MeisterTask-Coaching: So verbessern Sie Kommunikation und Projektabwicklung

Einfach, intuitiv und anpassbar – MeisterTask ist ein agiles Task- und Projektmanagement-Tool, mit dem prinzipiell jeder binnen Minuten losstarten kann. Doch ein Coaching vom Experten lohnt sich trotzdem, denn zwischen dem Verstehen der Software und der optimalen Nutzung liegen oft Welten. Der erfahrene Coach und Trainer Björn Bobach erklärt in diesem Beitrag, warum (und für wen) ein persönliches Coaching Sinn ergibt.

MeisterTask Workshop

Gerade in Zeiten von Homeoffice und Remote Work ist die Einführung eines Online-Task-Management-Tools für viele Unternehmen zur Priorität geworden, um weiterhin eine effektive Zusammenarbeit zwischen MitarbeiterInnen zu ermöglichen – oder diese mithilfe von agilen Methoden sogar noch zu verbessern. Doch für die erfolgreiche Einführung einer neuen Software braucht es oft mehr als ein paar Video-Tutorials, die den MitarbeiterInnen zur Verfügung gestellt werden. Hier kommen Coaches ins Spiel. 

Björn Bobach ist als selbstständiger Berater, Trainer und Coach im gesamten deutschsprachigen Raum im Einsatz. Zu seinen Kunden zählen sowohl Einzelunternehmer als auch Mittelständler und Großkonzerne – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum internationalen Pharmakonzern ist alles dabei. Björn setzt seit 2017 auf MeisterTask und hat als zertifizierter MeisterTask-Experte bereits über 40 MeisterTask-Workshops gehalten sowie im Rahmen von Coaching-Sessions etlichen Teams zu einer besseren Zusammenarbeit verholfen. Auch er empfiehlt MeisterTask nicht nur aufgrund der hohen Sicherheitsstandards der Software, sondern vor allem auch, weil das Tool intuitiv und einfach zu bedienen ist. Doch wenn dem wirklich so ist, wozu brauchen Unternehmen dann einen Coach? Lohnt sich das Investment, und wenn ja, für wen? Was passiert überhaupt in einer Coaching-Session? Björn Bobach hat es uns erzählt:

Björn Bobach Workshop

3 Gründe, die für ein professionelles Coaching sprechen:

Ein Coach hilft, Prozesse zu verstehen und zu optimieren.

“Um mit einer neuen Softwarelösung wie MeisterTask nachhaltig produktiv zusammenzuarbeiten, müssen sich Unternehmen als Erstes ihrer bestehenden Prozesse, Arbeits- und Denkweisen bewusst werden. Nur so findet man heraus, wie sich die alten Gepflogenheiten am besten auf das neue, agile System übertragen lassen und wo es Optimierungspotenzial gibt. Gleich zu Beginn eines Coachings werden MitarbeiterInnen daher über verschiedenste Fragen zur Reflexion angeregt. Als Außenstehender ist ein guter Coach in der Lage, hier bereits etliche wertvolle Informationen zu sammeln, auf die dann während des eigentlichen Software-Trainings näher eingegangen werden kann.”

Ein Coach unterstützt erfolgreiches Change-Management.

“Der Umstieg auf ein neues Arbeits- und Kommunikationssystem stellt für MitarbeiterInnen oft eine drastische Veränderung dar. Und während manche solch einer Veränderung offen gegenüberstehen oder sich sogar auf die damit einhergehenden Verbesserungen freuen, gibt es fast immer auch einige, die der Umstellung mit Skepsis oder sogar Angst begegnen. Gerade die neue Transparenz, die Tools wie MeisterTask bringen, ist für viele MitarbeiterInnen anfangs beunruhigend. Ein guter Coach bringt diese Ängste durch gezielte Fragen zum Vorschein und kann sie sofort adressieren, um so nach und nach alle MitarbeiterInnen an Board zu holen.” 

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Ein Coach hilft, Regeln für Kommunikation und Zusammenarbeit zu entwickeln.

“Ja, MeisterTask ist im Gegensatz zu vielen anderen Produktivitätstools besonders einfach zu bedienen und extrem anpassbar. Doch diese Eigenschaften bergen auch Risiken: Sie verleiten oftmals dazu, einfach drauf los zu arbeiten, ohne sich am Beginn eingehend zu überlegen, wie genau die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team ablaufen sollen. Welche Tags wollen wir definieren? Welche Informationen sollen in der Aufgabenbeschreibung gespeichert werden, welche in benutzerdefinierten Feldern und welche in den Checklisten? Wessen Verantwortung ist es, eine Aufgabe im Projekt weiterzuschieben oder Beobachter hinzuzufügen? Wer diese Fragen nicht klärt und keine entsprechenden Spielregeln aufstellt, riskiert Missverständnisse und Frustration. Ein guter Coach kennt alle Fallen, in die unerfahrene Teams tappen können, und hilft, Regeln zu entwickeln, die für alle Sinn ergeben.” 

Wie läuft ein Coaching ab?

Björn Bobach

Coaching ist Beratung ohne Ratschlag.

Wenn Björn Bobach in ein Unternehmen gerufen wird, um bei der Einführung von MeisterTask zu helfen, geht er dabei in drei Schritten vor:

Teil 1: Die Fragerunde

“Ich beginne bei Gruppen-Workshops immer mit einer Fragerunde, um herauszufinden, wie MitarbeiterInnen bisher gearbeitet haben, welche Tools sie verwenden, wie die Prozesse funktionieren und wo es Unzufriedenheiten gibt. Hier achte ich nicht nur darauf, was mir mit Worten kommuniziert wird, sondern auch darauf, wie sich MitarbeiterInnen verhalten und auf die Kommentare ihrer KollegInnen reagieren. Das zeigt schnell, welche Personen den neuen Arbeitsweisen gegenüber offen sind und wo sich die KritikerInnen befinden. Es ist jedoch nicht mein Ziel, den KritikerInnen ihre Bedenken auszureden. Coaching ist Beratung ohne Ratschlag – meine Aufgabe ist es also, MitarbeiterInnen über gezielte Fragen zur Reflexion anzuregen und so selbst zu erkennen, wo ihre Ängste herkommen und warum die Mehrwerte eines Tools wie MeisterTask deutlich überwiegen.” 

Teil 2: Das Software-Training

“Im zweiten Teil geht es um die Funktionen des Tools – vom Dashboard bis zur Zeitleiste gehen wir hier alle Features durch, die MeisterTask bietet. Allerdings handelt es sich auch hier nicht um eine Beschallung von vorne. Stattdessen erstelle ich gemeinsam mit der Gruppe ein Projekt von Anfang bis Ende und bleibe dabei stets im Dialog mit den TeilnehmerInnen. Ich erkläre das Kanban-Prinzip und die Vorteile des agilen Arbeitens, gebe Tipps für den Aufbau einer effektiven Projektstruktur und zeige vor, wie die Zusammenarbeit in so einem Projekt praktisch abläuft.”

Teil 3: MitarbeiterInnen werden aktiv

“Sobald alle TeilnehmerInnen das Prinzip von MeisterTask verstanden haben und mit den Funktionen des Tools vertraut sind, verlasse ich die Bühne. Jetzt sind die MitarbeiterInnen selbst am Zug und erstellen ihre ersten eigenen Projekte. Dabei stehe ich ihnen immer noch zur Seite und hinterfrage zum Beispiel, warum sie eine bestimmte Projektstruktur gewählt haben und ob es nicht vielleicht noch Möglichkeiten gibt, ihre Boards und Abläufe zu optimieren.” 

Optional: Das Einzelcoaching

“Im Anschluss an einen Gruppen-Workshop gebe ich immer wieder noch Einzelcoachings für individuelle MitarbeiterInnen, wenn ich feststelle, dass ich sie während des Workshops noch nicht richtig abholen konnte. Unter vier Augen ist es dann für die meisten leichter, ihre persönlichen Bedenken noch einmal deutlich auszusprechen und Fragen zu stellen, die sie sich vor ihren KollegInnen nicht getraut haben zu verlautbaren.”

Teil 4: Der Recall

“Nach vier bis sechs Wochen gibt es schließlich einen Recall-Termin, bei dem ich mich noch einmal für eine Stunde zur Verfügung stelle. Meist sind dann jedoch nur noch vereinzelt Fragen offen, sodass der Termin oft schon nach 15 Minuten vorbei ist. Das zeigt mir, dass ich meine Arbeit während des Workshops gut gemacht habe.”

Björn Bobach Präsentation

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Coaching? 

Zu welchem Zeitpunkt macht es Sinn, einen Coach zur Hilfe zu ziehen? Sollen MitarbeiterInnen das Tool zuerst selbst ausprobieren oder ist es besser, den ersten Blick auf das Tool gemeinsam mit dem Profi zu werfen? Björn Bobach meint: 

“Ideal ist es, das neue Tool den Mitarbeitern schon vorab vorzustellen und ihnen – zum Beispiel im Rahmen eines Trials – Zugang zu geben. Zu diesem Zeitpunkt kann aber bereits der Workshop angekündigt werden, damit MitarbeiterInnen sich schon gedanklich darauf einstellen können. Der Workshop selbst kann dann z.B. vier Wochen später stattfinden. In jedem Fall sollte er möglichst früh organisiert werden, damit es nicht schon vorab zu Frustrationen kommt, die dann während der Coaching-Session mühsam durch Überzeugungsarbeit wieder abgebaut werden müssen.”

Wer sollte an dem Workshop teilnehmen?

“Ich empfehle immer, MeisterTask zuerst in einer Abteilung einzuführen, also nicht sofort die gesamte Firma zu involvieren. Die Gruppe selbst sollte möglichst heterogen sein – eine Mischung aus Alten und Jungen, Führungskräften und verschiedensten Teammitgliedern ist ideal. Denn für die nachhaltige Adoption einer neuen Software ist es wichtig, dass durch die Bank alle Mitarbeiter gemeinsame Ziele verfolgen und gemeinsam entscheiden, wie ihre Projekte und Prozesse fortan funktionieren sollen. Wenn dies wieder nur von den Führungskräften entschieden wird, sorgt das unter den MitarbeiterInnen für Widerstand. Die Gruppengröße sollte insgesamt eher klein gehalten werden, um die Workshops noch effektiv gestalten zu können. Bei Präsenzworkshops sind Gruppen mit bis zu fünfzehn Teilnehmern ideal. Ich biete aber auch Online-Workshops und meiner Erfahrung nach machen hier maximal zehn Teilnehmer Sinn, damit auch wirklich alle zu Wort kommen.” 

Interesse an einem Coaching? 

Wenn auch Sie für die Einführung von MeisterTask einen Profi zu Hilfe ziehen wollen, wenden Sie sich direkt an Björn Bobach oder besuchen Sie MeisterTasks Partner-Seite, auf der alle zertifizierten MeisterTask-Experten vorgestellt werden.