Getting Things Done (GTD) … Ist Produktivität wirklich so einfach, wie es klingt?

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Glaubt man Instagram und TikTok, ist Produktivität ohne “Produktivitäts-Hacks” unmöglich. Wenn Sie ein paar dieser schlauen Kniffe bereits ausprobiert haben, haben sie vielleicht auch schon bemerkt: Viele funktionieren nicht. Einige Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz haben sich aber tatsächlich bewährt. Getting Things Done (auch bekannt als GTD Methode) ist so ein Tipp. Schauen wir uns die wichtigsten Facts an – also wie die GTD Methode funktioniert und wie Sie damit noch heute durchstarten.

Getting Things Done (GTD) … Ist Produktivität wirklich so einfach, wie es klingt?

Wenn Produktivität bedeutet, Dinge erledigt zu bekommen, dann ist Getting Things Done dasselbe wie Produktivität, oder? Ganz so einfach ist es zwar nicht, aber die GTD Methode hilft Ihnen definitiv, das Beste aus Ihrer Zeit herauszuholen: im Büro als auch im Privatleben. 

In diesem Beitrag finden Sie folgende Antworten:

Was ist die GTD Methode?

Woman at her laptop getting things done
Schaffen Sie mit GTD Raum für Kreativität.

Getting Things Done (kurz GTD) ist wahrscheinlich die Produktivitätsmethode schlechthin. Sie wurde von David Allen entwickelt und ist durch sein gleichnamiges Buch populär geworden. Mit dieser umfassenden Technik, schlüsseln Sie die zu erledigenden Aufgaben auf und organisieren sie nach einem systematischen Ansatz um. Das lässt Sie die am und außerhalb des Arbeitsplatzes effektiver werden.

Sie haben recht, wenn Sie denken, dass es eine große Aufgabe sein muss, dies auf alles anzuwenden, was Sie tun. Aber darauf baut Getting Things Done auf. GTD möchte Ihren Verstand entlasten, ihm die zu verarbeitenden Denkaufgaben entziehen und ihm damit Raum geben für wichtigere Ideen, wie sie stattdessen denken und erledigen können. 

Durch die Anwendung dieser Methode bekommen Sie Ihren Kopf frei … und entfalten Ihr volles Potenzial.

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Wie funktioniert die GTD Methode?

Der Prozess des Kopf-Frei-Bekommens mit der Getting Things Done-Methode besteht aus fünf Hauptphasen:

  1. Erfassen. Der erste Schritt besteht darin, alle offenen Baustellen festzuhalten. Nutzen Sie die Methode beruflich, brauchen Sie vermutlich ein digitales Tool, um Ihre Aufgaben und Ideen zentral zu sammeln. Stift und Papier tun es aber auch.
  2. Abklären. Als Nächstes müssen Sie Ihre Aufgaben analysieren und entscheiden, ob sie zu Ihren Zielen beitragen. Fragen Sie sich, was das jeweilige Element für Ihr Ziel bedeutet, was Sie dafür tun müssten und ob es Ihre Zeit wert ist. Kategorisieren Sie jede Aufgabe wie folgt: Ausführen, Delegieren, Zurückstellen oder Löschen
  3. Organisieren. Sobald Sie Ihre Aufgaben geklärt haben, organisieren Sie sie in Kategorien und Listen. Idealerweise gruppieren Sie Aufgaben nach Typ, damit Sie ähnliche Aufgaben gemeinsam erledigen können und Sie Zeit sparen.
  4. Kontrollieren. Sehen Sie Ihre Listen und Projekte regelmäßig durch. So behalten Ihre Prioritäten im Auge und stellen sicher, dass nichts untergeht. In Ihre GTD-Liste haben sich unwichtige Aufgaben hineingeschummelt? Ändern Sie das.
  5. Anpacken. Arbeiten Sie an den priorisierten Aufgaben. Nutzen Sie Ihre organisierten Listen als Wegweiser für Ihre täglichen Aktivitäten und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten und umsetzbarsten Elemente.

Getting Things Done: Die Vorteile

Order and Chaos in scrabble tiles.
Mehr Struktur, weniger Stress.

Der obige Prozess erscheint vielleicht auf den ersten Blick komplex. Er ist jedoch der Schlüssel dafür, damit Sie bessere Entscheidungen über Ihren Tag treffen. Und das macht Sie bei allem, was Sie tun, effektiver.

Ob für Einzelpersonen oder für ganze Organisationen – Getting Things Done ist am besten Weg zur bewährten Produktivitätstechnik am Arbeitsplatz zu werden. Das sind die Gründe:

  • Es erhöht die Produktivität. Mit der GTD Methode können Sie leichter Aufgaben priorisieren und sich auf die Arbeit konzentrieren, die wirklich wichtig ist. Ohne Ablenkungen und sinnlose Arbeiten bleibt mehr Zeit für Produktivität und Effizienz. 
  • Es reduziert Stress. Sind Ihre Prioritäten eindeutig – dann ist auch Ihr Weg zum Erfolg eindeutig. Mit einem klaren Aktionsplan minimieren Sie den Stress, den lange To-do-Listen verursachen.
  • Es verbessert die Entscheidungsfindung. Die GTD Methode hilft Ihnen, bessere Entscheidungen über Ihre Zeit- und Ressourcenallokation zu treffen. Sie können leicht erkennen, was erledigt werden muss und was delegiert oder verschoben werden kann.
  • Es fördert die Kreativität. Mit klarem Kopf und organisierten Aufgaben haben Sie mehr mentalen Freiraum, um kreativ zu denken und innovative Lösungen zu finden – Sie müssen sich nicht mehr mit dem Erinnern an Aufgaben beschäftigt halten.

Getting Things Done: Die Tücken

Frustrated man at his laptop using the GTD method.
GTD ist nicht für jede:n die perfekte Lösung.

Wo Licht ist, ist auch Schatten. So gibt es eine ganze Reihe von Berichten erfolgloser Getting Things Done-Anwender:innen. Deren häufigste Beschwerden lauten:

  • Es ist zu zeitaufwändig. Ironischerweise stellt sich bei dem System, das effektive Zeitnutzung verspricht, die Frage nach dem Verhältnis zwischen Ressourceneinsatz und -ertrag. Für Manche ist der anfängliche Zeitaufwand für die Einrichtung des Systems zu groß für die erzielten Vorteile während der Nutzung.
  • Es ist schwer zu pflegen. Die ständigen Erfassungs-, Verarbeitungs- und Überprüfungszyklen können herausfordernd sein. Damit das System effektiv für Sie funktioniert, braucht es Disziplin und Konstanz.
  • Es fehlt der Zeitbezug. Die GTD Methode hilft Ihnen nicht bei der zeitlichen Aufgabenplanung, daher müssen Sie (u. U. willkürliche) Kriterien anwenden, um zu entscheiden, was wann erledigt werden soll.
  • Es macht Aufgabenlisten noch überwältigender. Die GTD Methode kann besonders für Produktivitätssystem-Neulinge sehr komplex sein. Die extensiven Listen, Kategorien und Prozesse wirken auf einige nur anfänglich, auf andere generell einschüchternd.

Ist Getting Things Done die richtige Methode für mich?

Woman working with the GTD method
Prioritäten zu setzen fällt Ihnen schwer? GTD kann Ihnen helfen.

Als personengebundene Produktivitätstechnik fällt die Bilanz zur GTD Methode naturgemäß unterschiedlich aus. Manche Leute lieben GTD, andere kommen überhaupt nicht damit zurecht. Obwohl Getting Things Done – im Gegensatz zu vielen Produktivitätstechniken – hinreichend erprobt ist, gibt es viele Variablen, die verhindern können, dass sie den gewünschten Effekt hat.

Daher ist es am besten, die Methode im Hinblick auf Ihren Job zu betrachten, bevor Sie sich dafür entscheiden. Im Folgenden haben wir einige wesentliche Faktoren beleuchtet.

Warum die GTD Methode für Sie funktionieren kann

Finden Sie sich hier wieder, können Sie der/die Richtige für die GTD Methode sein:

  • Ihr Handeln ist proaktiv. Wenn Ihr Job verlangt, dass Sie Ihre Zeit von sich aus optimal nutzen, ist Getting Things Done eine gute Möglichkeit, herauszufinden, wobei Sie am produktivsten sind.
  • “Wichtige“ und „unwichtige“ Aufgaben unterscheiden sich eindeutig. Besteht Ihre Arbeit aus klar definierten Prioritäten, können Sie diese mit der GTD Methode hervorheben. Ohne Priorisierung riskieren Sie, dass Aufgaben untergehen.
  • Ihre Arbeit bedarf Kreativität … und Strukturen, die diese Kreativität fördern. Das Skizzieren Ihres Aktionsplans mit Getting Things Done schafft Ihnen eine klare Linie zwischen dem administrativen und kreativen Part Ihrer Rolle.

Getting Things Done in der Praxis: Management der Vertriebspipeline

Die GTD Methode ist für Sie geeignet, wenn es Ihre Aufgabe ist, Einnahmen zu generieren – die vielversprechendsten Leads ausfindig zu machen und mit passendenden Maßnahmen zu Abschlüssen zu kommen.

Mit dieser Produktivitätstechnik können Sie die Aktivitäten ermitteln, die Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen – sei es der Aufbau einer Pipeline oder der Abschluss von Aufträgen. Gleichzeitig können Sie Zeit und Energie freisetzen, um potenziellen Kund:innen Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken.

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Lesen Sie Erfahrungsberichte

Warum die GTD Methode vielleicht nichts für Sie ist …

Manual labourers at work.
Passt GTD zu Ihrem Arbeitsalltag?

Obwohl es ein Vorteil sein kann, die GTD Methode zur Organisation der privaten To-dos anzuwenden, ist sie nicht automatisch die ideale Lösung für Ihr Arbeitsleben, besonders dann nicht, wenn:

  • … Sie reaktiv arbeiten. Wenn Ihnen die im Laufe des Tages auf Sie zukommenden Aufgaben unbekannt sind, ist es schwierig, einen hypothetischen Plan zu erstellen.
  • … Ihre Arbeit zeitlich strukturiert ist. Wenn Sie während Ihres Arbeitstags Termine haben – etwa Meetings, Bewerbungsgespräche etc. – können diese Ereignisse Ihre Getting Things Done-Abläufe stören.
  • … Sie ein flexibles System suchen. Auch wenn nicht jeder Schritt der GTD Methode streng nach Schema F erfolgen muss, erfordert sie dennoch ein gewisses Maß an Geduld und Verbindlichkeit von Ihnen, damit Ergebnisse sichtbar werden.

Alternativen zu Getting Things Done

Wenn GTD aus bestimmten Gründen nicht für Sie funktioniert, gibt es viele andere Produktivitätstechniken, die Sie ausprobieren können. Stöbern Sie dazu gerne in unserem Blog:

Weitere Informationen zu den verschiedenen Techniken für die Produktivität am Arbeitsplatz finden Sie auf der MeisterTask-Website.

Funktioniert Getting Things Done wirklich?

Andrew Lapidus, Community Lead bei Meister

Wenn Sie mit Getting Things Done starten, ist es entscheidend, dass Sie Ihre Ideen – auch wenn Sie noch so trivial oder unausgereift erscheinen – an einem zentralen Ort sammeln.
Andrew Erickson-Lapidus

Um die GTD Methode auf den Prüfstand zu stellen, haben wir Andrew Erickson-Lapidus – Community Lead bei Meister – nach seiner fachkundigen Meinung gefragt. Er hat in den letzten vier Jahren verschiedene Formen von GTD verwendet und steht häufig mit Meister-Anwender:innen in Kontakt, die unterschiedlichste Produktivitätstechniken anwenden;

“Was Getting Things Done für mich zu so einer leistungsstarken Methode macht, ist die Aufteilung größerer Aufgaben in „Aktionspunkte“ statt in „To-do-Listen“.

Was genau bedeutet das?

“Die meisten To-do-Listen enthalten Elemente wie „Bericht“, „Termin“, „Präsentation“ … aber das sind keine Aktionspunkte, wie sie in Getting Things Done vorkommen. Die GTD Methode hilft dabei, vage Ideen in ergebnisorientierte Aufgaben umzuwandeln. Das hilft, um in meiner Arbeitszeit mehr zu erledigen. Ich muss weniger oft entscheiden, wie ich etwas am besten mache – und mache es einfach.”

Andrew rät unerfahrenen GTD-Interessent:innen, die die Technik ausprobieren wollen, Folgendes:

“Wenn Sie GTD einführen, ist es entscheidend, dass Sie Ihre all Ihre Ideen an einem einzigen Ort sammeln. Egal wie trivial oder unausgereift eine Idee erscheint, notieren Sie alle zentral (ich mache das in MeisterTask). So können sie sie später viel einfacher verarbeiten, zurückgestellen oder wieder verwerfen.

Die Methode kann komplex sein – Sie können hinsichtlich der Tiefe wirklich „all-in“ gehen, indem Sie etwa „echte“ Klassifizierungen von Projektordnern vornehmen. Selbst wenn Sie sich nicht allzu intensiv mit der GTD-Methode befassen, kann es kompliziert werden. Berücksichtigen Sie aber die zentrale Sammlung und das Festhalten tatsächlicher Aktionspunkte, ist das System einfacher zu implementieren.”

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Wie wende ich die GTD Methode bei der Arbeit an?

Woman at her laptop smiling indicating the GTD approach is working.
Was Sie brauchen, ist ein Prozess, Geduld – und das richtige Tool

Sie haben sich die Vor- und Nachteile durchgelesen und beschlossen, die GTD Methode auszuprobieren? Trotz der Komplexität der Methode ist der Einstieg überraschend einfach. Alles, was Sie brauchen, ist ein Prozess, ein wenig Geduld – und die richtigen Tools.

Tools zum Erstellen Ihrer GTD-Liste

Machen Sie sich zunächst bewusst, dass die GTD Methode keine To-do-Listen umfasst, weshalb Sie derlei Apps getrost vergessen können. Unser Vorschlag: nutzen Sie stattdessen Mindmaps. Wenn Sie diese dann noch mit Online-Mindmapping-Tools wie MindMeister erstellen, können Sie damit leicht große Mengen an Informationen erfassen und organisieren – perfekt für GTD.

Es kommt noch besser … MindMeister bietet Ihnen eine spezielle GTD-Vorlage, mit der Sie sofort starten können:

Öffnen Sie die Vorlage Getting Things Done in MindMeister.

Wir empfehlen Ihnen, die ersten Planungsschritte der GTD-Methode in MindMeister zu gehen. Es hilft Ihnen, an den Punkt kommen, an dem Sie bereit sind, mit der eigentlichen Arbeit zu beginnen.

Getting Things Done: Nehmen Sie Ihr Task Management in Angriff

Getting Things Done: Engage with Task Management.
Setzen Sie Ihren GTD-Plan in konkrete Aufgaben um.

Unabhängig davon, ob Sie die Liste der Aufgaben, die Sie in Angriff nehmen möchten, in einer Mindmap oder anderweitig anlegen, Ihr Erfolg bei der Umsetzung der GTD Methode hängt davon ab, wie gut Sie sich in Schritt 5 schlagen – also bei der eigentlichen Abarbeitung der Aufgaben.

Wenn Sie bereits ein Task-Management-System verwenden, ist dies Ihr logischer Ausgangspunkt – es ist der Ort, an dem Sie Ihre Aufgaben und Projekte auf einer einzigen, zugänglichen Plattform organisieren können. Aber wie fügen Sie Ihre gesamte GTD-Liste ein?

Glücklicherweise ist es mit der MindMeister-MeisterTask-Integration einfach, Ihre GTD-Mindmap in konkrete Aufgaben umzuwandeln, die Sie erledigen möchten. Sie können sich das GTD-Element einfach in einem beliebigen Projekt selbst zuweisen, sowie von Ihrer Mindmap aus den Überblick behalten.

Mit MeisterTask erweitern Sie zudem die praktische Anwendung des GTD-Prinzips. Sie können nicht nur den Fortschritt der Aufgaben auf Ihrer GTD-Liste verfolgen, sondern auch andere Stakeholder:innen mit Kommentaren, Erwähnungen und mehr einbeziehen.

Finden Sie mehr über die MindMeister-MeisterTask-Integration heraus und wie Sie Ihre Ideen in die Tat umsetzen können.

Sollte ich Getting Things Done ausprobieren?

Man putting the GTD method into action at his laptop.
Es ist an der Zeit, die Methode auf die Probe zu stellen.

Die GTD Methode ist ein radikaler Produktivitätsansatz, der mit einschneidenden Ergebnissen – oder Scheitern – einhergeht. Mit den richtigen Tools zur Implementierung der Technik und einem soliden Wissen über die Vorteile und potenziellen Tücken von Getting Things Done müssen Sie jetzt jedoch nur noch Ihre GTD-Vorlage öffnen und die Methode ausprobieren.

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FAQs

Was ist die Getting Things Done (GTD) Methode?

Die GTD Methode ist eine Produktivitätsmethode – mit anderen Worten ein Weg, Ihre Aufgaben und Verpflichtungen effizient zu managen. Getting Things Done ist ein klar definierter Mechanismus, der Sie durch die Phasen der Erfassung, Abklärung, Organisation, Kontrolle und Ausführung von Aufgaben führt. Am Ende dieses Prozesses haben Sie eine Reihe von umsetzbaren Punkten, die Sie nach Bedarf priorisieren können. Ziel der Methode ist es, den Kopf für neue Ideen oder das Erledigen wichtiger Aufgaben freizubekommen und letztlich mehr zu erreichen.

Wer hat Getting Things Done erfunden?

David Allen ist der Erfinder der Getting Things Done (GTD) Methode. Der Produktivitätsberater verfasste 2001 den Bestseller Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, nachdem er selbst mit Produktivität und Zeitmanagement zu kämpfen hatte. Er wollte ein System schaffen, das Einzelpersonen dabei hilft, überwältigende Aufgabenlisten zu bewerkstelligen und den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten. Die GTD Methode erfährt breite Anerkennung und wird von Fachleuten und Einzelpersonen auf der ganzen Welt verwendet. Als eines der vertrauenswürdigsten modernen Produktivitätssysteme ist GTD nach wie vor eine beliebte Wahl für Menschen, die ihre Organisation und ihre Produktivität verbessern möchten.

Was sind die Vorteile von Getting Things Done?

Zu den Vorteilen von Getting Things Done (GTD) gehört:

  • Mehr Produktivität. Getting Things Done ist eine zuverlässige Methode, um die nützlichsten Aufgaben zu erledigen und das Beste aus Ihrer Zeit zu machen.
  • Weniger Stress. GTD minimiert psychischen Druck, da Sie weniger im Kopf behalten müssen, und hilft Ihnen, Belastung durch äußere Einflüsse zu reduzieren.
  • Mehr Fokus. Die GTD Methode ermutigt dazu, Aufgaben auf der Grundlage von Kontext, Zeit und Energie zu priorisieren. Das erhöht Fokus und Konzentration.
  • Bessere Organisation. Getting Things Done ist eine systematische Methode, um Aufgaben zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt.

Funktioniert die GTD Methode wirklich?

In vielen Fällen: ja. Es gibt einen Grund, warum die GTD Methode nachweislich bei vielen Menschen funktioniert und sie eine so treue Anhängerschaft im beruflichen und privaten Kontext hat … Denn durch die Implementierung der GTD Methode werden Aufgaben und Verpflichtungen rationalisiert und dadurch klarer. Kritische Stimmen geben aber zu bedenken, dass die Komplexität und Starrheit des Systems besonders auf Dauer die praktische Umsetzung erschwert.