VERWO AG: Bis zu 50 % weniger Mails – MeisterTask als effiziente ERP-Ergänzung (Erfolgsgeschichte)

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In Produktionsbetrieben werden tägliche Abläufe häufig über ein ERP-System gesteuert. Trotzdem gibt es Bedarf an einem Aufgabenmanagement-Tool, zum Beispiel, um den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern. Die Schweizer Systembau-Experten der VERWO AG haben es mit dem Einsatz von MeisterTask geschafft, Abläufe effizienter zu machen und die Zahl der E-Mails und Meetings deutlich zu reduzieren – und damit als Produktionsbetrieb agiler zu werden.

VERWO AG: Bis zu 50 % weniger Mails – MeisterTask als effiziente ERP-Ergänzung (Erfolgsgeschichte)

Die VERWO AG ist in Reichenburg in der Schweiz beheimatet, bietet ihren Kunden umfassende Leistungen im Systembau und ist auf Dienstleistungen in den Bereichen Komponenten, Systeme, Prozessoptimierung und Beschaffung spezialisiert.

Beatrix Garai, Application Engineer bei VERWO, brachte MeisterTask Anfang 2020 in das Unternehmen, weil sie erkannte, dass ein ergänzendes Aufgabenmanagement-Tool allgemeine Abläufe und Prozesse optimiert und für mehr Transparenz und Effizienz im Unternehmen sorgt. 

Die Herausforderung: mehr Transparenz, weniger Zeitverlust

Kurz gesagt: Unser Informationsfluss war noch nicht zufriedenstellend, gerade bei größeren Projekten.

Beatrix Garai

 

So beschreibt Beatrix Garai die Ausgangslage: “Excel-Dateien und Erinnerungs-Mails bestimmten unseren Arbeitsalltag, ebenso wollten wir mehr Überblick schaffen, welche Aufgaben im Team bestehen und wer dafür verantwortlich ist.” Aufgrund ihrer Erfahrung im Projektmanagement war Garai klar, “dass sich unsere Arbeitsweise grundsätzlich verändern muss, wenn wir effizienter arbeiten wollen”.

Auch Philipp Loch, Head of Supply Chain and Operational Excellence, erkannte den Bedarf an einer modernen Form des Task-Managements:

Ob Sitzungen, Projekte oder externe Besuche – all diese Dinge wurden früher in Excel bearbeitet. Wir hatten viele Datenbanken und Listen, die entweder vergessen oder nicht effizient genutzt wurden. Wir kamen zum Schluss, dass wir für die Zukunft eine Lösung brauchen, die Aufgaben zentral erfasst. Denn Zeit ist auch Geld.

Die Entscheidung für MeisterTask: Benutzerfreundlichkeit siegt

Obwohl auch andere Tools zur Diskussion standen und teilweise sogar bereits im Unternehmen vorhanden waren – zum Beispiel MS Planner – fiel die Wahl schlussendlich auf MeisterTask

Die Benutzerfreundlichkeit des Tools und das ansprechende Design von MeisterTask haben bei der Entscheidung eine große Rolle gespielt, vor allem in Hinblick auf das Roll-out in der gesamten Firma.

Beatrix Garai

Zu Beginn wurde MeisterTask auf der Management-Ebene getestet und für gut befunden, dann kam die Teamleiter-Ebene hinzu. Nach diesem erfolgreichen Testlauf inklusive Evaluation wurden sehr rasch MeisterTask-Lizenzen für 90 Mitarbeitende im Unternehmen erworben, heute sind es sogar 140 Lizenzen. Beatrix Garai: “Jeder PC-Arbeitsplatz verwendet mittlerweile MeisterTask.”

Unterstützt wurde der einfache Einstieg in das Aufgabenmanagement-Tool durch verschiedene Vorlagen, die von VERWO definiert wurden, um Mitarbeitenden, die noch wenig Erfahrung mit digitalen Tools hatten, das Onboarding zu erleichtern. So wurden zum Beispiel die Spalten und Tags von neuen Projektboards vorkonfiguriert. Und auch Standardaufgaben sind bereits in neuen Boards enthalten – diese kann der oder die jeweilige Projektmanager:in dann auf die Details und Besonderheiten des Projekts anpassen.  

MeisterTask macht Produktionsunternehmen agil

Wozu verwendet ein Produktionsbetrieb konkret ein Aufgabenmanagement-Tool? Und wie passt ein Tool wie MeisterTask zu einem ERP-System? Philipp Loch erklärt den Zusammenhang:

MeisterTask nutzen wir als ergänzendes Aufgaben-Tool zu unserem Tagesgeschäft.

Philipp Loch

 

Ein praktisches Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in an einer Maschine hat ein Problem und informiert den oder die Vorgesetzte:n. Wenn das Problem nicht sofort gelöst werden kann, wird eine Aufgabe in MeisterTask erstellt, die im Team bearbeitet wird. Loch: “Ein ERP-System ist im Vergleich zu MeisterTask ein Dinosaurier und bei Weitem nicht so agil. Heute wissen wir, wie hilfreich ein ergänzendes Aufgabenmanagement-Tool für einen Produktionsbetrieb wie VERWO sein kann.”

Weniger Mails, weniger Besprechungen

Die Veränderungen durch den Einsatz von MeisterTask sind bei VERWO deutlich spürbar. Bis zu 50 Prozent weniger Mails – so beschreiben Beatrix Garai und Philipp Loch den reduzierten Kommunikationsaufwand durch die Abwicklung von Aufgaben in MeisterTask. Auch Projektbesprechungen müssen dank MeisterTask deutlich seltener abgehalten werden, wie Loch erklärt: 

Früher hatten wir oft jede Woche ein Meeting zu einem Projekt. Durch die übersichtliche Aufgabenverteilung und Aufgabenverfolgung im Tool können wir uns diese häufigen Besprechungen sparen und sind damit deutlich flexibler und effizienter geworden. Und auch der Überblick ist besser, weil jeder Prozess in MeisterTask abgebildet ist.

Mit MeisterTask digital und agil werden

Mit MeisterTask als Aufgabenmanagement-Tool blickt VERWO auch den großen Aufgaben der Zukunft gelassen entgegen. 

Wir arbeiten zum Beispiel an einer Digitalisierungs-Roadmap, die natürlich auch in MeisterTask abgebildet wird.

Beatrix Garai

Damit will man die etablierten Abläufe im Unternehmen digitaler und damit auch zukunftsfit machen. Den ersten Schritt in Richtung digitale Zukunft hat VERWO mit der Implementierung von MeisterTask bereits gemacht.

Mehr Infos über agiles Projektmanagement mit MeisterTask erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

“Die erhöhte Transparenz und Produktivität im Unternehmen ist für alle Teams, die mit dem Tool arbeiten, und auch für die Management-Ebene spürbar”, so Beatrix Garai. Damit zeigt das Schweizer Unternehmen, dass sich ERP-Systeme und Task-Management-Tools in Produktionsunternehmen nicht ausschließen, sondern bei richtiger Anwendung ideal ergänzen – und damit Zeit (unter anderem für E-Mails) und Geld sparen.

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