O processo de planejamento de projeto começa antes do projeto em si e segue durante toda a sua duração. Sua meta é planejar adequadamente o tempo, custo e recursos necessários para o projeto, minimizando riscos. O principal produto do planejamento é o plano de projeto, que inclui o cronograma e planos de apoio do projeto.
Plano de gerenciamento de projeto — passo a passo
Confira a seguir um guia simples com as etapas básicas do plano de gerenciamento de projeto. Note: a ordem sugerida das etapas não é obrigatória, embora seja aplicável à maioria dos cenários.
1ª etapa: identificar as partes interessadas do projeto
Comece seu processo de planejamento de projeto identificando as partes interessadas. Tratam-se de indivíduos, grupos ou organizações que podem afetar ou ser afetados por um projeto. Elas incluem:
- O patrocinador do projeto
- O líder do projeto
- Membros da equipe do projeto
- Examinadores do projeto
- Prestadores de serviço
- Consultores
- Consumidores e clientes
- Usuários do produto do projeto
- Grupos impactados pelo projeto
- E outros
A tarefa de gerenciamento das partes interessadas começa com a identificação de todas as partes interessadas, mas não termina até que o projeto seja concluído. Ao longo do seu andamento, partes interessadas devem ser gerenciadas, ou seja, atualizadas sobre o andamento do projeto — e seu feedback deve ser considerado.
Por isso, boa comunicação é fundamental. É dever do gerente de projeto manter um diálogo produtivo com todos os envolvidos e afetados pelo projeto, e não apenas com seus membros principais.
Por outro lado, alguns projetos podem ser tão complexos que você não consegue dar a todos os interessados a mesma atenção. Nesse caso, é importante identificar as principais partes interessadas, ou seja, aqueles que são essenciais ao sucesso do seu projeto.
As principais partes interessadas incluem o patrocinador do projeto (indivíduo que possui a responsabilidade geral por ele) e a gerência sênior. Priorizar as necessidades e objetivos das principais partes interessadas ajudará a aumentar as chances de sucesso do seu projeto.
2ª etapa: identificar as metas e objetivos do projeto
Metas e objetivos de um projeto dependem das necessidades das partes interessadas. Portanto, entender quem são as partes interessadas e quais as necessidades delas é o primeiro passo para determinar as metas do projeto.
Uma boa forma de determinar suas necessidades é fazer entrevistas com as partes interessadas, preferencialmente no início do processo de planejamento de projeto.
Dica: você pode tomar notas durante as entrevistas e salvá-las diretamente em um mapa mental das partes interessadas do projeto, semelhante ao da imagem acima.
Depois de obter uma visão clara das necessidades das partes interessadas, você pode transformá-las em um conjunto de metas inteligentes, seguindo o princípio SMART:
- Específico
- Mensurável
- Atingível
- Relevante
- Temporal
Metas x objetivos
As metas de projeto são os resultados esperados de um projeto. Podem ser descritas em frases genéricas, como “aumentar o número de visitantes do site em 30% até o final do ano” ou “coletar 500 leads de vendas qualificados nos próximos três meses”. Um projeto pode ter vários objetivos.
As metas têm a ver com O QUÊ o projeto deve alcançar. Os objetivos, por outro lado, são COMO essas metas podem ser alcançadas. Cada meta pode ter vários objetivos.
Exemplo:
Meta:
- Coletar 500 leads de vendas qualificados nos próximos três meses
Objetivos:
- Criar um artigo técnico sobre os benefícios do gerenciamento ágil de tarefas para coletar leads qualificados
- Criar uma campanha no LinkedIn para direcionar potenciais leads à landing page do artigo
- Dar continuidade ao artigo técnico com um webinar para transformar leitores em leads de vendas qualificados
3ª etapa: identificar as entregas do projeto
As entregas do projeto são os produtos tangíveis fornecidos como resultado do projeto. Normalmente, há dois tipos de entregas:
- Entregas do projeto, como o plano de projeto, atas ou relatórios.
- Entregas do produto, como material intelectual, bens de consumo, contratos, e assim por diante.
Entregas têm os seguintes atributos:
- Podem ser destinadas às partes interessadas internas e externas: atas, por exemplo, podem ser destinadas à equipe principal do projeto, enquanto relatórios oficiais podem ser criados para manter clientes ou partes interessadas informados.
- Geralmente têm um prazo: prazos são uma parte importante do planejamento de projeto – isso vale para metas, objetivos, entregas e tarefas individuais.
- Podem representar estágios de um projeto: as fases de um projeto podem ser representadas por entregas principais. No caso de um novo aplicativo móvel, por exemplo, as entregas/fases podem incluir: 1. Conceito do aplicativo, 2. Mockup, 3. Design e 4. Protótipo.
- Podem representar tarefas individuais dentro de um projeto: tarefas individuais podem produzir entregas, mas, muitas vezes, várias tarefas (dependentes) devem ser concluídas para se criar uma entrega.
Entregas x objetivos
As entregas e objetivos do projeto estão intimamente relacionados, mas não são a mesma coisa. Você pode precisar de uma ou várias entregas para cumprir um objetivo, ou conseguir cumprir vários objetivos com apenas uma entrega.
Exemplo:
Objetivo:
- Criar uma campanha no LinkedIn para direcionar potenciais leads à landing page do artigo técnico
Entregas:
- Landing page do artigo técnico
- Anúncio do LinkedIn
- Relatório de campanha
Neste exemplo, há uma ordem lógica para o prazo das entregas. Primeiro, a landing page precisa ser criada, seguida da campanha de anúncio. Por último, após o término da campanha, pode ser criado um relatório sobre o sucesso dela.
Observe que, neste exemplo, cada entrega pode ser dividida em tarefas individuais, as quais podem ser atribuídas a diferentes membros do projeto. A criação de uma landing page, por exemplo, pode exigir conteúdo do redator, design do designer de interface do usuário e implementação de um desenvolvedor.
4ª etapa: criar o cronograma do projeto
No gerenciamento de projeto tradicional, o cronograma do projeto lista todas as atividades e entregas com as datas de início e término pretendidas – e, portanto, fornece um cronograma para todo o projeto.
Para definir o cronograma do seu projeto, você precisará:
- Definir atividades com base em seus objetivos e entregas
- Dividir atividades em tarefas
- Estimar o tempo necessário para cada tarefa
- Localizar dependências de tarefas e acomodá-las no cronograma
- Atribuir recursos (humanos) às tarefas
Após saber exatamente o que precisa ser feito, quem vai fazer o quê e o prazo para que tudo seja realizado, defina todo o cronograma do projeto. Embora pareça simples, essa é uma das partes mais difíceis do processo de planejamento de projeto.
Se você não pode confiar nas experiências adquiridas em projetos anteriores, estimar o tempo das tarefas com precisão poderá ser complicado. Mesmo que defina o cronograma perfeito no nível das tarefas, esse plano não valerá a pena, a menos que você também tenha criado um cronograma de recursos viável.
Recursos humanos são especialmente difíceis de gerenciar. Isso porque suas necessidades não podem ser previstas com 100% de precisão. Membros do projeto podem ficar doentes, sair de férias ou até trabalhar mais devagar do que o previsto.
Se não programado corretamente, um recurso também pode ser necessário para duas atividades diferentes ao mesmo tempo. Isso resulta em disputas entre as partes interessadas sobre qual tarefa precisa ser priorizada.
Práticas recomendadas para programação de projetos
Muitos problemas comuns na programação de projetos podem ser antecipados e mitigados, se não evitados por completo. Aqui estão algumas estratégias que você pode experimentar:
Faça uso de preenchimento
A maioria das pessoas subestima o tempo de execução de uma atividade. Se você puder estimar o quanto os membros da equipe subestimaram o esforço necessário para tarefas, poderá equilibrar o tempo perdido no cronograma. “Preencher” essa diferença ajuda a obter um cronograma mais preciso.
Identifique riscos
Durante o ciclo de vida de um projeto, imprevistos podem ocorrer. Mudanças repentinas, novas tecnologias e outros aspectos podem atrasar ou interrempor projetos. Conduzir uma análise de risco no início do processo de planejamento de projeto garantirá que esses aspectos não sejam completamente imprevistos. Assim, você se prepara para eles da melhor forma possível.
Gerencie expectativas
Certifique-se de que a liderança tenha expectativas realistas sobre tempo e recursos necessários para o projeto. Se as expectativas forem altas e a equipe do projeto não conseguir atendê-las, isso pode gerar frustração em ambos os lados. Busque comunicar claramente o que é conhecido (que pode ser previsto), o que é desconhecido e os riscos existentes.
Identifique gargalos rapidamente
Gargalos prejudicam o cronograma de projetos se não forem detectados rapidamente. Monitore o trabalho ao longo do ciclo do projeto, usando um sistema de gerenciamento de tarefas que ajude a detectar gargalos rapidamente e realocar recursos para resolver problemas.
Os quadros Kanban, originalmente criados na indústria automotiva, mas que, desde então, tornaram-se populares no gerenciamento de projetos de software e muitas outras indústrias, podem ser úteis neste caso.
5ª etapa: crie planos de apoio
Seu plano de projeto deve incluir todas as informações necessárias para gerenciar, monitorar e concluir o projeto com êxito. Além do cronograma do projeto, da lista das partes interessadas, das metas e objetivos, o documento geralmente inclui vários planos de apoio que abrangem:
- Gerenciamento de escopo
- Gerenciamento de recursos
- Gerenciamento de requisitos
- Gerenciamento de comunicações
- Gerenciamento de qualidade
- Gerenciamento de mudanças no projeto
- Gerenciamento de compras
- Gerenciamento de risco
6ª etapa: esboce o plano de projeto
Agora que conhece o conteúdo de um plano de projeto, veja como o documento do plano de projeto é estruturado. Por padrão, um plano de projeto começa com um sumário executivo que fornece a visão geral da abordagem do projeto. Ela é seguida do escopo, metas e objetivos, cronograma, orçamento e planos de apoio do projeto.
Antes de criar um documento e começar a escrever, pode ser útil criar um esboço de plano de projeto simples. Use uma ferramenta de mapa mental para essa finalidade. Esboçar seu plano de projeto em um mapa mental te ajudará a coletar todas as informações importantes em uma única página. Também permitirá visualizar dependências e destacar questões que ainda precisam ser resolvidas.
Esse mapa mental também pode ser salvo na forma de modelo e reutilizado em projetos futuros.
Quando estiver satisfeito com o esboço, pode exportá-lo para um documento de texto e aprimorá-lo com mais detalhes.
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