Multiprojektmanagement: So gelingt es mit MeisterTask-Berichten

Mehrere Projekte gleichzeitig managen, und das einfach… ein Spagat! Sie wollen, dass Projektaufgaben jeder im Team einfach und übersichtlich abarbeiten kann? Gleichzeitig wollen Sie mehrere Projekte übersichtlich verwalten? Mit MeisterTask schaffen Sie diesen Balanceakt!

Lesen Sie in diesem Artikel:

• Was ist Multiprojektmanagement?
• Was sind Ihre Herausforderungen im Multiprojektmanagement?
• Machen Sie den Test: Brauchen Sie ein einfaches oder komplexes Tool, um Ihre Projekte zu managen?
• So managen Sie mehrere Projekte ohne ein Vermögen für Multiprojektmanagement auszugeben
• Berichte: Behalten Sie den Überblick über mehrere Projekte mit MeisterTask

Was ist Multiprojektmanagement?

Erledigen und steuern Sie Aufgaben von mindestens zwei unterschiedlichen Projekten parallel? Dann wissen Sie bereits, was Multiprojektmanagement bedeutet.

Multiprojektmanagement ist die

• Auswahl
• Planung
• Steuerung und
• Überwachung

aller Projekte in einem Unternehmens oder einem Team.

Im Multiprojektmanagement überwachen Sie mehrere Projekte gleichzeitig und stellen sicher, dass potentielle Ressourcen- oder Zielkonflikte zwischen einzelnen Projekten und Aufgaben entweder erst gar nicht entstehen oder rasch beseitigt werden. 

Gehen wir nun näher darauf ein, welchen Herausforderungen Sie beim Managen von mehreren Projekten begegnen und wie Sie diese einfach lösen können.

Was sind Ihre Herausforderungen im Multiprojektmanagement?

Die größte Herausforderung im Multiprojektmanagement liegt darin, alle Projekte mit den limitierten Ressourcen so gut wie möglich zu managen.

Als Leiter eines Teams oder eines Bereichs müssen Sie mehrere Projekte verwalten – gleichzeitig und mit demselben Ressourcenpool. Sehen wir uns genauer an, welche Herausforderungen Ihnen und Ihrem Team täglich Zeit und Fokus rauben:

• Sie müssen Projekte aus verschiedenen Bereichen koordinieren
• Ihnen fehlt der Gesamtüberblick über alle Aufgaben und Abhängigkeiten
• Es kostet Sie viel Zeit, Informationen aus verschiedenen Kanälen zu sammeln
• Sie sind eingeschränkt, Ressourcen aus verschiedenen Bereichen effizient zu verteilen
• Prioritäten und Entscheidungen müssen in kurzer Zeit geändert werden
• Gute Schlüsse zu ziehen und Entscheidungen zu treffen bedeutet für Sie viel Aufwand

Beseitigen Sie diese Hürden und holen Sie sich Ihre Zeit und Ihren Fokus zurück. Es gibt einfache Wege, wie Sie Ihren fehlenden Überblick schnell und einfach wiedererlangen können. Was Sie brauchen, ist das richtige Tool, das Sie dabei unterstützt, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen. 

Keine Sorge: Möglicherweise brauchen Sie für Ihre Standard-Anforderungen keine teure und komplizierte Projektmanagement-Software. Lesen Sie weiter und machen Sie den Test, ob ein günstigeres Task-Management-Tool mit Projektmanagement-Funktionen für Ihre Multiprojekte ausreicht.

Wenn Sie Aufgaben an Teammitglieder verteilen, müssen Sie die Kapazitäten Ihres Teams kennen, damit alles pünktlich erledigt wird. Ein Bericht, der sich auf ein einzelnes Projekt konzentriert, kann ein falsches Bild vermitteln und dazu verleiten, ein Teammitglied zu überlasten. Der nachstehende Bericht zeigt zum Beispiel die Aufgaben eines Mitarbeiters in einem einzelnen Projekt. Es scheint, als hätte dieses Teammitglied ein geringes Arbeitspensum, das gleichmäßig über die Arbeitsschritte verteilt ist.

Machen Sie den Test: Brauchen Sie ein einfaches oder komplexes Tool, um Ihre Projekte zu managen?

Sie suchen eine einfache und günstige Lösung, um mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern? Dafür haben wir MeisterTask gebaut.

Um alle Herausforderungen im Multiprojektmanagement für sich und im Team erfolgreich zu meistern, brauchen Sie das passende Tool. Sie benötigen einen zentralen Ort, um alle Informationen und Aufgaben aus allen Projekten gesammelt festhalten zu können – überschaubar und sinnvoll strukturiert.

Welches Tool ist das richtige für Sie? 

Denken Sie im ersten Moment, dass eine komplexere Software die logische Wahl zum Managen mehrerer Projekte ist? Da sind Sie nicht alleine. Doch bedenken Sie, dass die Einführung einer neuen Software in Ihrem Team oft mehr Probleme schafft als sie zu lösen. Öffnen Sie sich für die Option, dass ein einfacheres Tool Ihrem Team mehr Vorteile bringen kann. Vielleicht reicht Ihnen ja ein einfaches Tool, um mehrere Projekte gleichzeitig zu managen.

Machen Sie den Test. Beantworten Sie 4 Fragen, die Sie zum richtigen Tool zum Managen Ihrer Projekte führen:

Frage 1: Sind Sie bereit, viel Geld für ein Multiprojektmanagement-Tool auszugeben?

Nein: Tools mit umfangreichen Multiprojektmanagement-Funktionen können teuer sein, vor allem wenn Sie Lizenzen für alle Mitarbeiter eines großen Teams kaufen müssen. Vielleicht können Sie mit weniger Funktionen zu einem günstigeren Preis auskommen? Auf zur nächsten Frage.

Ja: Wenn Ihre Projekte so komplex sind, dass nur die funktionsreichsten Tools in Frage kommen, müssen Sie bereit sein, die Kosten dafür zu tragen. Denken Sie daran: Je komplexer das Tool, desto mehr müssen Sie investieren. 

Frage 2: Sind Sie bereit, viele Stunden in das Onboarding des Multiprojektmanagement-Tools zu investieren?

Nein: Komplexe Software ist meist auch kompliziert zu erklären. Ohne Ressourcen in Schulungen oder zumindest zeitaufwändigem Selbststudium wird es schwierig, die Software so ausrollen, damit alle gut damit arbeiten können. Vielleicht können Sie sich die diese Ressourcen ersparen? Auf zur nächsten Frage.

Ja: Wenn Sie wirklich ein funktionsreiches Tool wollen, müssen Sie bereit sein, die Ressourcen für Schulungen aufzubringen. Denken Sie daran: Je komplexer das Tool, desto mehr Zeit für Onboarding Ihres Teams müssen Sie einplanen.

Frage 3: Ist jeder in Ihrem Team oder Organisation fähig, ein kompliziertes Multiprojektmanagement-Tool zu bedienen?

Nein: Tools mit einem komplexen Funktions-Set können Teams überlasten, vor allem in arbeitsreicheren Phasen. Wenn die Software-Handgriffe nicht bei allen Teammitgliedern optimal sitzen, kann es Prozesse sogar verlangsamen. Vielleicht können Sie sich unnötige Funktionen ersparen? Auf zur nächsten Frage.

Ja: Sie müssen sicherstellen, dass alle Personen mit einem Tool arbeiten können. Denken Sie daran: Je komplexer das Tool, desto besser müssen die Anwenderkenntnisse sein. Bedenken Sie dies auch beim Einstellen neuer Teammitglieder.

Frage 4: Sind Einbußen im Datenschutz für Sie tragbar? 

Nein: Für uns auch nicht. Lesen Sie Ihr Testergebnis unterhalb.

Ja: Viele Tool-Anbieter haben Ihre Datenserver außerhalb der EU und arbeiten nicht DSGVO-konform. Beachten Sie dies bei Ihrer Tool-Auswahl.

Ergebnis: Dieses Multiprojektmanagement-Tool brauchen Sie

Haben Sie 4x mit Nein geantwortet? Dann kann MeisterTask das richtige Tool sein. Das Task-Management-Tool bietet wertvolle Projektmanagement-Funktionen, die Ihnen die Arbeit als Projektleiter oder -mitarbeiter vereinfacht. 

Das sind die Argumente, um Ihre Projekte mit MeisterTask zu managen:

• MeisterTask ist für Teamwork auf Projektbasis gemacht.
• MeisterTask ist günstig.* 
• MeisterTask braucht kein Onboarding und ist intuitiv bedienbar.
• MeisterTask ist ein DSGVO-konformes, sicheres Tool.

*Vor allem für mittelgroße Teams bleiben Ihre Investitionskosten im Vergleich gering. 

Mit den MeisterTask-Funktionen können Sie viele der Probleme lösen, mit denen Multiprojektmanager konfrontiert sind. Lassen Sie uns mehr darüber erfahren.

So managen Sie mehrere Projekte ohne ein Vermögen für Multiprojektmanagement auszugeben

Projekte effizient und gleichzeitg sparsam managen? Funktioniert! Mit zwei einfachen Schritten stellen Sie sicher, dass Sie mehrere Projekte von Anfang an strukturiert managen und Sie sich dabei ein komplexes Tool und Mehraufwand ersparen:

1. Schritt: Managen Sie die einzelnen Projekte gut.

Bevor Sie mehrere Projekte parallel managen, stellen Sie sicher, dass jedes Projekt für sich übersichtlich strukturiert und gut bearbeitbar ist:

• Zentralisieren Sie die gesamte Projektkommunikation.
• Sammeln Sie und Ihr Team alle Informationen und Dokumente an einem Ort.
• Machen Sie es in Ihrem Team zur Regel, dass Sie alle Änderungen direkt in dein einzelnen Projektaufgaben zentral kommunizieren und nicht an verteilten Stellen.

2. Schritt: Managen Sie das Zusammenspiel der Projekte gut.

Haben Sie für alle Projekte sichergestellt, dass die Kommunikation zentral abgewickelt wird, können Sie jetzt die Projektzusammenhänge koordinieren und die benötigten Ressourcen optimieren. 

Verwenden Sie folgende MeisterTask-Funktionen, um Projektzusammenhänge zu koordinieren und bei Bedarf Ressourcenanpassungen vorzunehmen:

• Nutzen Sie die integrierte Zeiterfassung. Damit können Sie sehen, wo Teammitglieder für Projekte zu viel zu wenig Zeit aufwenden und Ressourcen neu verteilen.
• Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben. Damit können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern erhöhen auch die Verlässlichkeit der Aufgabenausführung. 
• Prüfen Sie Aufgabenabhängigkeiten. Damit können Sie erkennen, wie einzelne Teilschritte in Ihren Projekten zusammenhängen. 
• Nutzen Sie Berichte für schnelle Analysen. Damit können Sie die laufenden Entwicklungen in Ihren Projekten visualisieren – für sich, Ihr Team und Ihre Stakeholder. 

Berichte: Behalten Sie den Überblick über mehrere Projekte mit MeisterTask

Mit den benutzerdefinierten Berichten von MeisterTask erhalten Sie Informationen zu mehreren Projekten. Damit können Sie Ihrem Team helfen, die Arbeitslast besser zu verteilen und Projektfristen besser einzuhalten.

Mit MeisterTask-Berichten können Sie die Ressourcen Ihres Teams managen

Wenn Sie Aufgaben an Teammitglieder verteilen, müssen Sie die Kapazitäten Ihres Teams kennen, damit alles pünktlich erledigt wird. Meist ist es ja so, dass Teammitglieder an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Ein Bericht, der sich auf ein einzelnes Projekt konzentriert, wird daher ein falsches Bild vermitteln und dazu verleiten, Teammitglieder zu überlasten.

Sehen Sie sich beispielsweise Julia’s Aufgaben an. Julia ist Produktmanagerin und arbeitet gerade an vielen verschiedenen Projekten. Die Verwaltung von Julias Ressourcen fällt Ihnen schwer, wenn Sie sich nicht all ihre Projekte ansehen, an denen sie arbeitet.

Wenn Sie sich zum Beispiel nur ihre Aufgaben aus ihrem Budget-Planungs-Projekt ansehen, könnten Sie meinen, dass sie gut ausgelastet ist:

Aber warten Sie!

Mit der Multiprojekt-Berichtsfunktion von MeisterTask können Sie tatsächlich sehen, dass Julia sechs offene Aufgaben hat. Wenn Sie sich also alle Projekte von Julia anzeigen lassen, können Sie also erkennen, dass Julia Unterstützung braucht. Mit MeisterTask haben Sie als Multiprojektmanager die Werkzeuge, um ihre Aufgaben an andere Kollegen zu verteilen oder zumindest die Zeiträume anzupassen.

Mit MeisterTask-Berichten können Sie Projekt- und Aufgabenfristen überblicken

Mit der Berichtsfunktion von MeisterTask können Sie alle Projekte nach Status und Fälligkeit filtern. So sehen Sie genau, welche Aufgaben auf Kurs, gefährdet (Fälligkeit naht), unvollständig oder überfällig sind.

Ist Julia beispielsweise gerade im Urlaub und kommen dadurch Aufgaben ins Stocken? Weisen Sie diese sofort neu zu, indem Sie die betreffenden Aufgaben in der Tabelle direkt unter dem Bericht auswählen. Speichern Sie Ihren Bericht und greifen Sie jederzeit darauf zurück, wenn Sie ein schnelles Update brauchen.

So zeigen Sie eine Übersicht der Fristen mehrerer Projekte an:

1. Wählen Sie alle relevanten Projekte mit dem Filter Projekte aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche (+).
3. Wählen Sie einen Zeitrahmen.
   
   
4. Wählen Sie im nachfolgenden Dropdown-Menü die Option Fällig.
    
5. Wählen Sie einen Standard-Zeitraum für den Bericht aus oder klicken Sie auf Benutzerdefiniert, um einen eigenen zu erstellen.

Machen Sie es sich einfach im Multiprojektmanagement

Mit MeisterTask schaffen Sie es auf einfachem Wege, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen. Nutzen Sie einfach die Projektfunktionen im Task-Management-Tool, und Sie schaffen den Spagat aus einfacher Aufgabenabarbeitung und größtmöglichem Überblick über alle Projekte.