Moderne Medienagenturen managen Projekte mit MeisterTask

In Agenturen gibt es stets eine Vielzahl an Aufgaben und Projekten, die übersichtlich und effizient koordiniert werden müssen – von administrativen To-dos bis zur Steuerung komplexer Kampagnen. In diesem Beitrag berichten die Gründer der Hamburger Medienagentur tastic media, wie und warum sie all ihre Aufgaben mit MeisterTask verwalten.

tastic media verwendet MeisterTaks

tastic media ist eine junge Medienagentur, die Dienstleistungen im Bereich Design, Software-Entwicklung sowie Management anbietet. Zu den Kunden der Agentur zählen sowohl Privatpersonen als auch Startups und KMU aus verschiedensten Branchen. Das Kernteam der Agentur bilden die beiden Gründer, Maurice Bötger und Markus Hagelganz, die gemeinsam mit einem Team von vier externen Mitarbeitern kreative Projekte für Kunden umsetzen. 

Projektkoordination auf Distanz

Bei tastic media arbeiten sowohl das Kernteam als auch externe Mitarbeiter großteils remote, also aus dem Homeoffice. Umso wichtiger war es für die Agentur deshalb, ein webbasiertes Tool zu finden, das den Teammitgliedern auch auf Distanz eine effektive Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. 

“Eine ordentliche, systematische Projektkoordination ist die Voraussetzung für erfolgreiche Projekte und zufriedene Kunden,” berichtet Markus Hagelganz. “Nach der Gründung von tastic media im Frühjahr 2019 haben wir zunächst versucht, unsere Aufgaben und Projekte manuell zu verwalten, haben jedoch schnell gemerkt, dass dies weder effektiv noch praktisch ist.”

Auf der Suche nach einem passenden Tool testete das Team zuerst das bekannte Organisationstool Trello, das jedoch weder in Sachen Design noch in Bezug auf Funktionsumfang richtig überzeugte. Über Vergleichsplattformen stießen die Gründer schließlich auf MeisterTask.

Warum gerade MeisterTask?

MeisterTask ist nun seit Anfang 2020 aktiv bei tastic media im Einsatz. Maurice Bötger erzählt, warum sich das Team für die Task-Management-Lösung ‘made in Germany’ entschieden hat:

“MeisterTask hat eine deutlich modernere und intuitivere Benutzeroberfläche als andere Tools, die wir uns angesehen haben. Es ist einfach zu verwenden und bietet trotzdem die nötige Funktionalität, um auch komplexe Projekte zu verwalten. Besonders das Dokumentieren unserer Arbeitszeit, die einfache Aufgabenplanung sowie die Möglichkeit, Aufgabenabhängigkeiten zu setzen, haben sich für unsere Prozesse als essenzielle Hilfsmittel entpuppt.”

Ein Tool, etliche Anwendungen

tastic media Projekt

Als Agentur lebt tastic media natürlich von der erfolgreichen Abwicklung ihrer Kundenaufträge. Um stets die Übersicht über aktive Aufträge zu behalten, hat das Team ein eigenes Auftragsboard in MeisterTask angelegt, auf das alle Teammitglieder Zugriff haben. Alle Informationen zu den jeweiligen Aufträgen werden in diesem Board gespeichert und sind so stets für alle Beteiligten griffbereit. 

Administrative Aufgaben werden hingegen in einem separaten Board verwaltet, auf das nur die Führungsebene Zugriff hat. Darin befinden sich z. B. Tasks zum Thema Rechtsfragen, Entscheidungen und Sitzungen. 

Hinzu kommen individuelle Boards für große interne Projekte sowie Kundenprojekte. Zu diesen werden immer nur jene Teammitglieder hinzugefügt, die auch aktiv am jeweiligen Projekt beteiligt sind. 

Auftragsverwaltung mit MeisterTask

Aufträge bzw. Bestellungen werden bei tastic media, wie bereits erwähnt, in einem MeisterTask-Board verwaltet, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben. Das Board hat insgesamt sechs Spalten:

  • Orders: Hier werden alle eingehenden Bestellungen als Aufgaben hinterlegt.
  • Paid: Sobald eine Bestellung bezahlt wurde, wird die Aufgabe in diese Spalte verschoben. Hier können sich Mitarbeiter Aufgaben selbstständig zuweisen.
  • In Progress: Sobald ein Mitarbeiter tatsächlich mit der Arbeit beginnt, verschiebt er die Aufgabe in diese Spalte. Eine hinterlegte Automation in der Spalte startet die Zeiterfassung.
  • Delivered: Fertiggestellte Aufträge werden in die Delivered-Spalte verschoben und dort durch eine weitere Automation als abgeschlossen markiert.
  • Pending/Cancelled: Sollte ein Auftrag storniert werden oder der Status noch nicht geklärt sein, wird die Aufgabe in eine dieser beiden Spalten verschoben. 

Aufträge verwalten in MeisterTask

Das Team verwendet außerdem Tags, um auf einen Blick anzuzeigen, welche Prozesse eine Aufgabe bereits durchlaufen hat. Eine Aufgabe, deren Bestellung bezahlt wurde, wird z. B. mit dem blauen “Paid”-Tag markiert. 

MeisterTasks benutzerdefinierte Felder dienen dem Team dazu, wichtige Auftragsinformationen in den Aufgaben festzuhalten. So werden etwa die Bestellnummer, spezielle Kundenwünsche sowie Informationen zu den Honoraren externer Projektmitarbeiter in Feldern festgehalten. 

MeisterTask Aufgabendialog

Task-Management-Funktionen für moderne Agenturen

MeisterTask bietet eine Reihe an Funktionen, die besonders im Kontext der Projektverwaltung einer Medienagentur unerlässlich sind. 

“Wir schätzen besonders die integrierte Zeiterfassung in MeisterTask. Die Arbeitsstunden, die wir in einen Auftrag investieren, müssen gut protokolliert werden, um eine akkurate Bezahlung der externen Mitarbeiter sicherzustellen.”

Aber auch benutzerdefinierte Felder, Zeitleisten und Aufgabenabhängigkeiten helfen dem Team von tastic media dabei, ihre Aufgaben effizient zu verwalten. 

“MeisterTask bringt einfach die nötige Übersicht und Organisation in all unsere Projekte und Prozesse. Das moderne Design mit den anpassbaren Hintergründen wertet zusätzlich alles optisch auf.”

Effizientes Task-Management

So funktioniert die Teamarbeit auch auf Distanz.

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