Hello again: Begrüßen Sie wiederkehrende Aufgaben

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… und verabschieden Sie sich von Aufgaben, die Sie immer und immer wieder erstellen müssen. Wir haben Ihren Wunsch erhört und wissen, das viele Benutzer schon lange darauf gewartet haben. Worauf? Auf jene MeisterTask-Funktion, die wohl am häufigsten nachgefragt wurde. Es geht um … Trommelwirbel … wiederkehrende Aufgaben!

Hello again: Begrüßen Sie wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben

Wir kennen alle diese To-dos, die regelmäßig zu erledigen sind. Sie gehören einfach zum Berufsalltag. Dabei kann es sich um offene Rechnungen am Monatsende handeln, um den Firmennewsletter oder um das Protokoll des wöchentlichen Teammeetings. Diese immer gleichen Aufgaben werden leicht vergessen, gerade in stressigen Zeiten. Die beste Erinnerung daran ist eine wiederkehrende Aufgabe in MeisterTask.

Eine wiederkehrende Aufgabe ist im Grunde eine Automation, also ein Arbeitsschritt, der automatisch generiert wird. Diese Aufgabe wird einmal erstellt und kann beliebig oft wiederholt werden. Alles, was Sie tun müssen, ist unter der Option Wiederholen festzulegen, in welchem zeitlichen Abstand die Aufgabe wiederkehrt (z.B. wöchentlich oder monatlich).

Wenn Sie diesen Zeitraum festgelegt haben, wird zum Beispiel jeden Montag automatisch eine neue Aufgabe für die betreffende Tätigkeit erstellt. Das spart Zeit, verhindert, dass die Aufgabe vergessen wird, und erspart Ihnen außerdem den Aufwand, alles immer wieder von vorne einzutragen.

Wie erstelle ich eine wiederkehrende Aufgabe 

Eine wiederkehrende Aufgabe ist eine Automation, daher findet man Sie in MeisterTask auch unter diesem Begriff.

Die Automation für wiederkehrende Aufgaben stellen Sie ein, indem in einer beliebigen Projektspalte auf das Menü (1) klicken, dann Automationen (2) auswählen und schließlich auf Automation hinzufügen (3) klicken.

Sie können Automationen auch über die Projekteinstellungen einrichten.

Im Menü Automation hinzufügen wählen Sie Wiederkehrende Ausgabe. Dann klicken Sie auf Vorlage hinzufügen. Jetzt öffnet sich eine Vorlage, die Sie wie eine normale Aufgabe ausfüllen. Aber denken Sie daran, dass es sich um eine wiederkehrende Aufgabe handelt – es geht also um eine spezifische Tätigkeit, die wiederholt werden soll.

Jetzt können Sie die Aufgabe einer Person zuweisen, ein Fälligkeitsdatum wählen (z.B. in sieben Tagen fällig), Tags zuweisen, Beobachter oder Anhänge hinzufügen. Ebenso können Sie Checklisten erstellen, die Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf Vorlage speichern.

 

Jetzt geht’s ins Finale: Legen Sie fest, in welchem Rhythmus die Aufgabe wiederkommt, zum Beispiel jede Woche freitags oder am letzten Tag des Monats. Sie können sich natürlich auch eine Aufgabe für die Quartalszahlen erstellen oder für den Jahresbericht – alles, was Ihnen einfällt und im stressigen Alltag leicht vergessen wird! Wählen Sie ein Datum für den Beginn und schon kann’s losgehen.