Mit Mindmaps zu effektiveren Besprechungen (Tutorial)

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Besprechungen nehmen sehr viel Arbeitszeit in Anspruch und dennoch bringen die stundenlangen Diskussionen und Brainstormings oft kein klares Ergebnis. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine Methode vor, mit der Sie Ihre Besprechungen produktiver machen – und zwar mit unserem Online-Mindmapping-Tool MindMeister.

Mit Mindmaps zu effektiveren Besprechungen (Tutorial)

Mit MindMeister können Sie:

  • Eine effektive Meeting-Agenda erstellen und teilen
  • Alle relevanten Links, Grafiken und Dateien hinzufügen
  • In nur wenigen Klicks ansprechende Präsentationen erstellen
  • Effiziente Besprechungsprotokolle verfassen und teilen
  • Aufgaben direkt in der Map erstellen und zuweisen

Mindmaps sind ein sehr effektives Werkzeug, wenn es um die Organisation von Besprechungen geht. Sie ermöglichen eine klare Struktur und einen guten Überblick über die Agenda.

Saskia Bral, Dewaele Group

Warum Mindmaps?

Mindmaps sind visuelle Darstellungen von Informationen. Anstelle eines linearen Textformats, das Sie von Word-Dokumenten kennen, organisieren Mindmaps Ihre Agenda und Besprechungsprotokolle in einer leicht verständlichen, zweidimensionalen Struktur. Auf diese Weise können Sie alle wichtigen Notizen auf einen Blick erfassen. Meeting-Mindmaps visualisieren Zusammenhänge zwischen Ideen, heben Prioritäten hervor und fassen eine Diskussion auf einer einzigen Seite zusammen.

Da MindMeister komplett webbasiert ist, können alle Besprechungsteilnehmer gleichzeitig an der Map arbeiten, indem sie Notizen zu Themen hinzufügen, über Ideen abstimmen, visuelle Medien anhängen, Aufgaben erstellen oder Prioritäten zuweisen.

Wir könnten auch Google Docs für unsere Besprechungsprotokolle verwenden. Mindmaps sind allerdings visuell viel attraktiver und leichter zu verstehen, da alles Wesentliche (Agenda, Entscheidungen, Meinungen) in einer Map zusammengefasst ist.

Mr. Horie, Marketing Manager, ChatWork

Effektive Besprechungen mit Mindmaps

1. Meeting-Agenda vorbereiten

Dank der visuellen Struktur von Mindmaps können sich alle Teilnehmer sofort einen Überblick über die gesamte Meeting-Agenda verschaffen und direkt mit der Diskussion loslegen. Bei der Vorbereitung einer Meeting-Mindmap können Sie entweder mit einer leeren Map beginnen oder eine Vorlage aus der MindMeister-Bibliothek verwenden.

Das Thema Ihrer Besprechung steht immer in der Mitte der Map, die restliche Struktur der Map hängt von der Art der Besprechung ab. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel einer einfachen, aber effektiven Meeting-Mindmap, die auf einer unserer Map-Vorlagen basiert:

Wie Sie sehen können, hält diese Map fest, wer an der Besprechung teilnimmt. Sie bietet Platz für relevante Dokumente, wichtige Ankündigungen, Diskussionsnotizen sowie Aufgaben, die sich aus der Diskussion ergeben. Diese Struktur ist hilfreich für etwas förmlichere Besprechungen, die eine genaue Aufzeichnung erfordern, auf die Sie später zugreifen können.

Erstellen Sie ein System aus Farbcodes und Icons, um einzelne Elemente hervorzuheben und Informationen übersichtlich darzustellen. Sobald Sie ein System entwickelt haben, das für Ihre Zwecke gut funktioniert, können Sie es für alle zukünftigen Meeting-Maps wiederverwenden.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Besprechungs-Map – sie ähnelt der Map, die wir bei MindMeister für unsere wöchentlichen Statusbesprechungen verwenden. Die Struktur Bevorstehend, In Arbeit, Erledigt spiegelt das Kanban-System wider, mit dem wir in unseren MeisterTask-Projekten arbeiten.

Um Zeit zu sparen, erstellen wir nicht jede Woche eine komplett neue Mindmap. Stattdessen duplizieren wir die Map, die wir in der Vorwoche verwendet haben und teilen diese einen Tag vor der Besprechung mit den Abteilungsleitern. Auf diese Weise können Sie Elemente aus Bevorstehend einfach per Drag & Drop zu In Bearbeitung ziehen und abgeschlossene Elemente von In Bearbeitung zu Fertig.

Über die Seitenleisten im Mindmap-Editor können Sie Links zu externen Websites, Google Docs oder anderen Mindmaps hinzufügen. Sie können auch ergänzende Dateien wie Projektpläne oder Berichte anhängen und Grafiken, Diagramme, Videos etc. hochladen.

2. Ansprechende Präsentationen erstellen

Egal, ob Sie eine Idee Ihrem Team oder Ihren Führungskräften präsentieren – eine Mindmap ist ein Format, das das Publikum anspricht und dabei hilft, Ihrem Gedankengang zu folgen. Das Erstellen von Mindmap-Präsentationen ist schnell und einfach. In weniger als drei Minuten haben Sie eine dynamische Slideshow zusammengestellt! Im folgenden Video sehen Sie, wie Sie eine Präsentation erstellen:

Das Beste an einer Mindmap-Präsentation ist, dass Sie (und alle anderen) direkt in der Map Notizen verfassen und Ideen kommentieren können – sei es während Ihrer Präsentation oder im Rahmen der anschließenden Diskussion.

Für Besprechungen vor Ort können Sie Ihr Gerät einfach an einen Beamer anschließen und die Präsentation auf eine Leinwand projizieren. Befindet sich Ihr Publikum nicht im selben Raum, können Sie die Teilnehmer im Vorhinein zur Mindmap einladen und die Präsentation mit MindMeister in Echtzeit übertragen.

Dank MindMeister verbringen wir viel weniger Zeit in Meetings. Die Besprechungen sind kurz und bündig, weil wir alle wichtigen Informationen vorbereitet haben, bevor wir beginnen.

Liam Hughes, Biggerplate

3. Effiziente Besprechungsprotokolle anfertigen

Sollten Sie keine Agenda vorbereitet haben, können Sie jederzeit schnell eine leere Map öffnen und während der Besprechung Notizen verfassen. Mindmaps sind ein optimales Format für jede Art von Notizen – wir sagen Ihnen warum:

  • Anstatt das Gehörte Wort für Wort gedankenlos zu transkribieren, ermutigen Mindmaps dazu, aussagekräftigere Notizen zu machen.
  • Sie können an jeder beliebigen Stelle der Map Informationen hinzufügen. Das ist besonders nützlich, wenn die Diskussion zwischen mehreren Themen hin- und herspringt.
  • Sie können mit Tastenkombinationen neue Elemente hinzufügen, um schnell Notizen zu verfassen. Das kann besonders bei kreativen Brainstorming-Sitzungen von Vorteil sein. 
  • Sie können Elemente für wichtige Schlüsselwörter erstellen und im Notizbereich jedes Themas detaillierte Informationen hinzufügen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Map überschaubar und strukturiert bleibt.

Bei der Ideenfindung und kreativen Aufgaben sind Mindmaps um 30 % effizienter als lineare Dokumente.

Daniel Attallah, CEO, Pixum

4. Aufgaben erstellen und zuweisen

Eine effektive Besprechung endet nicht, bevor Aufgaben definiert und den verantwortlichen Personen zugewiesen wurden. Wenn Sie den Besprechungsraum verlassen, ohne genau zu dokumentieren, was zu tun ist, riskieren Sie, dass Ihre besten Ideen nie umgesetzt werden.

Mit MindMeister können Sie Aufgaben direkt in jener Mindmap erstellen, die Sie für Notizen verwendet haben. Der Mindmap-Editor bietet wichtige Aufgabenmanagement-Funktionen wie das Festlegen von Fälligkeitsterminen, das Zuweisen von Aufgaben an Map-Mitarbeiter, das Abschließen von Aufgaben und vieles mehr. Wählen Sie einfach ein Element in Ihrer Map und verwenden Sie das Widget in der Seitenleiste, um das Element in eine Aufgabe zu verwandeln.

MindMeister lässt sich nahtlos in das Online-Aufgabenmanagement-Tool MeisterTask integrieren. Sie können sich mit Ihrem bestehenden MindMeister-Konto bei MeisterTask anmelden und Aufgaben aus Ihrer Map direkt in agile Kanban-Boards exportieren. Sehen Sie sich das folgende Video an, um diesen Workflow hautnah mitzuerleben:

Jetzt wissen Sie, wie Ihnen Mindmaps dabei helfen, effektive Besprechungen abzuhalten und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer immer auf dem selben Stand sind. Wir sind gespannt, wie Sie Mindmaps erfolgreich in Ihren Workflow integrieren und freuen uns über Ihr Feedback hier in den Kommentaren oder auf Twitter @meistertask.

Verwalten Sie Meetings mit Online-Mindmaps

Loslegen!