufgabenmanagement-Software ein potenzielles Problem: Ein übermäßig großer Aufwand, der in die Verwaltung des Systems investiert wird, kann Ihre tatsächliche Arbeit massiv verzögern.

Die Lösung: Einfach soll es sein!

Je fortschrittlicher Ihr Aufgabenmanagement-System ist, desto mehr Wert können Sie daraus ziehen. MeisterTask erleichtert nicht nur die Verwaltung Ihrer Aufgaben, sondern unterstützt Sie dabei, maximale Produktivität mit minimalem Aufwand zu erzielen. Und das Beste: Dank MeisterTasks benutzerfreundlicher Oberfläche finden sich Mitarbeiter sofort in dem Tool zurecht und arbeiten nicht nur effizienter, sondern mit Freude an den Aufgaben.

Sobald Sie MeisterTask in Ihre Workflows integriert haben, können Sie Automationen verwenden, um die Arbeit Ihres Teams noch weiter zu optimieren. Intelligente Automationen entlasten Ihr Team und Sie können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Einige der wichtigsten Automationen sind:

• Tags hinzufügen. Wenn eine Aufgabe in eine neue Spalte verschoben wird, fügt diese Automation ausgewählte Tags automatisch zur Aufgabe hinzu.
• An Benutzer zuweisen. Mit dieser Automation werden Aufgaben automatisch an einen von Ihnen spezifizierten Mitarbeiter zugewiesen, wenn sie in neue Spalten verschoben werden.
• Status aktualisieren. Diese Automation ändert den Aufgabenstatus, wenn die Aufgabe verschoben wird. Z.B. wird sie als abgeschlossen markiert, sobald sie in die Spalte „Fertig” verschoben wird.

Registrieren und produktiv werden!

Überzeugen Sie sich am besten gleich selbst und schließen Sie sich Millionen von Benutzern weltweit an, die MeisterTask verwenden, um die Verwaltung von Aufgaben transparenter, effektiver und angenehmer zu gestalten.

Ein MeisterTask-Konto ist außerdem schnell erstellt: Einfach registrieren, Konto aktivieren, Team einladen und los geht’s! Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche kann Ihr Team direkt und ohne langwieriges Einarbeiten mit den ersten Aufgaben loslegen.