Erfolg kommt mit der Zeit(leiste)

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Bei Meister legen wir viel Wert auf das Feedback unserer Benutzer. Eine der häufigsten Fragen der letzten Zeit lautete: Kann ich meine Projekte in einem Gantt-Diagramm visualisieren? Ja, können Sie!

Erfolg kommt mit der Zeit(leiste)

Projekte sind oft schwer zu koordinieren. Eine umfassende Projektübersicht ist das Um und Auf, um Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen. Hier kommt die Zeitleiste von MeisterTask ins Spiel: Ab sofort können Sie alle Aufgaben Ihres Projekts in einer Kalenderansicht anzeigen und direkt in der Zeitleiste bearbeiten. So sehen Sie auf einen Blick, wie Aufgaben und Fristen miteinander in Verbindung stehen und können etwaige Engpässe rechtzeitig erkennen.

Timeline GIF

Was sind Zeitleisten? 

Die Zeitleiste von MeisterTask ist vom Konzept her ähnlich wie ein Gantt-Diagramm. Das heißt, Ihre Aufgaben werden in einer ansprechenden Kalenderansicht visualisiert. Sie zeigt Ihnen folgende Informationen:

  • Start- und Enddatum
  • Aufgabeninhaber
  • Position im Workflow (die Farbe einer Aufgabe entspricht der Spalte, in der sie sich befindet)

Zeitleisten unterstützen Teams dabei, ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen und den Projektablauf von Anfang bis Ende visuell darzustellen. Aber das ist noch lange nicht alles. Fassen wir alle Vorteile der Zeitleiste noch einmal zusammen:

Projektübersicht

Kanban-basierte Boards eignen sich hervorragend, um den Fortschritt einzelner Aufgaben zu verfolgen. Für alle, die den Einblick in die Zusammenhänge aller Projektvorgänge brauchen, ist die Zeitleiste unverzichtbar: Sobald alle Aufgaben in einem Projekt geplant und farblich gegliedert sind, eröffnet sich eine ganz neue Perspektive. Sie erkennen vielleicht, dass die Prioritäten falsch gesetzt wurden, dass manche Aufgaben früher, manche später erledigt werden müssen, oder, dass bestimmte Aufgaben gar nicht zum Projektziel beitragen und nicht mehr relevant sind.

Ressourcenmanagement

Ressourcen effektiv zu verwalten, ist gar nicht so einfach. Eine Ansicht wie die Zeitleiste hilft dabei, sich den nötigen Überblick zu verschaffen. Sie sehen auf einen Blick, wem welche Aufgaben zugewiesen sind und können nach Aufgabeninhaber, Tags, Beobachter, Fälligkeitsdatum und Status filtern, um alle für Sie relevanten Informationen anzuzeigen. Folgende Fragen sind mithilfe der Zeitleiste also schnell und einfach beantwortet:

  • Ist die Arbeit gleichmäßig verteilt?
  • Machen die Teammitglieder das, was sie am besten können?
  • Hat Teammitglied X zu viele Aufgaben?
  • Wer kann die Arbeit von Teammitglied Y übernehmen, während sie im Urlaub ist?
  • Wie gut können Teammitglieder die Aufgabendauer einschätzen?
  • Wie viel Zeit nimmt Aufgabe Z durschnittlich in Anspruch?

Zeitplanung

Projekt bestehen aus Aufgaben, die aufeinander aufbauen. Fast nie kann eine Person alle Aufgaben alleine abschließen. Mithilfe der Zeitleiste können Sie ganz einfach herausfinden, welche Aufgaben zusammenhängen und welche Fristen nicht vernachlässigt werden dürfen. Wenn Sie feststellen, dass ein Zeitrahmen zu knapp bemessen ist, passen Sie das Start- und Enddatum in der Zeitleiste an und Ihr Projekt ist wieder auf Kurs.

Transparenz und Kommunikation

Zeitleisten sind nicht nur für Manager und Projektleiter hilfreich. Auch für Teammitglieder ist es oft nicht klar ersichtlich, woran ihre Kollegen gerade arbeiten. Das liegt zum einen daran, dass sie sich auf ihre eigene Arbeit konzentrieren und zum anderen an den vielen einzelnen Teilen, aus denen ein Projekt besteht. Mithilfe der Zeitleiste sieht das gesamte Team genau, was in den kommenden Wochen und Monaten geplant ist. Sollten zeitliche Konflikte auftreten, können Aufgaben ganz simpel verschoben und an die Zeitpläne der Kollegen angepasst werden. Da alle Aufgaben in der Zeitleiste transparent dargestellt werden und nicht einzeln geöffnet werden müssen, können sich Projektmitglieder problemlos untereinander abstimmen.

Zeitmanagement und Verantwortlichkeit

Ein Teil der Aufgabe ist abgeschlossen, aber niemand hat Zeit, die Aufgabe fertigzustellen. Oder schlimmer: Ein Kollege wird unvorbereitet überrascht, während alle anderen schon in den Startlöchern stehen – diese und ähnlich ungünstige Situationen können dank der Zeitleiste rasch vermieden werden. Die klar ersichtlichen Zusammenhänge zwischen einzelnen Aufgaben stärken zudem das Verantwortungsgefühl der Mitarbeiter, wodurch sie nicht nur produktiver, sondern mit Freude an ihren Aufgaben arbeiten.

Planen wie ein Profi 

Um MeisterTasks Zeitleiste anzuzeigen, klicken Sie auf das Zeitleisten-Icon (Timeline icon) in der Kopfzeile eines beliebigen Projekts. Die Zeitleiste wird befüllt, indem Sie Aufgaben hinzufügen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Ziehen Sie eine oder mehrere bestehende Aufgaben per Drag & Drop aus Ihrem Board in die Zeitleiste.
  • Öffnen Sie eine bestehende Aufgabe und legen Sie ein Start- und Enddatum fest
  • Doppelklicken Sie auf die Zeitleiste und suchen Sie nach einer bestehenden Aufgabe. 
  • Doppelklicken Sie auf die Zeitleiste und erstellen Sie eine neue Aufgabe.
  • Erstellen Sie eine neue Aufgabe und legen Sie ein Start- und Enddatum fest.

Die Farbe einer Aufgabe in der Zeitleiste entspricht der Spalte, in der sich die Aufgabe befindet. Ist die Spalte In Bearbeitung beispielsweise rot, so werden alle Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird, in der Zeitleiste in rot angezeigt.

Wenn Sie Aufgaben zu Ihrer Zeitleiste hinzugefügt haben, können Sie den kleinen Kreis am Anfang einer Aufgabe bewegen, um das Startdatum zu ändern. Das Enddatum kann geändert werden, indem Sie den kleinen Kreis am Ende der Aufgabe bewegen.

Das Enddatum einer Aufgabe ist unabhängig vom Fälligkeitsdatum. Warum ist das so? Fälligkeitstermine dienen oft als Meilensteine zwischen den Übergaben von Teammitgliedern. Jedes Teammitglied kann ein eigenes Fälligkeitsdatum festlegen, während an der Aufgabe gearbeitet wird. Da nicht immer alle Aufgaben bis zum Fälligkeitsdatum abgeschlossen werden, ist es hilfreich, einen kleinen zeitlichen Puffer einzuplanen.

Sollte eine Aufgaben noch niemandem zugewiesen sein, können Sie dies direkt in der Zeitleiste festlegen. Klicken Sie dazu ganz einfach auf das Fragezeichen und suchen Sie nach einem Aufgabeninhaber.

Change Start & End Dates, Assign Tasks

Sie hätten gerne eine übersichtlichere Darstellung der Zeitleiste? Klicken Sie auf das Pfeil-Icon, um die Zeitleiste nach Platz oder Startdatum zu sortieren.

Öffnen Sie die Filter-Leiste, indem Sie auf das Icon oben rechts klicken und wählen Sie Filter aus, um festzulegen, welche Aufgaben in Ihrer Zeitleiste und Ihrem Board angezeigt werden. Sie können nach Tags, Beobachter, Fälligkeitsdatum, Status oder Zeitplan filtern.

Natürlich können Sie auch weiterhin in gewohnter Form nach einem Aufgabeninhaber filtern, indem Sie im rechten Bereich auf das Icon eines Benutzers klicken.

Sie haben viele Aufgaben zu planen? Guter Tipp: Klicken Sie auf das Abwärtspfeil-Icon und zeigen Sie Ihre Zeitleiste im Vollbildmodus an.

Vergrößern und verkleinern Sie die Ansicht für den optimalen Überblick. Klicken Sie dazu auf die Icons + und – neben Heute, oder drücken Sie die Strg-Taste und scrollen Sie mit dem Mausrad. Wenn Sie mit einem Touchpad oder Touchscreen arbeiten, verwenden Sie wie gewohnt zwei Finger, um die Ansicht zu verkleinern oder zu vergrößern.

Auf die Plätze, fertig, los

Die Zeitleiste ist ab sofort für Benutzer von MeisterTask Business und Enterprise verfügbar. Verlieren Sie am besten keine Zeit und testen Sie die zahlreichen praktischen Möglichkeiten der neuen Funktion noch heute. Wir freuen uns über Ihr Feedback hier in den Kommentaren oder auf Twitter @MeisterTask

Mehr Informationen über die Zeitleiste finden Sie in diesem Hilfe-Artikel.

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