Team Performance Management: So geht’s einfacher – mit MeisterTask

Wenn Sie Teamlead, Vorgesetzte:r oder Manager:in sind, ein größeres Team leiten und für das Ergebnis von Projekten verantwortlich sind, kennen Sie das Problem wahrscheinlich: Es kann schwer sein, den Überblick über die Teamleistung zu behalten. Ein Online-Task-Management-Tool hilft Ihnen, das Problem gut zu meistern. Mit einem guten Team Performance Management ist es einfacher als gedacht, zu jeder Zeit zu wissen, welche Teammitglieder wie stark ausgelastet sind und in welchem Prozessschritt sich alle Aufgaben befinden. Wir zeigen Ihnen, wie MeisterTask Ihre Team Performance voranbringen kann.

Gutes und effizientes Teamwork ist gar nicht so einfach. Schon gar nicht, in verteilten, größeren Teams, die zumindest ab und zu remote arbeiten. Wie soll man da rund um die Uhr Bescheid wissen, welches Teammitglied welche Aufgaben gerade bearbeitet, abgeschlossen hat oder wo jemand eine Rückmeldung benötigt? Ein zentralisiertes, digitalisiertes Task-Management-System hilft Ihrem Team, alles klarer und transparenter zu machen. 

MeisterTask bietet Ihnen dabei die größtmögliche Klarheit und Transparenz. In diesem Beitrag werden wir uns die wichtigsten Funktionen für das Team Performance Management mit MeisterTask ansehen – und beleuchten, wie Kunden wie processline es effizient umsetzen.

Was ist Team Performance Management?

Wenn Sie an Performance oder Leistung denken, könnte Ihr erster Gedanke die Leistung auf der Ebene der Mitarbeiter sein. Das wär zum Beispiel:

• individuelle Ziele zu setzen.
• das Erreichen dieser Ziele zu überwachen.
• Feedback in persönlichen Gesprächen auszutauschen.
• Leistung bewerten und belohnen.
• Ihren Mitarbeitenden zu helfen, sich zu verbessern.

Das Leistungsmanagement von Teams umfasst jedoch alle wiederkehrenden Aktivitäten, die darauf abzielen, Teamziele festzulegen, die Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele zu überwachen und Anpassungen vorzunehmen, die eine effizientere Erreichung dieser Ziele ermöglichen. Das übergeordnete Ziel des Team Performance Managements besteht darin, sicherzustellen, dass das gesamte Team bestmöglich zusammenarbeitet, um die vom Teamleiter vorgegebenen Ergebnisse zu erreichen.

Diese wiederkehrenden Aktivitäten machen einen Großteil der täglichen Arbeit von Führungskräften und Managern aus. Manche machen das viel besser als andere – um erfolgreich zu sein, muss das Management der Teamleistung eine standardmäßige, kontinuierliche Managementpraxis sein. Der Prozess ist auf einen gut durchgeführten strategischen Planungsprozess und die Umsetzung dieses strategischen Plans abgestimmt. Wir zeigen Ihnen, wie ein Task-Management-Tool wie MeisterTask Ihnen dabei helfen kann, Ihren Team-Performance-Prozess zu implementieren und Ihr Team zu einer optimalen Zusammenarbeit zu bringen.

Kunden-Spotlight: processline und der „MeisterTask-Effekt“

Ich spare jeden Tag eine Stunde Arbeitszeit durch MeisterTask.

processline, ein mehrfach ausgezeichnetes deutsches Beratungsunternehmen, spricht gerne vom „MeisterTask-Effekt“. Das processline-Team hat das Task-Management-Tool MeisterTask als zeitsparendes Phänomen gepriesen. Warum? Weil processline durch MeisterTask eine Stunde pro Woche zurückgewinnen konnte. Dank MeisterTask kann das Team:

• alle Arbeitsabläufe transparent halten.
• den Status laufender Projekte effizient verfolgen.
• Informationen im Fluss halten.
• Details direkt in den jeweiligen Aufgaben kommunizieren und
• Anforderungen mit Hilfe von Checklisten klarlegen.

Mit MeisterTask hat processline Zeitfresser eliminiert und dem Team mehr Zeit gegeben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Für die Experten für Change Management bedeutet dies ein größeres Engagement für erfolgreiche, nachhaltige organisatorische Veränderungen – sowohl intern als auch in der Beratung ihrer Kunden.

Holger Lehmann, Head of Consulting bei processline, erklärt, wie MeisterTask dazu beigetragen hat, Zeit für eine bessere Überwachung der Teamleistung zu gewinnen:

„MeisterTask hat uns das Hin- und Herschreiben von E-Mails und Nachrichten erspart, weil wir unseren Fortschritt zentral verfolgen können. Und unsere Teambesprechungen sind viel kürzer und weniger häufig geworden. Jetzt brauchen wir nur noch etwa 45-60 Minuten alle zwei Wochen.“

3 schlaue Funktionen, damit Ihr Team Performance Management effizienter und übersichtlicher wird

Bei Team Performance Management ist der Projektüberblick entscheidend. Die beste Übersicht über mittel-komplexe Teamprojekte erhält man mit der Kanban-Methode. Damit erstellen Sie Aufgaben, ordnen diese in Ihrem Kanban Board in Spalten an und visualisieren dadurch Ihren Workflow.

MeisterTask bietet ein besonders intuitives und verlässliches digitales Kanban Board: Ihr Team überblickt sofort alle Aufgaben, arbeitet fokussierter zusammen und erhöht die Produktivität wie von selbst. Der große Vorteil ist Ihr konstanter Überblick der Team Performance: Jederzeit sehen Sie am Kanban Board den Fortschritt, wer am Task arbeitet und wann dieser erledigt sein muss.

Lassen Sie uns mehr darüber erfahren, wie die Task-Management-Funktionen von MeisterTask Ihnen helfen können, die Teamleistung zu analysieren und das Beste aus Ihrem Team herauszuholen.

MeisterTask zeigt Ihnen die Team Performance über die Aufgaben

Es ist kein schönes Gefühl, wenn Sie als Teamlead den Überblick über Ihre Teamprojekte verlieren. Mit MeisterTask kann Ihnen das nicht passieren. Sie behalten das Ruder fest in der Hand, indem Sie Projekte und die Team Performance aller Aufgaben beobachten können: Eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Benachrichtigungen zu erhalten, sobald eine Aufgabe geändert wurde. Zudem können auch ganze Projekte beobachtet werden.

Die Beobachten-Funktion für ganze Projekte ist vor allem für Manager wichtig, die alle Entwicklungen in ihren Teamprojekten im Auge behalten müssen. Sie sollten darauf achten, sich nicht mit Benachrichtigungen zu überladen sowie die Fallen des Mikromanagements zu vermeiden, jedoch ist das Beobachten eines gesamten Projekts der beste Weg, um den optimalen Überblick der Team Performance zu bewahren.

So einfach geht’s: Teamprojekte beobachten

So beobachten Sie ein Projekt:

1. Öffnen Sie das Projekt, das Sie beobachten möchten.
2. Klicken Sie im oberen Bereich des Bildschirms auf die Schaltfläche (i) neben dem Namen Ihres Projekts und anschließend auf Projekteinstellungen.
3. Klicken Sie auf das „Beobachten”-Icon (ein Auge oben im Projektdialog), um das Projekt zu beobachten.
4. Klicken Sie erneut auf das Icon, um das Beobachten zu beenden.

Was sagen MeisterTask-Benutzer?

Ich kann Aufgaben nach Aufgabeninhaber, Beobachter, Status filtern – MeisterTask gibt mir maximalen Überblick.

Die einfache Funktionalität spielt im täglichen Team Performance Management bei der NGO atempo eine große Rolle. Auch Anneliese Franz, Leitung Digitale Bildung bei atempo, findet das Beobachten von Aufgaben und Projekten sehr wertvoll:

“Das ermöglicht unserem Team, Benachrichtigungen zu erhalten, sobald eine Aufgabe geändert wurde. Zudem beobachten wir auch ganze Projekte und können dadurch die Adlerperspektive einnehmen.”

MeisterTask zeigt Ihnen die Team Performance auf der Zeitleiste

Projekte sind oft schwer zu koordinieren. Eine umfassende Projektübersicht ist das Um und Auf, um Fristen einzuhalten und eine optimale Team Performance zu erreichen. Diese erhält man am einfachsten mit der Kanban-Methode. Sobald Ihre Aufgaben in einer Kanban-Struktur bearbeitet werden, können Sie die Team Performance optimieren, indem Sie Prozesse rationalisieren und Engpässe in Ihren Workflows identifizieren.

Klassische Kanban Boards haben den Nachteil, dass alle Aufgaben darauf gleich aussehen – Prioritäten und Zusammenhänge sind optisch schwer erfassbar. Verwendet man ein Kanban Board mit Gantt-Diagramm, können Sie alle Aufgaben eines Projekts auch in einer Kalenderansicht anzeigen lassen. So können Sie auf einen Blick erkennen, wie lange es dauern wird, bis eine Aufgabe abgeschlossen ist – und die Team Performance besser verwalten.

Die Zeitleiste von MeisterTask Business bietet weitere Extras:

• Damit können Sie die gesamte Team Performance, also alle Projektaufgaben, in einer Kalenderansicht anzeigen lassen – und direkt in der Zeitleiste individuell bearbeiten.
• Sie sehen auf einen Blick den jeweiligen Aufgabeninhaber, die Verbindung zwischen Aufgaben und Fristen im Workflow und Sie können etwaige Engpässe rechtzeitig erkennen.
• Die Zeitleiste von MeisterTask lässt sich je nach Bedarf ein- und ausblenden und ist gut mit dem Kanban Board synchronisiert.
• Sie unterstützt Teams dabei, ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen und den Projektablauf von Anfang bis Ende visuell darzustellen.

So einfach geht’s: Zeitleiste nutzen

Um MeisterTasks Zeitleiste anzuzeigen, klicken Sie auf das Zeitleisten-Icon in der Kopfzeile eines beliebigen Projekts. Die Zeitleiste wird befüllt, indem Sie Aufgaben hinzufügen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Ziehen Sie eine oder mehrere bestehende Teamaufgaben per Drag & Drop aus Ihrem Board in die Zeitleiste.
• Öffnen Sie eine bestehende Aufgabe und legen Sie ein Start- und Enddatum fest.
• Doppelklicken Sie auf die Zeitleiste und suchen Sie nach einer bestehenden Aufgabe.
• Doppelklicken Sie auf die Zeitleiste und erstellen Sie eine neue Aufgabe.
• Erstellen Sie eine neue Aufgabe und legen Sie ein Start- und Enddatum fest.

Was sagen MeisterTask-Benutzer?

MeisterTask hat ein Excel-Sheet und synchronisierte Zeitpläne im Team ersetzt.

Die Zeitleiste, verfügbar in MeisterTask Business, unterstützt das Team von CREA Mont-Blanc bei der Planung und bei der Terminierung von Projektaufgaben in der Kalenderansicht. CREA Mont-Blanc erhält dadurch eine gute Übersicht über die Team Performance.

„MeisterTask hilft unserem Team, effektiv mit verschiedenen Gemeinschaften zu kommunizieren, insbesondere im Bereich der Bürgerwissenschaft. Wir können eine bessere Vorstellung von wissenschaftlichen Protokollen bereitstellen. Die Zeitleiste-Funktion hilft uns dabei.”

MeisterTask zeigt Ihnen die Team Performance über Berichte

Fundierte Entscheidungen zu treffen, wird in den komplexen Projektlandschaften immer herausfordernder. Aus diesem Grund werden Berichte im modernen Aufgaben- und Projektmanagement sowie im Team Performance Management immer wichtiger. Denn je mehr Informationen Sie über Projekt- und Teamleistung zur Verfügung haben, desto bessere Entscheidungen können Sie treffen, die sich positiv auf die Projektergebnisse auswirken. Berichte in MeisterTask geben einen umfassenden und datenbasierten Überblick über Ihre Projekte und ermöglichen dadurch aussagekräftige Analysen von Team- und Projektleistungen. Berichte erfassen Daten über Ihre Aufgaben und Projekten und analysieren sie mithilfe von Filtern.

Es gibt in MeisterTask zwei Arten von Berichten für Team Performance Management: schnelle Berichte und benutzerdefinierte Berichte, die MeisterTask Business- und Enterprise-Benutzern unlimitiert zur Verfügung stehen:

• Erstellen Sie einen schnellen Bericht mit vordefinierten Filtern, um schnelle Einblick in Ihre Teamprojekte zu gewinnen.
• Erstellen Sie Ihren eigenen Bericht mit benutzerdefinierten Filtern, um einen maßgeschneiderten Projektüberblick Ihres Teams zu gewinnen.

So einfach geht’s: Schnellen Bericht erstellen

Mithilfe von Berichten können Sie Erkenntnisse über Produktivität und Projektfortschritt Ihres Teams mit einer Vielzahl von Stakeholdern teilen. Um einen Bericht zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Wählen Sie den Bericht aus, den Sie aus Schnellen Berichten exportieren möchten, oder wenden Sie Filter an, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen.
2. Klicken Sie im oberen Bereich des Bildschirms auf das Export-Icon.
3. Wählen Sie das Format aus, in das Ihr Bericht exportiert werden soll, und klicken Sie auf Exportieren.
4. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihr Export fertig ist. Klicken Sie auf Jetzt herunterladen, um den Bericht herunterzuladen.

Was sagen MeisterTask-Benutzer?

Unsere Kunden lieben es, ihre Team-Berichte mithilfe von Filter- und Gruppierungsoptionen anzupassen.

Weiters ist die Aufgabenübersicht ein beliebter Bestandteil der Team-Berichte in MeisterTask. Sie bietet die Möglichkeit, sich näher mit den in Ihrer Auswahl enthaltenen Daten zu befassen sowie auf alle Ergebnisse der Aufgaben zuzugreifen. Mit der neuesten Berichte-Version können Sie folgende, zusätzliche Informationen in die Tabelle einfügen: Abgeschlossen am, Checklisteneinträge und erfasste Zeit. 

“Mit unseren Berichte-Optionen können Benutzer alle für sie relevanten Informationen wie Inhaber, Aufgabenstatus und Tags anzeigen lassen und erhalten so einen breiten Überblick über ihre Teamleistungen.“

Jetzt Team Performance überblicken. Jetzt MeisterTask holen.

Mithilfe der umfassenden MeisterTask-Funktionen erhalten Sie als Projektmanager alle Informationen, die Sie brauchen, um die Leistungen Ihres Teams optimal zu überblicken. Sei es das übersichtliche Dashboard, Ihre persönliche Agenda, die Zeitleiste oder die übersichtlichen Berichte: Der Panoramablick in MeisterTask hilft Ihnen, im Team Performance Management immer einen Schritt voraus zu sein, und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Viel Erfolg für Ihre kommenden Team-Projekte!