Spannende Einblicke durch Multiprojekt-Berichte

Read this post in:

Sie betreuen oft mehrere Projekte gleichzeitig und haben mit der Berichtsfunktion von MeisterTask vermutlich auch schon mehrere Projekte gefiltert. Aber nutzen Sie die Funktion wirklich optimal? In diesem Beitrag erklären wir, welche Vorteile eine Analyse mehrerer Projekte gleichzeitig bringt und welche Erkenntnisse Sie dadurch gewinnen können.

Spannende Einblicke durch Multiprojekt-Berichte

MeisterTask-Berichte geben Managern wertvolle Einblicke in all ihre Projekte. Den Überblick über die Fortschritte zu behalten ist wichtig, um Verzögerungen und Ineffizienzen zu vermeiden. Benutzerdefinierte Berichte mit Informationen zu mehreren Projekten helfen Ihnen und Ihrem Team dabei, strategischer zu arbeiten und die Prioritäten unternehmensweit entsprechend auszurichten.

In diesem Beitrag erfahren Sie: 

  • Warum Sie Multiprojekt-Berichte brauchen.
  • Wie Sie das Arbeitspensum Ihres Teams über mehrere Projekte hinweg evaluieren.
  • Wie Sie bei der Arbeit mit mehreren Projekten den Überblick über Fristen behalten.
  • Wie MeisterTask-Berichte die Verwaltung mehrerer Projekte erleichtern.

Finden Sie heraus, welche Vorteile Ihnen Berichte im täglichen Arbeiten bringen – jetzt auf MeisterTask Pro upgraden.

Warum Multiprojekt-Berichte?

Führungskräfte auf allen Ebenen, ob Teamleiter, Abteilungsleiter oder CEO, müssen den Status Ihrer Arbeitsprozesse immer im Blick haben. Ohne diese projektübergreifende Sicht verlieren Sie schnell den Überblick über Mängel, Probleme und Ineffizienzen und es fehlen die notwendigen Informationen, um Veränderungen einzuleiten.

Berichte über einzelne Workflows und Teilprojekte bieten zwar eine Momentaufnahme des Projektstatus, jedoch kein Gesamtbild. Führungskräfte benötigen Einblick in jeden Workflow Ihres Zuständigkeitsbereichs, um Aufgaben angemessen zu verteilen, verfügbare Ressourcen zu verwalten und sich bei bereichsübergreifenden Projekten mit anderen Führungskräften abstimmen zu können. 

Vor Kurzem haben wir unsere Berichtsfunktion aktualisiert, um Ihnen genau diese Einblicke schnell und einfach zu ermöglichen. Unsere neue, intuitive Oberfläche bietet Ihnen einen optimalen Überblick über mehrere Projekte, damit Sie wichtige Maßnahmen einleiten können, bevor Projekte aus dem Ruder laufen.

Das Arbeitspensum Ihres Teams evaluieren

Wenn Sie Aufgaben an Teammitglieder verteilen, müssen Sie die Kapazitäten Ihres Teams kennen, damit alles pünktlich erledigt wird. Ein Bericht, der sich auf ein einzelnes Projekt konzentriert, kann ein falsches Bild vermitteln und dazu verleiten, ein Teammitglied zu überlasten. Der nachstehende Bericht zeigt zum Beispiel die Aufgaben eines Mitarbeiters in einem einzelnen Projekt. Es scheint, als hätte dieses Teammitglied ein geringes Arbeitspensum, das gleichmäßig über die Arbeitsschritte verteilt ist.

Mithilfe von Berichten können Sie alle Projekte Ihres Unternehmens einsehen und nach Aufgabeninhabern filtern, um einen tatsächlichen Überblick zu bekommen, wofür Ihr Team verantwortlich ist. Die Person aus dem obigen Beispiel hat aufgrund offener Aufgaben in anderen Projekten sogar doppelt so viele Aufgaben wie ursprünglich angenommen (siehe Beispiel unten). Bei der Verwaltung des Arbeitspensums sollten Sie daher das gesamte Portfolio Ihres Teammitglieds berücksichtigen und gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern überschaubare Erwartungen setzen.

Um Berichte wie diesen in MeisterTask zu erstellen, wählen Sie die relevanten Projekte und Aufgabeninhaber in der Filterleiste aus und gruppieren Sie diese anschließend nach Projekt.

Schnelle Berichte

mit Multiprojekt-Berichten.

Jetzt upgraden

Den Überblick über Fristen bewahren

Fristen können Projekte und Abläufe sowohl positiv als auch negativ beeinflussen. Schlecht gesetzte Fristen erzeugen im Laufe der Zeit Rückstaus, die Teams daran hindern, wichtige Ziele zu erreichen. Ähnlich wie bei der Verwaltung des Arbeitspensums sollten auch Fristen nicht isoliert betrachtet werden. Ein Überblick ist notwendig, um eine realistische Vorstellung vom Fortschritt Ihrer Projekte zu bekommen.

MeisterTask-Berichte geben Ihnen diesen Überblick und ermöglichen es, im richtigen Moment die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Durch das Filtern aller Projekte nach Status und Fälligkeit sehen Sie genau, welche Aufgaben auf Kurs, gefährdet (Fälligkeit naht), unvollständig oder überfällig sind. Darüber hinaus können Sie sofort handeln, ohne den Bereich Berichte zu verlassen: Ist eine Aufgabe gefährdet, weil der Aufgabeninhaber gerade im Urlaub ist? Weisen Sie diese sofort neu zu, indem Sie die betreffende Aufgabe in der Tabelle unter dem Bericht auswählen. Speichern Sie Ihren Bericht und greifen Sie jederzeit darauf zurück, wenn Sie ein schnelles Update brauchen.

Um das volle Potenzial von MeisterTask auszuschöpfen und wertvolle Einblicke zu gewinnen, ist es wichtig, passende Fristen zu setzen. Wir empfehlen, für jede Aufgabe Fristen zu setzen, die auf bewährten Methoden basieren. Willkürliche Fristen führen zu Ungenauigkeiten – behandeln Sie Ihre Fristen also unbedingt mit Sorgfalt.

So zeigen Sie eine Übersicht der Fristen mehrerer Projekte an:

  1. Wählen Sie alle relevanten Projekte mit dem Filter Projekte aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche (+).
  3. Wählen Sie einen Zeitrahmen.

  4. Wählen Sie im nachfolgenden Dropdown-Menü die Option Fällig.
     
  5. Wählen Sie einen Standard-Zeitraum für den Bericht aus oder klicken Sie auf Benutzerdefiniert, um einen eigenen zu erstellen.

Wertvolle Einblicke

Für bessere Einsicht in die Produktivität Ihres Teams.

Jetzt upgraden

Für jetzt und für später

Parameter für Multiprojekt-Berichte auszuwählen kann sehr zeitaufwändig sein. Nicht mit MeisterTask: Dank der neuen Berichtsfunktion können Sie benutzerdefinierte Berichte speichern, um schnell und einfach auf wichtige Einblicke zuzugreifen. Unabhängig davon, ob es sich um umfassendere Roadmap-Diskussionen oder um Besprechungen mit anderen Führungskräften handelt – alle notwendigen Informationen sind so stets verfügbar. Darüber hinaus werden gespeicherte Berichte mit einem bestimmten Zeitrahmen wie dieser Monat oder diese Woche automatisch verschoben, um alle Aufgaben rund um das aktuelle Datum anzuzeigen.

Nachdem Sie Ihre Berichte erstellt und gespeichert haben, können Sie diese mit allen relevanten Stakeholdern teilen, die an der Produktivität und am Fortschritt Ihres Teams interessiert sind. Laden Sie Ihre benutzerdefinierten Berichte in den Formaten .xls oder .csv herunter, um sie in anderen Programmen wie z.B. Microsoft Excel neu zu öffnen.

Sie wissen nicht, wie Sie einen benutzerdefinierten Bericht speichern und herunterladen können? In diesem Hilfeartikel finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

Berichte helfen, Entscheidungen zu treffen

Dank der erweiterten Übersicht von MeisterTask-Berichten erhalten Sie alle Informationen, die Sie brauchen, um bei Problemen rechtzeitig einzuschreiten. Indem Sie alle relevanten Projekte und Arbeitsprozesse mit einbeziehen und nach wichtigen Daten filtern, treffen Sie datenbasierte Entscheidungen und behalten stets das große Ganze im Blick. In diesem Sinne: Werfen Sie noch einmal einen Blick auf die genannten Beispiele, lassen Sie sich inspirieren und erstellen Sie noch heute Ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte. 

Zahlen lügen nicht

Für datenbasierte Entscheidungen.

Jetzt upgraden