Sicheres Aufgabenmanagement: Verstehen, wie Cloud-Software funktioniert

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Bei der Wahl des richtigen cloudbasierten Aufgaben- und Projektmanagement-Tools lautet die erste Frage vieler europäischer Benutzer: Ist es sicher? Wir wissen, wie wichtig Datensicherheit und Privatsphäre für unsere Kunden aus dem deutschen Sprachraum ist – daher hat das Thema auch für Meister, als deutsche Firma, absolute Priorität. In unserer dreiteiligen Sicherheits-Serie erklären wir die Grundlagen von Cloud-Software, warum Sicherheit so wichtig ist und warum Ihr Team sich auf jeden Fall für ein sicheres Aufgabenmanagement-Tool nach EU-Standard entscheiden sollte. Dieser Beitrag erklärt Ihnen die wichtigen Grundlagen zum Thema Cloud-Software.

Sicheres Aufgabenmanagement: Verstehen, wie Cloud-Software funktioniert

Dieser Beitrag ist Teil einer dreiteiligen Serie über sicheres Aufgaben- und Projektmanagement. Den ersten Artikel zum Thema Warum Datensicherheit so wichtig ist lesen Sie auf unserem Blog.

Cloud-Software bietet eine effiziente Möglichkeit, um Daten zu speichern und abzurufen, ohne ein lokales Speichermedium zu benutzen. Auch wenn Sie nicht genau wissen, was dieser Begriff bedeutet, haben Sie “Cloud-Software” wahrscheinlich schon sehr oft benutzt. Seit die Technologie Mitte der Nullerjahre sehr populär wurde, hat sie die Arbeitsweise von quasi allen, die das Internet verwenden, nachhaltig verändert. Einzelpersonen speichern ihre Daten auf Plattformen wie Dropbox oder Google Drive, anstatt sie auf USB-Sticks oder externen Festplatten zu lagern – ein echter Gamechanger, vor allem für Nutzer von mobilen Geräten. Ähnliches gilt für Firmen, die nicht mehr ihre eigenen Server betreiben müssen, sondern stattdessen Cloud-Speicher verwenden, um Kosten zu sparen und auf einen eigenen internen IT-Support verzichten zu können.

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Über cloudbasiertes Aufgabenmanagement

Bei MeisterTask verwenden wir Cloud-Technologie, um Ihnen schnelles, sicheres Aufgabenmanagement zu bieten. Anders gesagt: Die Cloud macht die Anwendung des Tools effizienter, sicherer und kollaborativer. Vieles davon liegt an der Art und Weise, wie man das Tool benutzt. Mit der Zeit werden Sie sehr viele wichtige Dateien zu Ihren Projekten und Aufgaben hochladen: Design-Elemente, Spezifikationen für Entwickler, Textentwürfe und vieles mehr. Ein cloudbasiertes Aufgabenmanagement-Tool sorgt dafür, dass all diese Daten online gespeichert werden, ohne die internen Speicherkapazitäten zu blockieren. Außerdem können Sie auf die Daten zugreifen, ohne dass sie für jedes Gerät dupliziert werden müssen.

Es geht aber nicht nur um Dokumente: Cloudservices wie MeisterTask speichern unzählige Arten von Dateien, um das Nutzererlebnis zu verbessern – einige davon sind vertraulich und sollten es auch bleiben. Das führt zu einer wichtigen Frage: Wenn alles “in der Cloud” gespeichert wird, woher weiß ich dann, dass meine Daten in sicheren Händen sind? Das ist eine gute und berechtigte Frage. Cloud-Sicherheit ist eines der größten Themen im Internet und nicht umsonst ein sehr umstrittenes Thema in Politik- und Technologiekreisen.

Die Sicherheit von Cloudservices ist sogar so wichtig, dass in der EU eigene Verordnungen wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verabschiedet wurden, um die Benutzerdaten online zu schützen. Der Grund dafür liegt in der Tatsache, dass das Bewusstsein für Datensicherheit in Europa ganz anders ist als etwa in den USA. Vor allem Benutzer aus dem deutschen Sprachraum stellen hier höhere Ansprüche, als viele Services erfüllen können.

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Cloud-Sicherheit ist ein komplexes Thema. Auch wenn die Cloud viele Vorteile hat, ist die Verwendung von Cloud-Software auch mit Risiken behaftet. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie zumindest die Basics der Cloud-Technologie verstehen. Sehen wir uns die wichtigsten Fragen zur Sicherheit von Cloud-Software an, wie Cloud-Software funktioniert und worauf Sie achten sollten, bevor Sie sich für einen Provider entscheiden.

Wie funktioniert Cloud-Software?

Cloud-Software funktioniert, indem man via Internet Zugriff auf eine Cloud gibt und außerdem die Erlaubnis erteilt, Cloud-Speicher für Cloud-Computing zu nutzen. Die einzelnen Komponenten werden von Drittanbieter-Entwicklern betrieben und verwaltet. Benutzer bezahlen in der Regel nur für das jeweilige Service, indem sie ein Abo für eine Cloud-Software abschließen – im Fall von MeisterTask ist das ein Pro- oder Business-Abo. Auch hier gilt: Mit der Wahl eines Software-Abo entscheiden Sie, welchen Sicherheitsstandards Sie als europäischer Kunde zustimmen.

Der erste Schritt, um Sicherheit in der Cloud zu verstehen, ist, sich mit den Begriffen zu befassen, die – manchmal zu Recht, manchmal zu Unrecht – quasi synonym verwendet werden. Hier sind einige wichtige Definitionen:

  • Die Cloud ist eine dezentrale Plattform, die es Benutzern erlaubt, Informationen zu speichern und zu teilen. Die wichtigste Aufgabe ist, eine sichere und verlässliche Umgebung für den Datentransfer zu bieten.
  • Cloud-Speicher erlaubt es Benutzern, große Mengen an Dokumenten über eine Internetverbindung zu speichern und zu verwalten, etwa um das Arbeiten im Homeoffice zu erleichtern. Daten können von jedem Gerät aus gespeichert und geöffnet werden.
  • Ein Cloud-Computing-System ist ein Netzwerk aus Computern und Servern, das remote verwaltet wird. Es wird verwendet, um große Datenmengen zu speichern und zu verarbeiten. Ein zentraler Server steuert den Datenverkehr und die Kundenanfragen. Ein Regelwerk sorgt dafür, dass diese Abläufe funktionieren.
  • Zu guter Letzt: Cloud-Computing beinhaltet alle Services, die die oben genannten Systeme liefern, ein Beispiel dafür ist Aufgabenmanagement.

Die Vorteile der Cloud

Einer der größten Vorteile von Cloud-Computing und Cloud-Software ist Speicherplatz. Beim Aufgabenmanagement ist es zum Beispiel schwierig, genug Speicherplatz für hunderte Projektmitarbeiter bereitzustellen. Cloud-Software reduziert die Server-Auslastung, ohne Speicherplatz einzubüßen. Das spart Firmen, die keine eigenen Server betreiben könne, Zeit und Geld. Hier sind fünf weitere wichtige Vorteile:

Kostengünstig. Cloud-Computing sorgt dafür, dass fast keine neue Hardware oder Software gekauft werden muss, außerdem spart man sich den Betrieb eines lokalen Datenzentrums.

Praktisch. Die meisten Cloud-Computing-Services werden vom Benutzer selbst bedient und richten sich nach dem Bedarf, was bedeutet, dass Firmen schnell und einfach beliebig große Computerressourcen zur Verfügung stellen könne.

Effizient. Cloud-Computing reduziert Kosten, weil man die Aufgaben einspart, die bisher das Personal vor Ort erledigen musstet. Dieses Personal hat jetzt Zeit für wichtigere Aufgaben.

Skalierbar. Weltweite Verteilung und ein Netzwerk aus sicheren Datenzentren helfen Firmen dabei, Netzwerkverzögerungen und damit auch Leistungskosten zu minimieren.

Warum sollte ich Cloud-Software für Aufgabenmanagement verwenden?

Wenn Sie beginnen, ein Online-Aufgabenmanagement-Tool zu verwenden, werden Sie schnell die Vorzüge erkennen, die Cloud-Computing mit sich bringt. Ein sicheres Aufgabenmanagement-Tool aus Deutschland wie MeisterTask hilft Ihnen bei diesen Punkten:

Dateien speichern und abrufen

Mit Tools wie MeisterTask können Benutzer wichtige Projektdaten sicher speichern und anderen darauf Zugriff geben. Wenn sich Mitarbeiter ausschließlich auf die Speicherkapazität der Arbeitsgeräte verlassen müssen, haben sie sehr wahrscheinlich nicht genug Speicher und setzen sich außerdem der Gefahr aus, Opfer von Cyberkriminalität zu werden. Die Verwendung von Cloud-Software eines verantwortungsbewussten Providers macht es leichter, die aufgabenbezogenen Daten zu organisieren und gleichzeitig sicher zu verwahren.

Wie Sie mit Anhängen in MeisterTask umgehen, erfahren Sie in unserem Help-Center.

Bessere Zugänglichkeit

Cloud-Software sorgt dafür, dass alle Informationen, die für eine Aufgabe wichtig sind, immer für alle, die sie brauchen (und die Berechtigung dafür besitzen), zugänglich sind. Um sich nicht auf Einzelne verlassen zu müssen, vertrauliche Informationen zu schützen und diese über E-Mail oder gemeinsame Server zu teilen, können Firmen alle aufgabenrelevanten Informationen zentral bündeln und die Zugriffs-Berechtigungen einfach und schnell verwalten.

Das hat praktische Vorteile, erhöht aber auch die Sicherheit. Cloud-Software für Aufgabenmanagement macht es außerdem einfacher, Informationen in einer zentralen Datenbank zu bündeln. Mitarbeiter, Partner und Kunden können auf Dateien zugreifen, die alle auf einer Plattform liegen – das vereinfacht Abläufe und verbessert die Zusammenarbeit.

Überblick und Einblick

Werden Aufgaben zentral gebündelt, sind sie auch besser analysierbar. Viele cloudbasierte Aufgabenmanagement-Tools bieten Funktionen, um Produktivitäts-Berichte zu erstellen, die Managern dabei helfen, ihre Strategien und Projektpläne anzupassen. Mit unserem Tool können Sie die Auslastung der Mitarbeiter erfassen, mögliche Konflikte erkennen und vermeiden und Aufgaben in Echtzeit via MeisterTask zuweisen.

Mehr über unsere verbesserten Berichte in MeisterTask erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Daten sicher verwahren

Datensicherheit sollte eine hohe Priorität haben, wenn Sie Ihre Aufgaben oder Projekte online abwickeln. Vielen europäischen Benutzern ist bewusst, dass die Wahl eines Tools auch über das Sicherheitslevel entscheidet. Die gute Nachricht: MeisterTask verwendet nur EU-basierte Server (die damit den strengsten Sicherheitsrichtlinien der Welt unterliegen), die 24 Stunden pro Tag, 7 Tage die Woche und 365 Tage im Jahr überwacht werden, damit Sie unsere Software mit gutem Gewissen verwenden können.

Hier sollte man unbedingt anmerken, dass nicht alle cloudbasierten Services dieses Level an Sicherheit bieten. Gerade Anbieter aus den USA garantieren oft nicht die selben Sicherheitsstandards wie jene aus Europa. Deshalb sollten deutschsprachige Benutzer das Thema Datensicherheit sorgfältig recherchieren, bevor sie sich entscheiden, wem sie vertrauliche Projektinformationen anvertrauen.

Aufgaben hinter Schloss und Riegel

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Ist Cloud-Software sicherer?

In vielerlei Hinsicht: ja. Einerseits vereinfacht Cloud-Computing das Back-up und die Wiederherstellung im Notfall, weil man die Unternehmensdaten in einem sicheren Umfeld speichert und abruft. Viele Cloud-Anbieter haben spezielle Regeln und Protokolle, um Sie als Kunde vor kriminellen Angriffen zu schützen. Auch hier gilt: Europa hält sich an höhere Standards als andere Kontinente. Dies liegt natürlich an den strengen Gesetzen – doch die Erfahrung zeigt, dass verpflichtende Regeln der beste Schutz vor Datenschutzverletzungen sind.

Trotzdem sollten Sie sich bewusst mit dem Thema Sicherheit beschäftigen, bevor Sie sich für ein cloudbasiertes Aufgabenmanagement-Service entscheiden. Nicht alle Tool-Anbieter in diesem Bereich nehmen das Thema gleich ernst – und einige garantierten deutlich mehr Sicherheit als andere. Es gibt verschiedene Faktoren, die die Sicherheit ausmachen: der Serverstandort, Sicherheitsprotokolle und Privatsphäre-Richtlinien sind nur einige davon. Wir sind davon überzeugt, dass europäische Anbieter einen höheren Schutz mit ihren Services gewähren, weil sie sich in der EU an die DSGVO halten. In den USA ist das Bewusstsein für Cybersecurity laut Studien deutlich geringer.

Als deutsches Unternehmen sind wir bei Meister überzeugt, dass Datensicherheit absolute Priorität haben sollte – deshalb stehen unsere Server in Frankfurt. Wir nehmen das Thema sehr ernst und wollen, dass unsere Kunden unter den höchsten Sicherheitsstandards produktiv und kreativ sind.

Trusted-Cloud-zertifizierte Anbieter wie MeisterTask kümmern sich um die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards, damit Sie das nicht tun müssen. Wir sind das Aufgabenmanagement-Tool, das sogar Sicherheitsexperten verwenden. Die deutsche Beratungsfirma datenschutzexperte.de hat MeisterTask zu ihrem Aufgabenmanagement-System gemacht. Laut ihren eigenen Angaben haben sie MeisterTask gewählt, weil “es nicht nur EU-DSGVO-konform ist, sondern auch höchste internationale Sicherheitsstandards erfüllt.”

Das richtige Tool wählen

Wie wir in unserem ersten Beitrag der Datensicherheits-Serie erklärt haben, können die Folgen von vernachlässigter Datensicherheit für Unternehmen verheerend sein – daher ist die Wahl des richtigen Tools vor allem für europäische Benutzer entscheidend.

Natürlich sollte man an dieser Stelle erwähnen, dass es keinen Code gibt, der nicht geknackt werden kann, kein System ist jemals komplett vor Hacking geschützt, und – wie uns diese Ereignisse kürzlich gezeigt haben – kein Mensch ist jemals immun gegenüber gezielten Cyberattacken. Das bedeutet nicht, dass die Verwendung von Cloud-Software per se gefährlicher ist als das Speichern von Daten auf eigenen Servern – Sie haben es nur mit anderen Gefahren und Herausforderungen zu tun. 

Eines ist jedoch klar: Je mehr Vorkehrungen Sie treffen, um Cyberattacken zu verhindern, desto besser sind Sie geschützt. In vielen Fällen bedeutet das, dass es besser ist, Ihre Daten einem Cloudanbieter anvertrauen, der mehr Zeit, Geld und Expertise investieren kann als Sie selbst, um Ihre Daten sicher zu verwahren. Im besten Fall garantiert Ihnen Ihr Serviceanbieter folgende Sicherheitsvorteile für Ihr Unternehmen:

  • Dateien, die verschlüsselt und von Firewalls geschützt werden.
  • Sicherheitsmaßnahmen, die regelmäßig aktualisiert werden.
  • Wenn es einen Server gibt, sollte dieser an einem sicheren Ort stehen – am besten in der EU.
  • Für Daten sollten laufend Back-ups erstellt werden.
  • Cloud-Software sollte Schwachstellen automatisch erkennen und beheben.

Sicheres Task Management

Worauf Sicherheitsexperten vertrauen

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Die beste und sicherste Cloud-Software für Sie

Sie sind sich nicht sicher, worauf Sie bei einem Anbieter achten sollten? Wir haben eine Liste mit den wichtigsten Überlegungen erstellt, die Ihnen bei der Entscheidung für eine sichere cloudbasierte Aufgabenmanagement-Software, die zu Ihren Anforderungen passt, hilft.

Klar formulierte Sicherheitsstandards. Qualitäts-Rahmenbedingungen und -Standards werden oft von Serviceanbietern verwendet, um das eigene Angebot zu evaluieren und die aktuellen Industriestandards zu erfüllen.

Mehr über MeisterTasks DSGVO-konforme Datensicherheits- und Privatsphäre-Standards erfahren Sie auf unserer Sicherheits-Seite.

Einfacher, schneller Einstieg. Viele Provider bieten eine Reihe von Services, um Daten zu migrieren, inklusive Planung und Einschätzung vorab. Als Beispiel: MeisterTask bietet eine direkte Migration von Trello und Wunderlist, andere Projekte können im CSV- und JSON-Format importiert werden.

Schluss mit Trello? In dieser Erfolgsgeschichte erfahren Sie, warum sich viele Teams aus Deutschland für eine sicherere Zukunft mit MeisterTask entscheiden.

Langzeit-Kompatibilität. Überlegen Sie, ob das entsprechende cloudbasierte Aufgabenmanagement mitwachsen kann, wenn Ihre Firma expandiert. Sie sollten sich auch nach dem Leistungsspektrum des Providers erkundigen. Wenn Sie eine Plattform für mehrere Services suchen, ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der verschiedene Produkte und hochwertige Extras anbietet.

Wir garantieren 99,9 % Service-Verfügbarkeit für alle kostenpflichtigen Benutzerkonten. Erfahren Sie mehr über die Vorteile, die Ihnen ein Upgrade auf MeisterTask Pro oder Business bietet.

Back-ups und Vorkehrungen für den Notfall. Wenn Sie die Prozesse kennen, die der Provider im Fall eines Datenverlusts anwendet, hilft Ihnen das dabei, sich auf Worst-Case-Szenarien vorzubereiten. Die Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Abläufe im Extremfall sollten klar und deutlich im Servicevertrag erklärt sein. 

Die Sicherheit von MeisterTask ist der Grund, warum uns vor allem Branchen vertrauen, die besonders auf Datensicherheit achten, zum Beispiel deutsche Banken.

Ein hoher Sicherheitsstandard. Sie sollten einen kritischen Blick auf die Sicherheitskontrollen und -maßnahmen eines Cloud-Providers werfen, um sicherzugehen, dass sie alle Risiken abdecken und Ihren hohen Ansprüchen als europäischer Benutzer entsprechen. Prüfen Sie, wie sicher sich Benutzer im Tool bewegen, bevor Sie sich entscheiden.

MeisterTask ist ein Trusted-Cloud-zertifiziertes Tool, das der DSGVO und dem CCPA entspricht – den höchsten Datensicherheits-Standards in der EU und den USA.

Kurz zusammengefasst

Abgesehen von großen Firmen – die es sich leisten können, Zeit und Geld in die Datenspeicherung im eigenen Haus zu investieren – ist cloudbasiertes Aufgabenmanagement mittlerweile die beste Lösung für Unternehmen, um Projekte und Aufgaben zu organisieren.

Grundsätzlich ist das eine gute Entwicklung. Cloudbasierte Produktivitäts-Tools sind, wenn Sie von verantwortungsbewussten Providern eingesetzt werden, eine sichere Lösung, um Aufgaben abzuwickeln. Damit können Unternehmen mit sehr wenig Aufwand sehr viel erreichen – die Cloud gibt ihnen die Autonomie und Entscheidungsfähigkeit, einen Provider zu wählen, der die selben hohen Standards für Datensicherheit und Privatsphäre hat wie sie auch.

Jetzt wissen Sie, warum Datensicherheit wichtig ist, was Cloud-Software ist und wie Sie herausfinden, ob ein cloudbasiertes Aufgabenmanagement-Tool den europäischen Ansprüchen entspricht oder nicht. In unserem nächsten Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie das neugewonnene Wissen am besten einsetzen, um die perfekte Cloud-Software für Ihre Zwecke zu finden.

Spielen Sie keine Spielchen mit Ihren Daten!

MeisterTask vertrauen.

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Co-Autorin dieses Beitrags ist Maria Waida von SaaSy Copywriting, ihres Zeichens „One of the Best Marketers in the World“ – G2