Online-Formulare automatisieren mit MeisterTask und Zapier

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Je effizienter Sie arbeiten, desto mehr können Sie erreichen. Wenn Sie Online-Formulare erstellen und diese über Zapier mit MeisterTask verbinden, können Sie Abläufe automatisieren und dadurch wertvolle Zeit sparen. In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie Sie mithilfe von Automationen für Online-Formulare Ihre Prozesse effizienter gestalten. 

Mit Online-Formularen können Unternehmen Informationen für verschieden Zwecke sammeln: Kundenaufträge, Anfragen, Bewerbungen, Lead-Generierung und vieles mehr. Um diese Formulare optimal zu nutzen, sind zwei Dinge unbedingt erforderlich: eine Online-Formular-Software, die Ihren Anforderungen entspricht, und ein Aufgabenmanagement-System zur Verarbeitung der gesammelten Informationen.

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Wenn Sie sich für eine Formular-Software entschieden haben, sollten Sie sich im nächsten Schritt auf die Optimierung Ihres Workflows konzentrieren, damit so viel manuelle Klickarbeit wie möglich vermieden werden kann. Hier kommen Automationen ins Spiel. 

Die Vorteile von Automationen

Je reibungsloser und klarer Arbeitsabläufe sind, desto effizienter können Aufgaben erledigt werden. Automationen sind für diesen Prozess entscheidend, da sie die Arbeit konsistenter machen und einfache Aufgaben automatisch erledigen. Je mehr Arbeitsschritte Sie automatisieren, desto schneller werden Ihre Prozesse ausgeführt und desto besser sind die Ergebnisse.

Unsere Partner bei Zapier sind auf Automationen spezialisiert. Wenn Sie bereits mit MeisterTask und einer Online-Formular-Software arbeiten, können Sie beide Anwendungen mithilfe von Zapier ganz einfach verbinden und damit Workflows mit zeitsparenden Automationen erstellen. 

Wenn Sie nur mit MeisterTask arbeiten, um Ihre Datenerfassung zu verwalten (z.B. durch manuelles Hinzufügen von Aufgaben, um Anfragen, Feedback usw. zu bearbeiten), können Sie bereits mit der einfachsten Lösung von Zapier alle Vorteile automatisierter Datenerfassung nutzen und trotzdem Ihre gesamte Arbeit an einem Ort behalten. 

Erfahren Sie mehr über die MeisterTask-Zapier-Integration.

Über IFTTT und Zaps

Mit Zapier können Sie die von Ihnen verwendeten Programme über spezielle Automationen – sogenannte Zaps – miteinander verbinden. Diese arbeiten auf einer einfachen “If this, then that”-Basis (IFTTT), also: “Wenn dies, dann das”. Mit Zapier können Sie Aktionen programmieren, die automatisch ausgeführt werden, wenn ein Auslöser (Trigger) auftritt.

Bei Online-Formularen wird das Sammeln und Verwalten der erhaltenen Daten bedeutend einfacher. Sie können Eingaben aus dem Formular automatisch in ein MeisterTask-Projekt übertragen, in dem alle nächsten Schritte logisch strukturiert sind. Zapier verbindet also zwei effektive, aber separate Prozesse und kombiniert sie zu einem einzigen intuitiven Workflow:

  • Ein Auslöser (Trigger) in einem Online-Formular, z.B.: für Bestellungen, Interessensbekundungen oder zum Registrieren einer Beschwerde.
  • Eine Aktion in MeisterTask, die eine strukturierte Methodik zur Bearbeitung von Kundenaufträgen, Anfragen oder Tickets zur Verfügung stellt.

Zapier ist die geheime Zutat, die die beiden Enden des Prozesses miteinander verbindet.

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Online-Formulare automatisieren mit Zapier und MeisterTask

Es gibt unzählige Anwendungsfälle für die Integration von Online-Formularen mit MeisterTask über Zapier. In diesem Abschnitt sehen wir uns drei Möglichkeiten an, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Produktivität zu steigern.

#1 eCommerce beschleunigen

Für Unternehmen, die online oder zumindest teilweise online aufgebaut sind, ist ein Online-Store überlebenswichtig. Während ein eCommerce-Shop schnell erstellt ist, ist es umso schwieriger, eine gute Kundenerfahrung – vom Stöbern bis zur Lieferung – zu gewährleisten. Ein reibungsloser Ablauf zwischen Kundenaufträgen und Auftragsabwicklung trägt zur Minimierung der Lieferzeiten bei und steigert gleichzeitig die Kundenzufriedenheit und das Unternehmenswachstum. 

Viele beliebte eCommerce-Plattformen, darunter Shopify, Squarespace und Horoshop, lassen sich mit Zapier verbinden. Das heißt: Die Integration zwischen Ihrem Online-Shop und Ihrem Workflow in MeisterTask ist nur einen Zap entfernt. Ein einfaches Beispiel wäre eine “Neue Bestellung -> Neue Aufgabe”-Automation, wie es die folgende Horoshop-MeisterTask-Integration (unterstützt von Zapier) zeigt. Dadurch werden neue Bestellungen aus dem Shop übernommen und spezielle Aufgaben für die Bearbeitung erstellt – ganz automatisch und ohne manuelle Eingaben

Sobald Aufgaben in MeisterTask erstellt wurden, können Sie weitere Automationen einrichten, die den Auftrag einer Person zuweisen (Lagerverwalter, Mitarbeiter des Logistikteams usw.), sowie den Fortschritt mitverfolgen, bis der Auftrag geliefert und die Aufgabe abgeschlossen ist.

In unserem Help-Center erfahren Sie, wie Sie Zapier-Integrationen für Ihr MeisterTask-Konto einrichten.

#2 Leads verwalten 

Selbst wenn Sie nicht direkt verkaufen, können Sie mithilfe von Online-Formularen neue Leads identifizieren, die von Ihrem Verkaufsteam über andere Kanäle verfolgt werden können. Anstatt Lead-Informationen manuell in MeisterTask einzugeben, können Sie ein Online-Formular auf Ihrer Website einrichten und anschließend einen Zap konfigurieren, um Informationen automatisch an MeisterTask zu übermitteln. Auf diese Weise können Sie die Conversion maximieren und Ihre Online-Präsenz optimal nutzen. 

Diese Lösung eignet sich besonders gut für kleinere Teams, die keine dedizierte CRM-Software zur Lead-Generierung verwenden, sowie für jene, die bereits mit Online-Formularen arbeiten, aber Eingaben manuell steuern. Ein schnelles Wechseln zwischen einem Online-Formular-Generator (JotForm, Typeform etc.) und MeisterTask spart Ihnen wertvolle Zeit bei der Dateneingabe. 

Im Idealfall erstellt Ihre Automation automatisch Aufgaben in MeisterTask, die in unseren intuitiven, anpassbaren Kanban-Boards logisch strukturiert sind. Erstellen Sie Spalten, die die verschiedenen Aktionen abbilden, die Ihr Team mit generierten Leads durchführt: E-Mail-Follow-up, Anrufe, Demos, Abschlüsse, etc. Verschieben Sie die Leads anschließend ganz einfach von links nach rechts, damit Sie jederzeit einen Überblick über den Fortschritt Ihrer Aufgaben haben.

#3 Support-Tickets verwalten 

In einem hart umkämpften Geschäftsfeld, in dem der Erfolg eines Unternehmens durch Bewertungen sowohl positiv als auch negativ beeinflusst werden kann, war Kundenbetreuung noch nie so wichtig wie heute. Daher ist ein klar definierter Prozess zur Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden unverzichtbar.

Wenn Sie ein einfaches Kontaktformular verwenden, um Kundenanfragen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen zu sammeln, können Antworten und Aktionen schnell zur Herausforderung werden, sobald etwas nicht ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Sie jedoch mit Zapier arbeiten, um Formularantworten in Ihre MeisterTask-Projekte zu integrieren, wird jede Übermittlung automatisch in eine umsetzbare Aufgabe verwandelt. Sie können sogar Automationen einrichten, die Benachrichtigungen auf der Facebook-Seite Ihres Unternehmens, Catch-all-Weiterleitungen und vieles mehr beinhalten. Mit MeisterTask verwalten Sie Anfragen einfach und zentral, ohne Dutzende Tools geöffnet zu haben.

MeisterTask bietet auch eine praktische Integration mit Zendesk.


Wenn Sie sich mit Anfragen zur Fehlerbehebung befassen, verwenden Sie Ihr MeisterTask-Board, um den relevanten Problemlösern in Ihrem Unternehmen technische Aufgaben zuzuweisen und die gesamte Kommunikation über das Problem an einem Ort zu sammeln. Auf diese Weise ermöglichen Sie Effizienz und Transparenz und helfen Support-Mitarbeitern und Kunden, stets auf dem Laufenden zu bleiben. 

Auf die Plätze, fertig, zap!

Wenn Sie Integrationen verwenden und Automationen erstellen, verbessern Sie dank MeisterTask stetig Ihre Prozesse. Verbinden Sie Ihre Tools ganz einfach mit intelligenten, zeitsparenden Zaps und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen.

Wir sind gespannt, wie Sie MeisterTask und Zapier nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern und freuen uns über Ihr Feedback hier in den Kommentaren oder auf Twitter @MeisterTask.

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