Volksbank Raiffeisenbank Würzburg: Digitale Transformation mit MeisterTask & MindMeister (eine Erfolgsgeschichte)

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Einen Kulturwandel in einer Bank einzuleiten, ist kein leichtes Unterfangen. Trotzdem macht sich die Volksbank Raiffeisen Würzburg schrittweise fit für die Zukunft: Durch die Produktivitäts-Tools MeisterTask und MindMeister werden Prozesse digitaler und transparenter, Vorlagen helfen dabei, schnell Vertrauen in die neue Software zu fassen. Das Ziel ist, Lean Management und agile Methoden weiter zu etablieren – und die Mitarbeiter auf jedem Schritt mitzunehmen.

Volksbank Raiffeisenbank Würzburg: Digitale Transformation mit MeisterTask & MindMeister (eine Erfolgsgeschichte)

“Digitale Transformation” ist ein Begriff, mit dem sich viele Unternehmen intensiv beschäftigen. Wie können Prozesse langfristig effizienter und nachhaltiger werden und gleichzeitig skalierbar bleiben? Ist man für “New Work”, wie beispielsweise vernetztes Arbeiten in einer zunehmend digitalen Welt, gewappnet? 

Auch in der Volksbank Raiffeisenbank (VR) Würzburg hat man sich diese Fragen gestellt. Vor über 100 Jahren gegründet, umfasst das Unternehmen heute rund 30 Geschäftsstellen und 350 Angestellte. Und obwohl man den ca. 88.000 Kunden einen umfassenden Service bietet, will die Bank auch intern für die Herausforderungen der Zukunft gerüstet sein. 

Sebastian Kraft, Bereichsleiter Organisationsentwicklung der Volksbank Raiffeisenbank (VR) Würzburg, erklärt:

Wir wollten eine modernere Art der Zusammenarbeit in unserem Unternehmen etablieren.

Sebastian Kraft

 

Gemeinsam mit seinem Team beschäftigt er sich mit neuen Prozessstrukturen, Organisationsformen und Arbeitsmethoden. Veraltete Tools, mangelnder thematischer Überblick, komplizierte und unübersichtliche Kommunikations- und Informationsstrukturen – all diese Schwachstellen der “alten Arbeitswelt” waren auch im Alltag der VR Bank Würzburg präsent. Kollaborativ, digital, sicher – das waren die Schlagworte, mit denen man sich auf die Suche nach neuen Methoden und Tools machte.

Multiprojektmanagement, also das Koordinieren vieler unterschiedlicher Projekte unter Berücksichtigung von Ressourcen und Abhängigkeiten, ist bei uns ein großes Thema – diese Art des Arbeitens erfordert einen hohen Grad an Transparenz, der mit bisherigen Methoden nur schwer zu erreichen war. Genauso wollten wir die Teamorganisation und das Selbstmanagement der Mitarbeiter auf neue Wege führen.

Sebastian Kraft

Effektiv und zukunftsfit zusammenarbeiten

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Effizienter werden, trotzdem nicht überfordern

Einen Kulturwandel in einer Bank einzuleiten, ist kein leichtes Unterfangen. Unterschiedliche Teams verwenden unterschiedliche Tools und wickeln Prozesse nicht einheitlich ab. Dadurch geraten Informationsflüsse ins Stocken und eine reibungslose, teamübergreifende Zusammenarbeit wird aufgrund des unterschiedlichen Wissensstands immer schwieriger. Dieses Problem der fehlenden Transparenz kann eine kollaborative Plattform wie MeisterTask vergleichsweise einfach beheben. 

Eine Herausforderung in der Organisationsentwicklung ist dabei allgegenwärtig: Mitarbeiter dürfen nicht überfordert werden. In der VR Bank Würzburg hat man sich daher Gedanken gemacht und den Mitarbeitern Vorlagen (in Form von vorkonfigurierten Projektboards oder grafisch ansprechenden Mindmaps) zur Verfügung gestellt. “Neulingen” konnte man hiermit schnell und einfach zeigen, wie man mit dem Tool arbeitet und welche Vorteile diese Arbeitsweise mit sich bringt.  Ein wichtiger Akzeptanzbringer.

“Neue, attraktive Tools finden”

Projekte wurden in der VR Bank Würzburg “vor Meister” eher klassisch abgewickelt. Doch mit der Zeit stieg das Bewusstsein, dass viele Prozesse durch agile Methoden schneller und einfacher abgewickelt werden können. Die Bank entwickelte dementsprechend einen passgenauen Methoden-Mix. Im Zuge der Modernisierung war es dem Team um Kraft wichtig, “Prozesse zu entstauben und neue, attraktive Tools zu finden, welche die Transformation vorantreiben und gerne und verlässlich verwendet werden”. 

Ganz im Sinne von „Lean-Management“ und „Kanban“ (zwei Methoden, die die Bank bereits anwendet), lagen die Vorteile eines Projektmanagement-Tools wie MeisterTask auf der Hand. Flexibel, strukturiert und fokussiert – so sollten Projekte in Zukunft abgewickelt und die täglichen Aufgaben durch agile Prinzipien unterstützt werden. 

In unserem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über Agiles Projektmanagement mit MeisterTask.

Ergänzend zu MeisterTask sollte ein Mindmapping-Tool die Möglichkeit bieten, Ideen zu sammeln und gemeinsam weiterzuentwickeln. Vor allem durch mobile Arbeitsplätze wurde der Bedarf an einer kollaborativen Plattform verstärkt. Diese Art des kreativen Zusammenarbeitens wird heute über alle Bereiche hinweg, vom Auszubildenden bis hin zum Vorstandsbereich, fleißig ausprobiert und weiterentwickelt. Auch Beratungsansätze werden gerne in Mindmaps dargestellt.

Mit MindMeister und MeisterTask wurden somit zwei Lösungen gefunden, welche sich ideal ergänzen und vollständig integrierbar sind:

Die Themen und Ideen entwickeln wir über Mindmaps in MindMeister. Gemeinsam, von Markt- über Betriebsmitarbeitern bis hin zum Vorstand, wachsen auf diese Art aus Gedanken Lösungen. Anschließend werden daraus Arbeitsaufträge geschnürt und mithilfe von MeisterTask-Projekten strukturiert und priorisiert umgesetzt.

Sebastian Kraft

Intuitiv. Agil. Sicher.

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Warum Tools der Meister Suite?

Begonnen wurde mit einem Kontingent von rund 50 Lizenzen mit dem Ziel, die Tools stufenweise über die Projektarbeit bis hin zur Team- und Selbststrukturierung zu implementieren. Dabei hilft einerseits die flexible Abo-Struktur von Meister, welche die schrittweise Ausweitung des Lizenzbestands erleichtert, und andererseits die Tatsache, dass diese Lizenzen je nach Bedarf flexibel verteilt werden können.

Natürlich müssen wir auch immer die besonderen Anforderungen einer Bank erfüllen – zum Beispiel im Bereich Sicherheit. In dieser Hinsicht war die Entscheidung für Meister leicht: der Serverstandort ist in Frankfurt und alle Tools sind DSGVO-konform. Das war für die Implementierung in der Bank ein wesentlicher Faktor.

Sebastian Kraft

Erfahren Sie mehr über die hohen Sicherheitsstandards von MeisterTask auf unserer Website.

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Vorteile und Veränderungen

Sebastian Kraft sieht die positiven Veränderungen durch die Nutzung der Meister-Tools vor allem in der Selbst- und Teamorganisation: “Die intuitiven Kanban-Boards in MeisterTask schaffen eine schnelle Informationsstruktur und machen die Kommunikationswege kürzer. Der virtuelle ‘Schreibtisch’ ist viel aufgeräumter und auch der Überblick über die aktuellen Themen fällt leichter.” 

Für die Management-Ebene gibt es deutlich mehr Transparenz: Die zuvor erwähnte Problematik der Abstimmung innerhalb des Unternehmens ist mit MeisterTask Geschichte. Die Entscheider haben stets den Überblick über alle relevanten Themen und können diese besser priorisieren – und auch jeder einzelne Mitarbeiter kann sich jederzeit über das Geschehen im Team und in der Gesamtbank informieren und seine eigenen Aufgaben entsprechend planen.

Neue Arbeitsweisen brauchen Geduld

Digitale Transformationen in einer Bank braucht Geduld, die passenden Tools und auch Hartnäckigkeit. Es ist ein kultureller Wandel – ein langer Weg, keine Frage!

Sebastian Kraft

Und Kraft weiter: “Es ist unser Ziel, die neuen Arbeitsweisen noch weiter zu verankern und dafür zu sorgen, dass in Zukunft alle Teams voller Begeisterung mit Kanban-Boards und Mindmaps arbeiten! Dabei sehe ich MeisterTask und MindMeister als Ermöglicher für die Digitalisierung von Methoden wie Lean-Management, aber auch als mächtige Alternative, beispielsweise für klassische Aktivitätenlisten in Excel.”

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